De 5S-methode komt uit de Lean-filosofie. Je gaat voor minimale verspilling van tijd en middelen om tot maximale efficiëntie op de werkvloer te komen.
Wat houdt de 5S-methode in?
De 5S-methode houdt in dat je de werkplekken in het hele bedrijf efficiënter inricht. In een rommelige omgeving kan het personeel namelijk niet gefocust werken. Ze kunnen ook niet snel de zaken vinden die ze nodig hebben en dat is pure tijdverspilling. Een ongeordende of vervuilde werkomgeving draagt bovendien niet bij aan de veiligheid.
De 5S-methode is een stappenplan. Hiermee ga je werkplekken ordenen. Werkprocessen worden zo uitvoerbaarder met als gevolg dat je medewerkers sneller en meer kwaliteit leveren. Je klanten krijgen zo het product of de dienst waar ze om vragen en dat leidt tot meer winst voor je bedrijf.
Waar komt de 5S-methode vandaan?
De 5S-methode hoort bij het Lean-gedachtegoed. Daarin staat continue verbetering centraal. Elke handeling in het bedrijf draait zelfs om het creëren van maximale klantwaarde. Zaken die verspilling van tijd en geld betekenen, moet je elimineren. Alleen zo krijg je vlot lopende werkprocessen en dus ook - voor de klant - meer kwalitatieve producten of diensten.
Voor welke bedrijven is de 5S-methode geschikt?
De 5S-methode is toepasbaar in vrijwel alle soorten bedrijven. In een kantoor kun je namelijk een ruimte, een bureau of de inhoud van een computer ordenen. In een werkplaats of fabriek let je bijvoorbeeld op rondslingerend gereedschap. Of je kijkt naar het gebruik van het productiemateriaal: wordt er misschien onnodig veel weggegooid?
Hoe pas je de 5S-methode toe?
De S5-methode bestaat uit vijf stappen. Deze stappen voer je in samenwerking met je medewerkers uit.
| Stap | Wat houdt deze stap in? |
| Scheiden | Je verwijdert overbodige voorwerpen (zoals documenten of gereedschap) en/of je haalt overbodige handelingen uit werkprocessen. Je houdt zo alleen zaken over die echt nodig zijn. |
| Schikken (of: sorteren) | Je zet bruikbare materialen op de plekken waar ze horen. Bijvoorbeeld: digitale documenten in de juiste mappen sorteren of gereedschap op de juiste bewaarplaatsen in de werkruimte schikken. Het doel hiervan? Elke werknemer moet snel en eenvoudig kunnen vinden wat hij of zij nodig heeft. |
| Schoonmaken | Je maakt materialen, machines en werkplekken goed schoon. Zo blijft alles hygiënisch, bruikbaar en veilig. Vergeet ook zeker niet om onderhoud te plegen aan het gebouw zelf. Lekkages of kapotte elektriciteitsdraden bevorderen namelijk ook niet de veiligheid. |
| Standaardiseren | Je legt vast waar alle bruikbare middelen horen te liggen. Ook leg je vast hoe iedereen deze middelen moet gebruiken en onderhouden. Je komt zo tot een gestandaardiseerde werkwijze en die deel je met je medewerkers. Maak ook duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is. |
| Standhouden (of: steunen) | Dit is misschien wel de meest uitdagende stap. Je moet er namelijk voor zorgen dat de doorgevoerde veranderingen stand houden en dat iedereen ze respecteert. Het is dus verstandig om regelmatig te evalueren en audits uit te voeren. Zijn er (weer) verbeteringen nodig? Dan richten jij en je medewerkers je daar zo snel mogelijk op. |
Ik heb gehoord over 6S. Wat is dat?
De methode die we hier bespreken heet 5S, omdat het om vijf stappen gaat. Toch spreekt men soms ook van een zesde stap, namelijk veiligheid (Safety). Maar dit is officieel geen stap. De vijf stappen zijn namelijk al bedoeld om ook de veiligheid op de werkvloer te waarborgen.
Welke problemen kun je voorkomen met S5?
Onopgeruimde werkplekken of rondslingerende voorwerpen kunnen ongelukken in de hand werken. Wie bovendien telkens op zoek moet naar een document of een stuk gereedschap, is vaak veel tijd kwijt. Dat is niet efficiënt en op lange termijn dus ook niet winstgevend.
Door zowel werkplekken als materialen netjes te ordenen en dit in stand te houden, is de kans groter dat je ongelukken of inefficiënte handelingen voorkomt.
