Een Referentiecheck uitvoeren in 6 stappen

Je bent al een tijdje in gesprek met een zeer geschikte kandidaat voor een openstaande functie. Het curriculum vitae ziet er goed uit, de motivatiebrief is erg overtuigend en het sollicitatiegesprek heeft je ook een positief gevoel gegeven. Is dit de juiste kandidaat voor de baan?

Wat is een referentiecontrole en waarom is het belangrijk?

De term ‘referentiecheck' verwijst naar een gesprek met een ‘referent' die in het cv van een kandidaat vermeld staat. Meestal is dit een oud-leidinggevende, -begeleider of -docent. Wanneer je als werkgever met deze persoon wilt praten, komt dat meestal omdat je:

1. het dienstverband bij, en de toewijding van de sollicitant aan de voormalig werkgever bevestigd wil zien;
2. meer te weten wilt komen over de algehele kwaliteit van het werk van de kandidaat; en
3. meer wilt weten over diens werkhouding en gedrag.

Met behulp van een referentie kun je onder meer:

• verifiëren of alle informatie die in het cv en tijdens het sollicitatiegesprek is gegeven correct is;
• achterhalen wat de taken en verantwoordelijkheden van de persoon in de betreffende functie waren;
• hoe de kandidaat functioneerde en welke successen er tijdens de samenwerking zijn behaald;
• inzicht krijgen in de sterke en zwakke punten van een kandidaat;
• of en waarom de ex-baas deze persoon opnieuw in dienst zou nemen.

Mag een kandidaat-werkgever zomaar referenties opvragen?

Een potentiële werkgever mag alleen referenties inwinnen als de kandidaat daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven. Een oud-werkgever is verplicht om juiste informatie over ex-werknemers te verstrekken. Als er onjuiste, negatieve informatie wordt verspreid, is diezelfde werkgever verantwoordelijk voor mogelijke gevolgschade. Voor werkzoekenden kan het verstandig zijn om alleen op verzoek aanbevelingen en contactgegevens van referenten te verstrekken.

Hoe voer je een referentiecheck uit?

Een zorgvuldige en vooral waardevolle controle voer je uit in de volgende stappen.

1. Vraag naar de aanbevelingen op het cv
Wie staan er in het curriculum vitae vermeld als referentie? Idealiter neem je contact op met de huidige of vorige manager van de kandidaat. Je kunt uiteraard ook een gesprek aangaan met een andere, indirecte leidinggevende en/of oud-collega.

• Is de kandidaat net afgestudeerd? Neem contact op met een voormalig docent of (stage)begeleider.
• Heeft de sollicitant beperkte werkervaring? Overweeg om contact op te nemen met de vrijwilligerscoördinator van projecten waaraan hij of zij heeft deelgenomen.

Tip: benader twee of drie referenten, mits deze op het cv staan. Hoe meer mensen je spreekt, des te duidelijker het beeld van de kandidaat wordt.

2. Bereid vragen voor
Stel geen willekeurige vragen, maar bereid je voor, maak eventueel een selectie uit onderstaande vragen.

Prestaties en vaardigheden

• Hoe tevreden was je met de kwaliteit van het geleverde werk van mevrouw X ?
• Welk cijfer zou je haar prestaties geven?
• In ons werk is met name vaardigheid A belangrijk. Hoe zou je meneer Y op dit punt beoordelen?
• Wat zijn de zwakke en sterke punten van mevrouw X?
• Hoe zou je de motivatie, inzet en toewijding van deze persoon beoordelen?

Motivatie en werkethiek

• Hoe betrouwbaar acht je mevrouw X?
• Hoe zelfstandig werkte ze en hoeveel begeleiding had ze nodig?
• Wat motiveert meneer Y het meest, waarvoor heeft hij passie getoond?
• Hoe zou je hem in vier of vijf trefwoorden typeren?

Toewijding en betrokkenheid

• Hoe vastberaden en zelfverzekerd was/is meneer Y?
• Had hij een proactieve houding en zo ja, welke initiatieven nam hij?
• Hoe veerkrachtig is mevrouw X? Hoe ging ze met druk om?

Gedrag en persoon

• Hoe ging meneer Y met kritiek om?
• Hoe functioneerde hij binnen het team?
• Hoe werd mevrouw X beoordeeld en aangestuurd door haar leidinggevende?
• Hoe gedroeg zij zich ten opzichte van klanten? Welke feedback kreeg zij over het algemeen?
• In hoeverre was meneer Y bereid (en in staat) om te leren?
• Wist hij om te gaan met veranderingen en innovaties?
• Zou je de grondhouding van mevrouw X eerder typeren als negatief, of als positief?

Geschiktheid

• Acht je meneer Y geschikt voor de baan en zo ja, waarom?
• Denk je dat hij de juiste persoon zou zijn voor de kerntaken A, B en C?
• Onze missie kernwaarden kun je typeren als A, B en C. Past de kandidaat in dat beeld?

Algemene informatie

• Zou je mevrouw X opnieuw aannemen, en zo ja/nee, waarom?
• Is er nog iets anders dat we moeten weten?

3. Neem contact op om een telefoongesprek te regelen
Plan 15 minuten in om een grondige check uit te voeren. Idealiter voer je het gesprek via telefoon of videoverbinding.

4. Ruim obstakels uit de weg

• Zijn de contactgegevens bij de aanbeveling up-to-date? Nee? Wellicht is deze verwijzing niet zo sterk. Of heeft de kandidaat niet op zitten letten?
• Is een referentie op persoonlijke titel mogelijk, als blijkt dat het beleid verwijzingen van werknemers niet toestaat?
• Is mailen een optie als bellen niet kan? Deze aanpak werken als er een taalbarrière is, als iemand zich in een andere tijdzone bevindt, of het simpelweg erg druk heeft.

5. Evalueer de referentiecheck
Is je indruk van de kandidaat bevestigd? Ben je van mening dat deze sollicitant een goede keus zou zijn, of schakel je liever over naar iemand anders? Vraag om aanvullende aanbevelingen als je over onvoldoende informatie beschikt.

6. Hak de knoop door
Neem een beslissing op basis van de evaluatie. Houd rekening met alle aanvullende omstandigheden, zoals het cv, het telefonische interview en het sollicitatiegesprek. Of je iemand een baanaanbod doet of niet, het besluit mag niet alleen van een referentiecontrole afhangen.