Een succesvolle Daily Stand-up Organiseren: Hoe doe je dat?

Wat is een daily stand-up?

Een daily stand-up is een dagelijkse meeting tussen medewerkers die aan hetzelfde (scrum)project werken. Bij voorkeur vindt deze meeting elke dag plaats op een vaste tijd en locatie. De meeting mag ook maar maximaal 15 minuten duren.

Wat zijn andere namen voor daily stand-up?

In Lean noem je een daily stand-up ook wel een ‘daily scrum’. Daily stand-ups komen oorspronkelijk voort uit Lean Management, maar ze komen ook voor in bedrijven waar men niet Lean werkt.

Wie organiseert de daily stand-up?

Een daily stand-up wordt georganiseerd en geleid door een leidinggevende. Gaat het om een scrumproject, dan organiseert en leidt een Scrum Master de meeting. Een leidinggevende kan overigens ook Scrum Master zijn.

Waar let de leidinggevende/Scrum Master op?

Hij of zij let erop dat de inhoud van de vergadering van waarde is voor het project. Hij of zij noteert de inhoud in een Sprint Backlog en Kanban-bord. Daarnaast moet de leidinggevende of Scrum Master erop letten dat de meeting snel en ordelijk verloopt. Het gaat er namelijk om dat elke medewerker even kort de stand van zaken aangeeft. Er moet geen ruimte zijn voor (inhoudelijke) discussies.

De drie hoofdvragen tijdens de daily stand-up

In een daily stand-up geeft elk teamlid telkens antwoord op deze drie vragen:

1. Wat heb je gisteren gedaan?
2. Wat ga je vandaag doen?
3. Heb je nog ergens hulp bij nodig?

Het idee is om niet te lang stil te staan bij wat medewerkers in het verleden hebben gedaan. De focus ligt juist op de voortgang: wat doet een medewerker NU en wat heeft die NU van anderen nodig om op deze werkdag vooruit te kunnen? Meer hoef je eigenlijk niet te bespreken. Meer is zelfs ook niet wenselijk als je de meeting strak en efficiënt wilt houden.

Wat gebeurt er algemeen in een daily stand-up?

In een daily stand-up is het de bedoeling dat deze zaken tot stand komen:

1. Elke medewerker geeft een korte update over zijn of haar werkzaamheden.
2. Activiteiten van medewerkers worden op elkaar afgestemd.
3. Iedereen gaat na waar men elkaar (nog) kan helpen.
4. De organisator maakt een actieplan voor de komende 24 uur.
5. De organisator vat het vervolg samen: wie gaat wat doen en wanneer?

Daily stand-up organiseren: 5 tips

Hoe organiseer je een succesvolle stand-up? Deze 5 tips helpen je op weg.

1. Bestudeer de backlog

Welke afspraken zijn gemaakt in de vorige daily stand-up? Je zoekt die op in de backlog (die heb je als je scrum werkt). Tijdens de komende meeting kun je checken hoe deze afspraken zijn opgevolgd.

2. Zorg voor een staande meeting

Zorg ervoor dat iedereen niet zit, maar staat tijdens de daily stand-up. Door te staan houd je makkelijker focus op de inhoud van de meeting. Dit maakt de meeting ook meteen effectiever en dus korter.
Maak wel een uitzondering voor mensen met een lichamelijke beperking. Let erop dat zij een plek krijgen van waaruit ze de meeting alsnog goed kunnen volgen.

3. Wacht niet op teamleden die te laat zijn

Een daily stand-up moet snel en efficiënt verlopen. Wacht je op teamleden die te laat zijn, dan verspil je eigenlijk kostbare tijd. Je beloont laatkomers bovendien voor ongewenst gedrag. Door de meeting gewoon te starten, leren ze vanzelf dat ze belangrijke informatie missen. Zo zullen ze uiteindelijk leren dat het loont om op tijd te komen.

4. Zorg dat iedereen evenveel spreektijd krijgt

Onthoud dat er maar 15 minuten staan voor de stand-up. Geef iedereen daarom evenveel spreektijd en houd die spreektijd strak aan. Gebruik hiervoor een timer. Loop de meeting toch uit? Dit kost extra tijd en is dus niet efficiënt.

5. Werk het overzichtsbord meteen bij

Wanneer je medewerkers vertellen over de werkzaamheden, noteer je belangrijke zaken meteen op het overzichtsbord. Werk je scrum, dan is dat het Kanban-board. Dit bord meteen ‘live’ bijwerken draagt bij aan de efficiëntie van de meeting.

Wat zijn de voordelen van een daily stand-up?

Een daily stand-up organiseren past in een organisatie waar Lean wordt gewerkt, maar ook in organisaties waar men minder met Lean bezig is. De voordelen zijn dan ook vrij ‘universeel’ en ze hebben vooral te maken met (verbetering) van communicatie en efficiëntie. Namelijk zo:

1. Je medewerkers scherpen de verwachtingen naar elkaar toe aan.
2. Je medewerkers krijgen een diep(er) inzicht in het proces door over andere lopende zaken te leren.
3. Je team kan snel belangrijke besluiten nemen.
4. Je medewerkers worden zich (sneller) bewust van obstakels.
5. Door snelle(re) bewustwording ondernemen je medewerkers sneller actie op obstakels.
6. Je medewerkers werken nauwer samen om het doel of de doelen te bereiken.
7. Je hoeft geen andere vergaderingen in te plannen om met elkaar besluiten te nemen.
8. De meeting is open en transparant. Iedereen spreekt tegen iedereen en dus niet alleen tegen een leidinggevende of Scrum Master.