Creëer een Feedbackcultuur op het Werk

Voordat we uitleggen hoe je kunt werken aan een gezonde feedbackcultuur op het werk, krijg je eerst een basislesje feedback. Je moet wel weten wat je precies probeert te stimuleren. En ook niet onbelangrijk: je moet zelf goed feedback kunnen geven en ontvangen, voordat je het van je werknemers kunt verwachten.

Betekenis feedback

Veel mensen vragen zich af wat de betekenis is van feedback. Is het positief of negatief? Laten we vooropstellen dat het geven en ontvangen van feedback altijd positief is, ook als de feedback zelf negatief is. Op de ideale werkvloer is er ruimte voor zowel positieve feedback (complimenten) als negatieve feedback (verbeterpunten).

Positieve feedback geeft mensen energie om door te gaan. Van een complimentje kikkert iedereen op, nietwaar? Negatieve feedback is noodzakelijk om het team naar een hoger niveau te tillen. Iemand kan zichzelf alleen verbeteren als hij tips krijgt hoe het beter kan.

Feedback geven is dus goed, maar een feedbackcultuur op de werkvloer is nog beter. In zo’n cultuur voert eerlijke en open communicatie de boventoon. Mensen zijn niet bang om te vertellen wat ze ergens van vinden - op een respectvolle manier. Je hoeft dus nooit naar iemands bedoeling te raden. Dat creëert een veilig gevoel op de werkvloer.

Hoe geef je feedback?

Dan is de vraag: hoe geef je feedback, ook als de boodschap niet zo leuk is? Er zijn drie stelregels waar je je aan moet houden.

Houd het respectvol.

Een feedbackronde is geen vrijbrief om gal te spuien. Feedback is bedoeld om de ontvanger vooruit te helpen, niet af te kraken. Feedback geef je dus op een empatische en respectvolle manier. Houd altijd voor ogen dat de ontvanger door jouw feedback ergens beter in moet worden. Het liefst laat je direct zien hoe jouw feedback het product beter maakt.

Voorbeeld: ‘Ik denk dat je tekening erop vooruit gaat als je meer contrast aanbrengt. Als je je potlood op deze manier vasthoudt, kun je veel dunnere lijnen trekken, zie je? Dat is een makkelijke manier om het contrast te vergroten.’

Vraag of je het mag geven.

De kans dat je terugkoppeling geaccepteerd wordt, is groter als iemand er open voor staat. Vraag dus eerst of je feedback mag geven.

Voorbeeld: ‘Hé, ik zie een paar dingen die beter kunnen. Vind je het goed als ik je een paar tips geef?’ Als iemand nee zegt, dan moet je ook niet pushen.

Blijf weg van beschuldigingen.

Feedback geven is iets anders dan iemand ergens van beschuldigen. Vraag altijd om meer informatie voordat je conclusies trekt. Leg ook uit waarom bepaald gedrag je zorgen baart, dat kweekt begrip.

Je zegt dus niet dit: ‘Je hebt je deadline niet gehaald en ik zie je nu weer bij de koffieautomaat staan. Je werkt niet hard genoeg.’
Maar wel dit: ‘Het valt me op dat je twee keer op rij je deadline niet hebt gehaald, daardoor komt het project in gevaar. Kun je me vertellen hoe dat komt?’

Hoe ontvang je feedback?

Minstens zo belangrijk is het ontvangen van feedback. Als je daar de mist ingaat, krijg je het de volgende keer niet meer.

Zeg dankjewel.

Je hoeft het niet eens te zijn met de feedback, maar bedank iemand altijd voor de informatie. Defensief reageren heeft tot gevolg dat iemand de volgende keer niet naar je toekomt. Sta dus altijd open voor wat iemand tegen je te zeggen heeft. Leg de focus op luisteren, niet op reageren.

Voorbeeld: ‘Bedankt dat je me dit hebt verteld. Ik vind het fijn dat je daar de tijd voor neemt. Ik weet nog niet of ik het helemaal eens ben met je terugkoppeling. Kun je me iets meer uitleggen over...’

Vraag om verduidelijking.

Snap je echt niet waar bepaalde feedback vandaan komt? Vraag dan om verduidelijking. Hier kun je het LSD-model toepassen (luisteren, samenvatten en doorvragen).

