Contract Review & Shipping Administrator Maastricht-Airport

Vacature in het kort

In deze functie werk je in een team op een luchthaven, waar je zorgt voor de administratieve ondersteuning van klantenservice en verzending. Je taken zijn het verwerken van klantorders, controleren van inkomende orders en zorgen dat alles volgens regels en afspraken gebeurt. Je werkt met verschillende systemen en zorgt ook voor de juiste transportdocumenten. Je komt te werken in een energieke en internationale omgeving. Intrigeert wat je hebt gehoord? Ontdek nu meer!

Volledige vacaturetekst

Onze opdrachtgever is gevestigd in Maastricht, locatie Maastricht Aken Airport. De afdeling Customer Support bestaat uit een Customer Support Leader, een 4 tal Customer Account Specialisten en 2 Customer Support Administrators evenals Contract Review medewerkers. Binnen deze functie rapporteer jij aan de Customer Support Leader.

De werkzaamheden worden opgesplitst binnen de tak Shipping en Contract Review. Voor werkzaamheden bij Shipping is een reporting line naar Logistiek. 

Voor wat betreft Contract Review, de volgende werkzaamheden behoren tot het takenpakket: 

Jij rapporteert aan de Leader Customer Service, afdeling Customer Service en bent verantwoordelijk voor het administratief ontvangen van units, de bijhorende klantenorder vertalen en verwerken naar een SAP omgeving. 

Jij vraagt de ontbrekende informatie op bij klanten en/of customer service, zet orders op customer hold en volgt deze dagelijks op, eventueel samen met customer service. Jij bent verantwoordelijk voor het toepassen van ITC (International Trade Complaince) tools bij het controleren van alle inkomende orders conform ITC regulations om zo mogelijke “Red Flags” te ontdekken, zowel op klant als op product en alle benodigde informatie opvragen. 

In deze rol ben jij verantwoordelijk voor het correct administratief beoordelen van Warranty orders gebruik makend van klanten info op de order, de warranty procedures en diverse systemen. 

Tot jouw taken behoren het aanvragen en opvolgen van verzoeken aan de CS om nieuwe klanten opgezet te krijgen. Verder houd jij de CR werkinstructie bij evenals alle gerelateerde CR files.

Jij registreert Turnbacks en denkt mee met turnback analyses en oplossingen c.q. procesverbeteringen. 

Jij bent verantwoordelijk voor het archiveren van Douane documenten en het tijdige en correct schakelen met ITC in geval van ITC issues. 

Er wordt gewerkt volgens interne voorschriften (BI’s en PN’s), douane regelgeving (TrackOnTrade), ITC regelgeving en klant contracten. 

Incidenteel train en begeleid jij nieuwe collega’s en collega’s van andere afdelingen die inspringen.

Voor wat betreft de activiteiten bij afdeling Shipping ben jij verantwoordelijk voor:

Het administratief verwerken van alle uitgaande units ( SO/PO/Non Related / RMA) rekening houdend met interne voorschriften (BI’s en PN’s), douane wetgeving (TrackOnTrade), Global Trade regelgeving en klant contracten. 

Het aanmelden van Units bij de juiste vervoerder/ expresdienst/klant/agent behoren tot het takenpakket. 

Jij vraagt ontbrekende informatie op bij klanten/customer service/agent, zet orders op hold en blijft deze actief opvolgen. 

Jij bent verantwoordelijk voor het bijhouden van gerelateerde shipping files en voor het verzamelen, documenteren en vrijgeven gegevens aan Global Trade voor eindcontrole van alle gerelateerde shipments. Deze sluit je af middels de Global Trade tools. 

Tevens maak en verwerk jij   alle transport papieren zoals CMR’s, vrachtbrieven en douanedocumenten in de SAP en TrackOnTrade omgeving en ben jij verantwoordelijk voor transport douane gerelateerde zaken zoals aanzuiveren douanedocumenten, EX-A documenten administratie en medeverantwoordelijk voor het onderzoek en afhandeling met Douane-Belastingdienst inzake verlopen niet aangezuiverde uitgaande douane documenten.

Wat wij bieden

Wij bieden een energieke en dynamische internationale werkomgeving met een goed salaris ingedeeld in schaal F (range € 3100-€ 4300) afhankelijk van leeftijd, opleiding en werkervaring.

Wat wij vragen

Je hebt een afgeronde MBO opleiding en ervaring in een soortgelijke functie. 

Verder beschik jij over een gedegen mondelinge en schriftelijke kennis van de Engelse taal.

Jij bent gedreven en gemotiveerd en goed in staat zelfstandig en nauwkeurig te werken.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is gespecialiseerd in revisie en onderhoud van vliegtuigcomponenten.