Hoe weet je wat verbeterd moet worden?
Je kunt met andere medewerkers werkplekken nalopen. En eventueel fotograferen. Ligt een bureau vol rommel? Ligt er in de werkplaats allerlei gereedschappen op de vloer? Hoeveel afval ontstaat er eigenlijk na een dagje productie draaien en is die hoeveelheid terecht? Dit soort zaken noteer je meteen.
Je kunt met je medewerkers ook (digitale) documenten nalopen. Kunnen jullie alle documenten snel vinden? Of zijn bepaalde documenten juist onvindbaar vanwege een rommelige mappenstructuur? Ook met dit soort zaken moet je straks aan de slag.
Hoe start je met de 5S-methode?
Als je Lean wilt gaan werken en de 5S-methode wilt toepassen, moet je er eerst voor zorgen dat je de nodige expertise in huis hebt. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om je managers of leidinggevenden intern te laten trainen door externe 5S-experts. Jouw managers of leidinggevende kunnen dan op hun beurt jouw andere medewerkers trainen.
In Lean bestaan zelfs zeer specifieke rollen voor de medewerkers. Bekijk al deze rollen in:
Wat is Lean Management?Hoe houd je veranderingen in stand?
We nemen de meest uitdagende stap nog even specifiek onder de loep: namelijk het handhaven van nieuwe manieren van werken ofwel het ‘Standhouden’, de stap 5 in deze methode. De beste tips om grip op de zaken te houden, zijn:
- Leg alle afspraken vooraf goed vast.
- Zorg ervoor dat iedereen de instructies krijgt.
- Bedenk hoe je mensen gaat aanspreken op eventuele afwijkingen in de werkwijzen.
- Plan wekelijkse evaluatiemomenten in. Zo herinner je mensen aan de cultuur van continue verbetering.
- Noteer verbeterpunten direct, houd ze bij en verspreid ze. Zo blijft iedereen op de hoogte van de benodigde acties.
’Zo doen we dat altijd hier’ is geen excuus meer voor handelingen die niet bijdragen aan het welzijn van je medewerkers en de efficiëntie van je bedrijf. Als je eenmaal voor de 5S-methode kiest, moet het hele bedrijf er vol voor gaan.
Wat zijn de voordelen van 5S?
Als je de 5S-methode goed uitvoert, zorg je voor orde en netheid op de werkvloer. En dat kan al snel tot deze voordelen leiden:
1. Efficiëntere werkprocessen
Door overbodige materialen en handelingen te verwijderen, worden werkprocessen overzichtelijker en dus ook efficiënter. Je werknemers weten de juiste middelen snel te vinden en ze weten ook precies welke handelingen juist zijn om uit te voeren. De kans op fouten vermindert zo sterk.
2. Verhoogde productiviteit en kwaliteit
Door orde en netheid op de werkvloer vinden medewerkers direct de middelen die ze nodig hebben. Ze kunnen zich zo ook beter focussen op de productie en dat komt de kwaliteit van het product of dienst aan de klant alleen maar ten goede.
3. Hogere medewerkerstevredenheid
Schone, veilige en opgeruimde werkplekken verbeteren ieders humeur. Je werknemers worden zelfs gemotiveerder en komen dan tot prestaties waar ze trots op kunnen zijn. Ze gaan dan ook vaker met plezier naar het werk.
4. Verhoogde winst
Door een verbeterde werkomgeving ontstaan er betere werkprocessen. En deze processen leiden tot de kwaliteit die jouw klant vraagt. Hoe meer tevreden klanten en hoe minder geld- en tijdrovende zaken op de werkvloer, hoe hoger de winst.
Wat zijn de nadelen van 5S?
De 5S-methode heeft ook drie nadelen. Al kun je die ook zien als kansen om zaken te verbeteren.
- Je bedrijfscultuur moet veranderen als je een Lean-methode zoals 5S omarmt. Dit is namelijk geen methode om ‘eens een keertje uit te proberen’. Het is een permanente manier van werken.
- Zonder de juiste kennis kun je de 5S-methode niet goed uitvoeren. Dit is pas écht verspilling van tijd en geld, dus verdiep je goed in de trainingsmogelijkheden voor je medewerkers.
- De methode vraagt ook om gedisciplineerd werken. Je introduceert namelijk nieuwe gewoontes en manieren van werken. Dit bevalt soms niet iedereen.
Inhoud
Meer tonen
