Wat is Lean Management?

Wat houdt Lean Management in?

Lean Management (of Lean) is een managementfilosofie. Je managet dan procesverbeteringen. Oorspronkelijk is Lean bedacht door Toyota, maar de methode wordt inmiddels wereldwijd toegepast door allerlei organisaties.

Hoe werkt Lean?

Lean draait om het tegengaan van verspillingen en het uitsluiten van overbodige handelingen of fasen in processen. Door dit te doen worden werkprocessen efficiënter. Producten of diensten krijgen een constante(re) of zelfs betere kwaliteit en dat zorgt voor tevreden(er) klanten.

Als je het goed uitvoert, bereik je met Lean deze drie doelen:

1. Je bespaart kosten.
2. Je verhoogt je winst.
3. Je maakt en houdt klanten tevreden.

Uiteindelijk versterk je zo de positie van je organisatie in de markt.

Twee belangrijke voorwaarden om te starten met Lean Management

Lean Management implementeren moet geen doel op zich zijn. Het doel is juist om een cultuur van verbetering en vernieuwing neer te zetten. Maar om dit te bereiken hebben alle medewerkers wel een Lean-mindset nodig. Dit houdt in dat ze continu naar verbetering moeten streven, ongeacht hun rol of takenpakket.

Een tweede belangrijke voorwaarde is dat je jouw medewerkers de juiste tools en technieken aanreikt. Dit helpt ze om verbeteringen (sneller) te herkennen. Ze kunnen zo ook hun werk (goed) doen.

De vier pijlers van Lean Management

Lean Management-filosofie stoelt op vier pijlers. We nemen die hier even kort onder de loep.

1. Respect voor mensen

Zonder (de inzet van je) werknemers kun je als bedrijf niets beginnen. Koester je personeel dus. Zorg ervoor dat je verwachtingen bij iedereen duidelijk zijn. Bied je medewerkers tegelijkertijd de juiste tools en technieken aan. Maak duidelijk wat hun inspanningen opleveren en beloon hun prestaties.

2. Verspillingen herkennen en elimineren

Verspillingen kunnen zijn: wachttijden voor de klant, overproductie, onnodig transport of overbodige stappen of handelingen in een proces. Dit soort zaken kosten vaak veel tijd en geld. Focus je met het team op het herkennen van verspillingen en processen worden rendabeler.

3. Gedeelde verantwoordelijkheid en gedeeld leiderschap

Lean Management draait niet om streng toezicht op werkprocessen. Lean Managers sturen juist aan op gedeelde verantwoordelijkheid en gedeeld leiderschap. Gaat er iets mis? Dan vraagt een Lean Manager niet: 'Wie is de schuldige?’. Hij of zij vraagt eerder: ‘Waar precies gaat het mis in het proces?’.

4. Cultuur van continue verbetering staat centraal

In een Lean-bedrijfscultuur staan leren en verbeteren centraal. Je medewerkers werken daarom elke dag aan verbeteringen in processen. Dit stopt nooit, want bij Lean is het doel om een continu verbeterproces in stand te houden.

Welke stappen horen bij Lean Management?

Bij Lean Management horen vijf hoofdstappen. Deze stappen kun je op volgorde uitvoeren. Bedenk wel dat het niet ophoudt na stap 5. Want als iets (nog steeds) niet werkt, moet je opnieuw stappen zetten om een verbetering door te voeren. Zie dit volgende stappenplan dus als de cyclus van het verbeterproces.

Stap 1. Bepaal wie je klant is en wat die wil

Om te bepalen wie je klant precies is en wat die wil, kun je allerlei onderzoeken uitvoeren. Denk aan marktonderzoek, maar ook aan het verzamelen van reviews, klantinterviews of tevredenheidsonderzoeken.

Bepaal dan aan de hand van de uitkomsten welke wensen en eisen je klant heeft met betrekking tot je product, dienst of service. De hoofdvraag hierbij is: welke zaken ziet de klant als toegevoegde waarde? Hierop ga je straks je werkprocessen afstemmen. Denk bijvoorbeeld aan aanpassingen op deze gebieden:

• Kosten (is je product of dienst te duur?)
• Snelheid (bijv. wachttijd of leveringstijd verkorten)
• Kwaliteit (van je product, dienst of service in het algemeen)
• Flexibiliteit (bijv. in de voorwaarden of in de levering)

Stap 2. Breng de waardestroom (Valuestream) in kaart

Voer een waardestroomanalyse uit om je processen te verbeteren. Een handige tool om deze analyse uit te voeren is de Value Stream Map (VSM). Deze ‘kaart’ vul je in en dat doe je samen met de mensen die direct bij de te analyseren processen betrokken zijn.

