Wat is Kaizen en hoe pas je dit toe?

Wat is het verschil tussen Kaizen en Lean?

Lean richt zich op het verwijderen van onnodige stappen in een proces. Hier draait dus alles om efficiency. Binnen Lean zijn er echter verschillende methodes mogelijk. Een daarvan is de Kaizen-methode.

Kaizen kan een onderdeel van Lean zijn, maar het gaat eigenlijk een stap verder. Je haalt weliswaar onnodige stappen uit een werkproces, maar het is ook de bedoeling dat je bedrijf zich daarna voortdurend richt op verbetering. Je zou dus kunnen zeggen dat de focus van Kaizen ook ligt op de toekomstbestendigheid van een bedrijf.

Wat zijn de doelen van Kaizen?

Met Kaizen als werkmethode kun je verschillende doelen bereiken, bijvoorbeeld deze:

1. Je bespaart kosten.
2. Je verhoogt de kwaliteit van je product of dienst.
3. Je verkort levertijden.
4. Je vergroot de klanttevredenheid.

Maar hoe bereik je deze doelen met Kaizen? In het kort:

1. Je haalt overbodig werk uit een proces. Dit gaat verspillingen tegen.
2. Je zorgt voor een standaardproces voor de productie.
3. Hierna zorg je voor een cyclus van voortdurende verbeteringen.

Wat pak je aan? Een Kaizen-event!

Een Kaizen-event is een soort project. Een ‘probleemproject’, waar je samen met je team oplossingen voor zoekt. Bedenk wel dat er verschillende voorwaarden zijn om een project een Kaizen-event te noemen, namelijk:

1. Het probleem moet dringend zijn en niet complex zijn.
2. De betrokken medewerkers in het proces moeten volledig beschikbaar zijn.
3. De focus ligt op de werkwijze.
4. De focus ligt ook op oplossingen die geen geld kosten. Hier is creativiteit voor nodig.
5. Je moet zo veel mogelijk doorvragen om de oorzaak van een probleem te achterhalen.
6. Je moet niet zoeken naar de perfecte oplossing, want dit kost tijd. Zorg hoe dan ook wel voor een goede oplossing.

Wanneer is een Kaizen-event geslaagd?

Een Kaizen-event is geslaagd als het aantoonbaar succesvol is aangepakt én als deze aanpak (standaard) toegepast kan worden in een bedrijf. Het doel is namelijk dater in jouw bedrijf of organisatie een cultuur ontstaat waarin verbeteringen doorlopend mogelijk zijn.

De Kaizen-methode in 10 stappen

Om een Kaizen-event aan te pakken, pas je een bepaalde methode toe. Dit is de Kaizen-methode en die bestaat uit tien concrete stappen.

1. Ga na wat het echte probleem is. Ga ook na wat het doel is. Definieer deze twee zaken zo duidelijk mogelijk.
2. Meten is weten! Verzamel feitelijke gegevens om zo veel mogelijk te weten te komen over het probleem.
3. Breng het proces in kaart met een value stream map. Dit is een procesmap. Het bevat alle gegevens over een bepaald proces.
4. Analyseer alle verzamelde gegevens. Onderzoek de feiten nauwkeurig.
5. Overleg samen over de oorzaken. Het doorvragen over het waarom is hier heel belangrijk.
6. Kies de grootste oorzaken van het probleem.
7. Bedenk verbeteringen en overleg hier samen over. Categoriseer deze verbeteringen en kies de belangrijkste.
8. Voer de gekozen verbeteringen door. Maak hiervoor een implementatieplan en voer dit plan uit.
9. Controleer of de verbeteringen het probleem oplossen. Noteer welke verbeteringen dit zijn.
10. Noteer de oplossing. Het kan zijn dat dit een nieuwe, betere werkwijze met zich meebrengt. Als dit zo is: voer deze werkwijze dan standaard in en communiceer dit dan aan je medewerkers.

Is de Kaizen-methode geschikt voor elk bedrijf?

Ja. De Kaizen-methode is voor elk bedrijf en zelfs voor elk team geschikt. Want wat je in feite doet, is het uit elkaar halen van producten, diensten, systemen of processen. Je analyseert dan alle gegevens en je zet alles opnieuw in elkaar, met als hoofddoel: verbetering van productiviteit.

Voorbeeld van Kaizen

Het productieproces van Toyota is het meest bekende voorbeeld als het gaat om Lean werken en Kaizen. Hier is zelfs een boek over geschreven: The Toyota Way.

Hoe werkt het personeel van Toyota? Ze stoppen met hun activiteiten als er een afwijking opduikt. Vervolgens bedenken de medewerkers, samen met hun leidinggevenden, oplossingen voor deze afwijking. Door teamwork, persoonlijke discipline en respect voor elkaar ontstaat er een cyclus van voortdurende verbeteringen. Dit noemt men een ‘verbetercirkel’.

De Kaizen-filosofie: het belang van een respectvolle werkomgeving

Kaizen is een filosofie die in Japan is bedacht, kort na de Tweede Wereldoorlog. ‘Kai’ betekent ‘veranderen’. Het woord ‘zen’ betekent ‘goed’. De betekenis in de context van een werkomgeving is echter: ‘continue verbetering’.

Maar wat is het geheim voor continue verbetering? Het is alleen mogelijk als alle medewerkers van een bedrijf respect hebben voor elkaar. Dit geldt voor zowel de onderste als de bovenste lagen. De Kaizen-filosofie gaat er zelfs vanuit dat zonder wederzijds respect het onmogelijk is om verbeteringen te implementeren. Sterker nog: iedereen is onderdeel van Kaizen en dus ook verantwoordelijk voor het algehele succes.