Probleemoplossend vermogen van team vergroten: 7 tips

Natuurlijk, leidinggevenden en managers zijn er om te helpen. Maar het is niet de bedoeling dat ze alle problemen binnen het team oplossen. De teamleden moeten zelf over probleemoplossend vermogen bezitten. Wat kun je doen om het team zelfstandiger te maken?

1. Laat het los

Leidinggeven betekent loslaten. Een manager die de touwtjes strak in handen houdt, geeft het team niet de mogelijkheid om zelf zaken op te lossen. Laat managers meer afstand nemen, zeker als ze de neiging hebben taken van het team over te nemen. Natuurlijk moet er iemand aanwezig zijn om vragen te beantwoorden, maar laat het team zelf het probleem oplossen.

2. Stimuleer inzet - niet de uitkomst

Het is veel belangrijker om de inzet te complimenteren dan een goeie uitkomst. Een team dat alleen waardering krijgt bij de juiste uitkomst, zal (onbewust) banger worden om fouten te maken. Dat heeft weer tot gevolg dat ze vaker om hulp en bevestiging vragen. Een team dat leert dat fouten maken mag, zal meer proberen zelf te doen. Laat zien dat leren van fouten belangrijker is dan alles goed doen. Het team wordt hierdoor beter in hun werk en zal steeds minder hulp nodig hebben.

3. Stimuleer samenwerkingen

Een team dat weet dat ze bij elkaar terechtkunnen, zal minder snel bij de manager aankloppen. Benadruk het belang van samenwerking. Zorg ook dat het team niet bang is om eventueel bij andere afdelingen aan te kloppen voor hulp. Hoe beter iedereen elkaar weet te vinden, hoe minder vaak een leidinggevende nodig is om de boel op te lossen.

4. Geef advies - geen oplossing

Een manager die met pasklare oplossingen komt, stimuleert niet het probleemoplossend vermogen. Waarom zouden ze zelf nadenken als de manager het antwoord heeft? Geef daarom advies, geen oplossing. Stel ook vragen die het team dwingen om zelf over het probleem na te denken. Ze zullen vanzelf met een oplossing komen. Dat heeft als extra voordeel dat de oplossing door het hele team ondersteund wordt. Ze hebben hem immers zelf bedacht. Dat motiveert ze veel meer om met het probleem aan de slag te gaan.

5. Voorkom meerdere communicatiestromen

Voorkomen is beter dan genezen. Veel problemen ontstaan omdat de interne communicatie niet soepel verloopt. Collega’s weten niet waar ze bepaalde informatie kunnen vinden of zijn niet op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Dit gebeurt vaak omdat er te veel communicatiestromen zijn. Er zijn (in)formele meetings, chatkanalen, e-mails, berichten op intranet, telefoontjes, en ga zo maar door. Hoe meer stromen er zijn, hoe groter de kans dat iemand iets mist. Beperk de communicatiestromen dus tot een minimum.

6. Maak teams multi-inzetbaar

Het is erg onhandig als je maar één of twee teamleden hebt die een bepaalde taak kunnen uitvoeren. Stel dat zij ziek zijn of een vrije dag hebben? Dan loopt de hele planning in de soep. De rest van het team zit met de handen in het haar, omdat ze geen idee hebben hoe ze die taak moeten uitvoeren. Voor je het weet kloppen ze weer bij de manager aan.

Maak daarom zoveel mogelijk teamleden multi-inzetbaar. Hoe meer mensen elkaar kunnen vervangen, hoe makkelijker het wordt om interne problemen op te lossen. Bijkomend voordeel is dat multi-inzetbaarheid de arbeidsmobiliteit vergroot.

7. Stimuleer een feedbackcultuur

Ook een feedbackcultuur stimuleert het probleemoplossend vermogen van een team. Teamleden die elkaar op fouten durven te wijzen, zullen ook van elkaar leren. Teamleden die van elkaar leren, zijn beter in samen tot een oplossing komen. Het geven en ontvangen van feedback moet dus als iets positiefs worden gezien. Het voorkomt ook een hoop onuitgesproken frustratie.