Bestuurssecretaresse Rotterdam

In het kort: Je gaat als bestuurssecretaresse het CvB ondersteunen met agenda- en mailboxbeheer, vergaderingen organiseren en notuleren, correspondentie verzorgen en administratieve processen verbeteren in nauwe samenwerking met bestuurssecretarissen en collega-secretaresses.

Algemene informatie

Locatie: op locatie in Rotterdam (Museumpark)

Opdrachtomschrijving
Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor het agenda- en mailboxbeheer van het bestuurslid/de bestuursleden. Ook verzorg jij de uitvoering van de administratieve en secretariële ondersteuning voor het CvB en de bestuurssecretarissen. Je zorgt dat deelnemers aan vergaderingen hun stukken tijdig ontvangen, draagt zorg voor correspondentie, beantwoordt e-mail, en doet tekstvoorstellen voor berichtgeving en brieven of redigeert deze.

Als bestuurssecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van het CvB (telefonisch, per mail en bezoekers). Kortom, jij bent het visitekaartje van het CvB!

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opstellen van jaarplanningen voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten. Je maakt hierover afspraken met alle belanghebbenden, zowel intern als extern. Ook werk jij samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden, notuleren en afronden van overleggen, denk hierbij aan de CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Tot slot denk je mee over project- en procesondersteuning waarbij je de administratieve en secretariële werkzaamheden voor het CvB evalueert om vervolgens verbetervoorstellen te doen.

Het team
Als team ondersteunen jullie het College van Bestuur (CvB) dat bij Hogeschool Rotterdam uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden. Je focus als bestuurssecretaresse ligt bij de ondersteuning van één van de leden, maar je werkt ook voor het college als geheel en voor de bestuurssecretarissen met wie je, samen met twee andere bestuurssecretaresses één team vormt. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Minimaal vijf jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse en/of executive assistent in een grote organisatie waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg.
- Theoretische en praktische kennis van administratieve processen.
- Uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams en hebt ervaring met systemen zoals Ibabs en Unit4. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent.
- HBO werk- en denkniveau en dit is aantoonbaar in een relevante opleiding en relevante werkervaring.
- Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk. Je pakt gemakkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook goed schriftelijk uitdrukken. Hierbij communiceer je net zo gemakkelijk met directeuren, stagiaires, je teamleden, het CvB als met collega’s in de rest van de organisatie en met externen.

Wensen
- Jij bent proactief ingesteld en denkt in jouw werk een aantal stappen vooruit.
- Servicegericht werken past bij jou en je haalt er voldoening uit om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen.
- Oog voor detail.
- Je legt snel verbanden en je hebt een praktisch ingestelde werkhouding waarbij je hoofd- en bijzaken goed van elkaar weet te onderscheiden.
- Je bent gewend en krijgt er energie van om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.

Competenties
- Jij bent proactief ingesteld en denkt in jouw werk een aantal stappen vooruit.
- Servicegericht werken past bij jou en je haalt er voldoening uit om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen.
- Oog voor detail.
- Je legt snel verbanden en je hebt een praktisch ingestelde werkhouding waarbij je hoofd- en bijzaken goed van elkaar weet te onderscheiden.
- Je bent gewend en krijgt er energie van om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, met mogelijke optie tot verlenging
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
Hogeschool Rotterdam is een toonaangevend onderwijsinstituut in Rotterdam met meerdere locaties in de stad. De hogeschool biedt diverse hbo-opleidingen aan op verschillende vakgebieden, waaronder techniek, economie, gezondheidszorg, onderwijs en kunst. Met een sterke focus op praktijkgericht onderwijs en nauwe samenwerking met het bedrijfsleven, biedt Hogeschool Rotterdam studenten de kans om zich optimaal voor te bereiden op de arbeidsmarkt. Met een diverse studentenpopulatie en een actieve studentenvereniging is Hogeschool Rotterdam een bruisende onderwijsinstelling waar talentontwikkeling en innovatie centraal staan.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.