Hoe werkt de analyse?

Breng eerst in kaart hoe de huidige werkprocessen verlopen: van idee tot aan aflevering bij de klant. Welke stappen in deze processen dragen bij aan de totstandkoming van toegevoegde waarde voor de klant? Deze stappen houd je erin. En welke stappen betekenen juist verspilling en/of kwaliteitsvermindering? Elimineer deze stappen.

Stap 3. Creëer flow in je werkprocessen

Voer acties uit om je werkprocessen soepel(er) te laten verlopen. Is een product van matige kwaliteit? Gebruik dan betere materialen. Moet een klant te lang wachten op een product? Versnel de wachttijd. Hoe meer je van dit soort verspillingen uit een proces haalt, hoe beter voor de workflow.

Stap 4. Produceer in ‘Pull’

‘Produceren in Pull’ betekent dat je pas produceert op het moment dat de klant erom vraagt. Dit is natuurlijk anders dan bij ‘Push’, waarbij je produceert zonder dat er een specifieke klantvraag bestaat.
Het voordeel van een Pull-productie is dat je overproductie voorkomt. Overproductie is een vorm van verspilling. Probeer echter wel andere verspillingen tegen te gaan, anders kun je misschien alsnog niet op tijd leveren.

Stap 5. Streef naar continue verbetering

Als je Lean Management toepast, dan ligt de focus in je bedrijf voortdurend op continue verbetering en vernieuwing. Dat moet ook wel, want behoeften van klanten veranderen van tijd tot tijd. Je stopt daarom ook niet bij één verbetering in een proces. Je kijkt voortdurend naar hoe je een proces nóg beter kunt maken.
Een handige manier om processen te (blijven) monitoren, is door elke werkdag een daily stand-up te houden met je medewerkers. Je bespreekt dan samen de verantwoordelijkheden, de lopende werkzaamheden, de uitdagingen en de verbeterpunten.

Wanneer pas je Lean Management toe?

Je kunt op elk moment starten met Lean Management. Veel bedrijven starten hier echter pas mee als ze voor concrete uitdagingen staan. Uitdagingen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• De werkprocessen verlopen te vaak niet foutloos.
• Het bedrijf speelt niet snel genoeg in op een marktvraag.
• Werknemers vertrekken al snel weer. En daarmee verdwijnt ook kennis en kunde.

Voor welke sectoren is Lean Management geschikt?

Oorspronkelijk is men met Lean gestart in de bouw en in de auto-industrie. Tegenwoordig komt Lean Management ook voor in het onderwijs, de gezondheidszorg, in de IT-sector en bij de overheid. Algemeen gezien zijn het vooral dienstverlenende bedrijven of organisatie die Lean implementeren.

Wat levert Lean Management op?

Het is moeilijk te zeggen wat Lean Management oplevert. Bedrijven kunnen qua doelstellingen immers sterk verschillen. Natuurlijk geldt voor veel bedrijven dat ze een hogere winst als doel nastreven, maar de precieze procesinvulling om dit doel te bereiken verschilt vaak. Kortom, Lean Management draait vooral om intern maatwerk voor je bedrijf.

Hoelang duurt implementatie van Lean?

Lean Management implementeren kan een paar maanden tot enkele jaren duren. Dit hangt vaak af van de grootte van een bedrijf, de doelstellingen en de complexiteit van de processen. Wil jij ook starten met Lean Management? Bekijk dan ook eens: Wat is Scrum? En hoe werkt het?

Wat is het verschil tussen Lean en Six Sigma?

Lean Management draait om het verwijderen van verspillingen in processen om de snelheid in de processen te verbeteren. Verspillingen kunnen zijn: overbodige middelen of handelingen. Wil je hier een nog beter beeld van krijgen? Verdiep je dan eens in de 5S-methode.

Six Sigma draait daarentegen meer om vermindering van fouten in processen. Om dit te bereiken, werk je vooral data-gedreven. Veel bedrijven combineren Six Sigma met Lean om zo tot nóg betere resultaten te komen. De ene methode hoeft de andere dus niet uit te sluiten. Sterker nog, beide stromingen kunnen elkaar goed aanvullen.