Voorbeeld: ‘Ik begrijp dat je het design van de presentatie niet mooi vindt. Maar het is me nog niet helemaal duidelijk wat er precies mist. Kun je me daar iets meer over vertellen?’

Kom er een dag later op terug.

Stel dat je een feedbacksessie hebt georganiseerd. Dan is het beter om de eerste dag te besteden aan het geven en ontvangen van feedback en een andere dag om erover door te praten. Mensen hebben tijd nodig om de boodschap ter harte te nemen en eventuele gemoederen te laten bedaren. Probeer niet te veel in één dag te doen.

Voorbeeld: ‘Zo, we weten nu wat er wel en niet goed ging. Hoe gaan we deze informatie gebruiken om het in de toekomst beter te doen?’

Tips om feedback te stimuleren

Met de tips hierboven verbeter je in ieder geval je eigen manier van omgaan met feedback. Maar hoe zorg je ervoor dat het héle team deelneemt aan de feedbackcultuur?

1. Feedback en de leidinggevende

Een betere wereld begint bij jezelf en dat geldt ook voor het geven en ontvangen van feedback. Een leidinggevende die openstaat voor feedback, laat zien hoe het moet. Het is belangrijk dat alle lagen van het bedrijf zich mogen uitspreken. Feedback werkt dus twee kanten op. Het team mag feedback geven op de manager en de manager op het team.

2. Organiseer een feedbacksessie

Als je wil dat mensen elkaar vaker van feedback voorzien, moet je dat ook faciliteren. Organiseer regelmatig binnen het team een feedbacksessie, waarin iedereen zich mag uitspreken. Wat vinden ze wel en niet goed gaan? Combineer dit met een gezellige lunch of afsluitende borrel voor een hechter teamgevoel.

3. Neem de tijd

Een bedrijfscultuur verander je niet zomaar, daarvoor moet je er doorlopend aan werken. Verwacht dus niet dat het organiseren van één feedbacksessie je direct een feedbackcultuur oplevert. Het moet onderdeel worden van het DNA van het bedrijf.

4. Doe iets met de feedback

Alleen feedback ontvangen is niet genoeg, je moet er ook wat mee doen. Waarom zouden mensen je van informatie voorzien als ze merken dat het aan dovemansoren gericht is? Hoor je uit meerdere hoeken dat de werkdruk te hoog is? Zoek dan manieren om hem te verlagen. Kan niemand overweg met die ene manager? Neem de signalen serieus en ga het gesprek aan. Willen mensen meer flexibiliteit in hun werkuren? Verruim de start- en eindtijden.

5. Straf feedback niet

Een feedbackcultuur kan alleen ontstaan als niemand gestraft wordt voor het geven van zijn mening. Als mensen bang zijn dat hun kritiek hun carrière in gevaar brengt, zullen ze niet naar voren treden. Je kunt dit voorkomen door het geven van anonieme feedback te faciliteren.

6. Deel de plannen met de organisatie

Als je wil dat de hele organisatie deelneemt aan deze nieuwe bedrijfscultuur, moet je iedereen informeren. Roep het bedrijf bij elkaar en deel de plannen. Leg uit wat jullie onder een feedbackcultuur verstaan en hoe jullie dit willen verspreiden. Benadruk ook het belang hiervan. Als mensen snappen waarom ze iets moeten doen, zijn ze eerder geneigd mee te werken.

7. Vraag actief om feedback

Laat het bedrijf zien dat je het belang van een feedbackcultuur serieus neemt door zelf om feedback te vragen. Dat is misschien eng - wat als je een bak met kritiek over je heen krijgt? Maar die angst hoort er nu eenmaal bij als je wil groeien. Laat weten dat je een of meerdere feedbackgesprekken gaat inplannen, waarin iedereen de kans krijgt om zijn zegje te doen. Stel in zo’n gesprek concrete vragen.

Bijvoorbeeld:
‘Wat kan ik verbeteren om beter leiding te geven aan dit bedrijf?’
‘Wat is je indruk van mij als leidinggevende?’
‘Benut ik al het potentieel binnen dit bedrijf of laat ik ook kansen liggen?’
‘Welke kant van mezelf zou ik meer mogen laten zien?’
‘Wat zou je veranderen als jij leidinggevende was?’