Receptioniste baliemedewerker Dordrecht

Vacatureomschrijving

Aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken, ontvangen en doorverwijzen van bezoek en doorleiden van in- en uitgaande post, verrichten van administratieve, secretariële en licht huishoudelijke werkzaamheden.

Taken in hoofdlijnen 1. Verrichten van receptiewerkzaamheden. 2. Overige werkzaamheden. Uitwerking in activiteiten 1. Verrichten van receptiewerkzaamheden.  Verzorgt de telefoonafhandeling door het aannemen en doorverbinden van telefoontjes en door het verstrekken van informatie.  Noteert desgevraagd boodschappen en geeft die door aan betrokkenen.  Brengt op verzoek telefoonverbindingen tot stand.  Ontvangt bezoekers en cliënten en meldt hun komst aan betrokkenen.  Draagt zorg voor het in ontvangst nemen van bestellingen en leveringen.  Verdeelt binnenkomende post en maakt zo nodig uitgaande post verzendklaar.  Houdt de reserveringen van verschillende ruimtes bij.  Bestelt kantoorartikelen en doet overige bestellingen.  Verricht op verzoek type- en kopieerwerk.

Gevraagd

Functie-eisen Kennis Ervaringskennis van de bediening van de telefooncentrale is vereist, net als algemene kennis van de organisatie. Daarnaast is enige kennis op administratief gebied vereist, waaronder kennis van Word en van Outlook. Voor het verrichten van administratief/secretariële taken is een redelijke kennis van taal en rekenen vereist.

Aanbod

Sociale vaardigheden Het dagelijkse frequente contact met de zeer diverse personen vereist goede sociale vaardigheden zoals klantvriendelijkheid, tact, hulpvaardigheid en flexibiliteit, en het open staan voor wensen en ideeën. Zelfbeheersing is vereist om klantvriendelijk te kunnen blijven tegen bellers/bezoekers die zich onheus gedragen. Sociale vaardigheden als luisteren, inlevingsvermogen, tact en kritiek geven, vragen en ontvangen zijn vereist om te kunnen samenwerken. Uitdrukkingsvaardigheid Voor het afhandelen van telefoontjes en voor het ontvangen van bezoekers is mondelinge uitdrukkingsvaardigheid vereist. Voor het rapporteren van aandachtspunten en bijzonderheden is enige schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid vereist. Bewegingsvaardigheid Het bedienen van de telefooncentrale en van de computer vereist bewegingsvaardigheid. Oplettendheid Oplettendheid is vereist omdat in een hectische omgeving wordt gewerkt, waar geregeld meer zaken of personen tegelijk de aandacht vragen. Overige functie-eisen Integriteit is vereist omdat de receptionist allerlei uiteenlopende informatie ter ore komt die hij voor zich moet houden. Eerlijkheid en betrouwbaarheid zijn vereist bij het gevraagd en ongevraagd inzicht geven in de eigen werkwijze. Aanpassingsbereidheid is vereist om het eigen gedrag te veranderen naar aanleiding van feedback en/of kritiek. Loyaliteit is vereist voor het uitvoeren van de werkzaamheden volgens de gegeven richtlijnen en instructies, ook als de receptionist deze zelf niet optimaal acht. Er worden eisen gesteld aan voorkomen en gedrag in verband met veelvuldige contacten met medewerkers, cliënten en relaties die het regiokantoor opbellen en bezoeken; daarbij is de receptionist voor mensen van buiten de eerste persoon van de organisatie waar men contact mee heeft.