Management ondersteuner Delft

Vacature in het kort

Duik in de wereld van sociale veiligheid en integriteit bij de oudste en grootste technische universiteit van Nederland. Als rechterhand van de ombudsfunctionaris speel je een cruciale rol in het creëren van een veilige werk- en studieomgeving. Jouw proactieve en gestructureerde aanpak, samen met uitstekende communicatieve vaardigheden, zorgen voor de nodige ondersteuning. Werk in een omgeving waar jouw tact en integriteit gewaardeerd worden. Ben jij klaar voor een boeiende nieuwe functie? Lees verder!

Volledige vacaturetekst

Bij de oudste en grootste technische universiteit van Nederland staan hoogwaardig onderwijs en toonaangevend onderzoek centraal. Met 8 faculteiten bieden we 16 bachelor- en meer dan 30 masteropleidingen aan. Onze gemeenschap bestaat uit ruim 25.000 studenten en 6.000 medewerkers die allemaal een passie delen voor wetenschap, design en technologie. Samen streven we naar één doel: een positieve impact creëren voor een betere samenleving.

Over het bedrijf

In deze functie ondersteun je de ombudsfunctionaris en help je structuur en overzicht te creëren, zodat de ombudsfunctionaris zijn werk optimaal kan uitvoeren. Onderwerpen als sociale veiligheid en integriteit zijn voor jou van groot belang, en samen met de ombudsfunctionaris draag je bij aan een veilige werk- en studieomgeving voor alle medewerkers en studenten van onze universiteit.

Vanuit een onafhankelijke en gezaghebbende positie identificeert de ombudsfunctionaris trends op het gebied van sociale veiligheid en adviseert hierover aan de organisatie. Als zijn rechterhand bied jij administratieve ondersteuning, zorg je voor overzicht en structuur, ondersteun je vertrouwelijke gesprekken en ben je verantwoordelijk voor het registreren en analyseren van meldingen. We zoeken iemand met een proactieve en gestructureerde werkhouding, waarbij tact en integriteit essentieel zijn. Je komt te werken in een dynamische en afwisselende omgeving.

Je hebt ervaring in ondersteunende rollen en werkt zorgvuldig en nauwkeurig, terwijl je het algehele plaatje in gedachten houdt. Je beschikt over een sterke organisatiesensitiviteit en kunt goed omgaan met prioriteiten, belangen en gevoeligheden. Zelfs tijdens drukke periodes blijf je kalm en behoud je het overzicht. Je voert al je taken op een representatieve manier uit en communiceert helder en duidelijk, waarbij je altijd tactvol te werk gaat. Omdat je een onafhankelijke positie deelt met de ombudsfunctionaris, voer je geen andere werkzaamheden uit binnen de TU Delft en heb je dat ook niet eerder gedaan.

De belangrijkste taken van deze functie zijn: 

• Uitvoeren van algemene secretariële werkzaamheden;
• Contactpersoon van de ombudsfunctionaris via e-mail voor medewerkers en studenten;
• Zorg dragen voor facilitaire zaken en fungeren als aanspreekpunt hiervoor;
• Opstellen, afhandelen en archiveren van correspondentie;
• Onderhouden van in- en externe contacten;
• Overnemen van bepaalde gesprekken namens de ombudsfunctionaris.

Wat wij vragen

• Ervaring met vertrouwelijke gesprekken;
• Aantoonbare uitstekende beheersing van zowel het Nederlands als het Engels, mondeling en schriftelijk;
• Minimaal HBO-werk- en denkniveau;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, integriteit en representatieve uitstraling;
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig;
• Diepgaande kennis en vaardigheid in het gebruik van Microsoft Office.

Wat wij bieden