10 Agile Tools voor op de Werkvloer

Hoe kies je voor de juiste agile tool? 3 gouden tips

Welke tool is het meest geschikt voor je agile project of team? Elke onderneming is uniek qua opzet en wensen, dus alleen jij kunt op deze vraag antwoord geven. Wat je wel alvast kunt doen, is kijken naar deze drie algemene, maar gouden tips om jouw behoeften en dus keuze (nader) te bepalen.

1. Ondersteunt de tool jouw doelen?

Kijk naar de doelen van je projecten. Hoe dient een tool deze doelen op korte én op lange termijn? Misschien heb je een allround tool nodig, waarin je zowel gegevens van projecten als de gewerkte uren wilt bijhouden. Of je hebt maar één tool nodig om, bijvoorbeeld, alleen uren te registreren.

Denk ook goed na over de functionaliteiten die je in een tool wilt zien. Het gebruik van meerdere tools kan je ten slotte extra administratie en kosten opleveren. Bovendien is het de vraag of je medewerkers het wel prettig of nuttig vinden om met een veelheid aan tools te moeten werken. Het antwoord hierop is meestal: nee.

2. Onderzoek wat je team nodig heeft

De tool die je kiest, moet heel geschikt zijn om de werkzaamheden van alle teamleden te ondersteunen. En hoe groot is je team eigenlijk? Werkt iedereen op kantoor of regelmatig (ook) op afstand? In hoeverre zijn ze gewend om agile te werken? Staan ze eigenlijk wel open voor een tool om werkzaamheden bij te houden en te coördineren? De antwoorden op deze vragen bieden je nog meer selectiecriteria voor een tool.

3. Onderzoek of een training nodig is

Sommige agile tools zijn een beetje ingewikkeld qua gebruik. Het gaat dan vooral om de tools die, met aardig wat functionaliteiten, grote of ingewikkelde projecten moeten bijhouden. Vaak is er voor dit soort tools een training nodig. Ga na of er genoeg tijd is om die te organiseren voor je medewerkers.

10 Projectmanagement tools

Onderstaande (projectmanagement) tools staan niet op volgorde van ‘beste prestatie’ of belangrijkheid. We noemen hier ook geen prijzen, want pakketten kunnen per tool en per wens verschillen. Kies vooral zelf de agile tool of de tools die het beste passen bij je onderneming.

Asana

Asana is een van de meest gebruikte tools voor allround project management. Vooral middelgrote tot grote bedrijven gebruiken het. Met Asana beheer je agenda’s, specifieke taken, deadlines en de algemene voortgang van projecten, zoals campagnes. Door de vele functionaliteiten is het soms wel even zoeken wat waar is. Het beste is daarom om je team vooraf een training te geven over het gebruik.

ClickUp

Ook met ClickUp beheer je agenda’s, notities, taken en projecten. Je kunt er ook gegevens uit andere systemen in importeren, maar dit geldt voor vrijwel de meeste project management tools. De tool is vooral populair vanwege de fijne gebruikerservaring en de luchtige, soms humoristische opzet. Een nadeel is wel dat ClickUp niet beschikbaar is in het Nederlands.

Confluence

In Confluence (van Atlassian) draait het vooral om vastlegging van informatie. Hierin maak je namelijk dynamische pagina’s aan waarin je teamleden ideeën kunnen vastleggen en uitwerken. Uiteindelijk creëer je met al die pagina’s een soort kennisbank. Iedereen kan in of aan hetzelfde document werken. Een nadeel is wel dat je de bewerkingen van anderen pas kunt zien als je de pagina opnieuw laadt. Hierdoor kunnen acties langs elkaar heen lopen.

GitHub

GitHub is een platform voor softwareontwikkelaars die agile aan een project willen werken. Dit zijn vooral ontwikkelaars die zich bezighouden met de versiebeheersoftware Git. In GitHub werken ze samen aan code en aan beoordelingen en aanpassingen van code. GitHub slaat alle versies op om aanpassingen en vergelijkingen te vereenvoudigen. Omdat Github dus vrij ‘niche’ is, is het niet geschikt voor alle soorten bedrijven.

Jira

Jira (ook van Atlassian) was oorspronkelijk bedoeld als project management tool voor softwareontwikkelaars. Inmiddels gebruiken veel andere soorten ondernemingen deze tool. In Jira kun je scrumprojecten en kanbanprojecten opzetten en bijhouden. Het systeem kan ook rapportages over, onder meer, de werkprocessen opstellen. Jira is heel geschikt voor het beheer van complexe (software)projecten, maar je moet je team vooraf wel goed trainen in het gebruik.

ProofHub

De tool ProofHub is SAAS-gebaseerd. Dit betekent dat de tool online (in de cloud) wordt aangeboden. Je betaalt dan per keer dat je de software gebruikt, niet voor de software zelf. Wat je met ProofHub kunt doen, is taken en projecten managen. Je kunt er ook rapportages in opmaken. Wat je niet kunt doen, is hierin urenregistraties en budgetten bijhouden. Het is dus vooral een rechttoe-rechtaan tool om projecten en hun verloop bij te houden.

Trello

Trello is een softwaretool voor het beheer van eenvoudige projecten. Snel Kanban-boards maken en aanpassen gaat dan ook prima. Onthoud vooral dat Trello het meest geschikt is voor individueel gebruik (door bijv. studenten) of startende teams. Voor het sturen en bijhouden van complexe taken of projecten heeft de tool namelijk geen toereikende functionaliteiten. Een koppeling met andere systemen leggen is daarnaast niet altijd vanzelfsprekend.

Zoho Projects of Zoho Sprints

Zoho biedt als merk verschillende tools voor bedrijven. Denk aan Zoho CRM voor klantenservices of aan Zoho One voor de financiële administratie. Specifiek voor projectmanagement zijn er ook Zoho Projects en Zoho Sprints. In beide tools bestaan talloze functionaliteiten om taken, projecten én uren bij te houden. Niet iedereen is echter gecharmeerd van de zee aan mogelijkheden binnen de tool. Het kost namelijk tijd om uit te puzzelen welke functionaliteiten je het beste dienen.

Slack en Zoom voor overleg op afstand

Op afstand vergaderen is sinds de coronatijd alleen maar populairder geworden. Het past ook perfect in de ideologie van het agile werken. Voor de volledigheid zie je hier nu dus ook twee tools om de communicatie tussen je teamleden te vereenvoudigen. Dit zijn Slack en Zoom, respectievelijk de nummer 9 en 10 in onze lijst.

Slack

Slack installeer je op je mobiel, laptop of pc. In Slack maak je kanalen aan, op thema of op project. Aan die kanalen voeg je medewerkers naar keuze toe. Uiteraard kun je ook een-op-een met elkaar chatten. In alle chats kun je ook documenten of afbeeldingen toevoegen. Algemeen gezien is Slack erg handig om (snel) met elkaar op afstand te overleggen. Een nadeel: Slack is vooral een chattool. Je kunt ermee beeldbellen, maar ga dan niet uit van een hoogwaardige kwaliteit.

Zoom

Waar Slack ‘slackt’ in beeldbellen, pakt Zoom dit goed op. Het is dan ook de primaire taak van Zoom om mensen (en zeker jouw team) te verenigen in een videocall. De kwaliteit van de calls is dan ook prima. Mindere punten aan Zoom zijn dat je in de gratis versie tijdlimieten op gesprekken krijgt. Bovendien is Zoom niet in het Nederlands. Wil je overstappen naar een andere beeldbeldienst? Probeer dan eens Skype, Google Meet of Microsoft Teams.