De 5 Why’s-methode helpt je om de grondoorzaak van een probleem te achterhalen. Door dit te doen, verbeter je de werkprocessen in je organisatie.
Waarom gebruik je de 5 Why’s-methode?
De 5 Why’s-methode helpt je om de grondoorzaak (‘root cause’) van een probleem te achterhalen. De 5 Why’s-methode is dus eigenlijk een soort root cause analysis.
Wat zijn de 5 Why’s?
- 5 Why’s betekent letterlijk: 5 Waaroms.
- Je stelt vijf keer de vraag ‘waarom’ als er zich een probleem voordoet.
- De antwoorden op deze vijf waaroms leiden je naar de kernoorzaak van een probleem.
Voorbeeld van de 5 Why’s-methode
De 5 Why’s-methode verloopt in vijf stappen. Dit zijn ze:
Stap 1. Definieer het probleem en stel de eerste waarom-vraag.
Een probleem doet zich voor en je wilt dit oplossen. Dit probleem beschrijf je eerst zo duidelijk mogelijk.
In dit voorbeeld: de machine is gestopt met de productie.
Je vraagt dan het eerste waarom. Dit is: waarom is de productie gestopt?
Het antwoord: de machine is gestopt.
Stap 2. Stel de tweede waarom-vraag
Je vraagt het tweede waarom.
Namelijk: waarom is de machine gestopt?
Je noteert het antwoord: een onderdeel is kapot.
Stap 3. Stel de derde waarom-vraag
Je vraagt het derde waarom.
Namelijk: waarom is het onderdeel kapot?
Je noteert het antwoord: het onderdeel heeft geen onderhoudsbeurt gehad.
Stap 4. Stel de vierde waarom-vraag
Je vraagt het vierde waarom.
Namelijk: waarom heeft het onderdeel geen onderhoudsbeurt gehad?
Je noteert het antwoord: een medewerker is vergeten om de onderhoudsbeurt uit te voeren.
Stap 5. Stel de vierde waarom-vraag
Je vraagt het vierde waarom.
Namelijk: waarom is de medewerker vergeten om de onderhoudsbeurt uit te voeren?
Je noteert het antwoord: de medewerker had het even te druk met andere taken.
Bij elke (diepere) oorzaak sta je stil bij de reden. Op deze reden vraag je door, net zolang tot je tot de kern van het probleem bent aangekomen.
Wat zijn de voordelen van de 5 Why’s methode?
Door op zoek te gaan naar de grondoorzaak van een probleem, bevorder je de gang van zaken op de werkvloer. Bijvoorbeeld op deze manieren:
1. Je bespaart tijd en kosten
Door oorzaken goed in kaart te brengen, voorkom je meer problemen. Op termijn leidt dit tot een besparing op tijd en kosten.
2. Je verbetert de kwaliteit
De kwaliteit van je product of dienst blijft gehandhaafd of verbetert zelfs. Dit komt omdat je met de analyse problemen telkens voor bent. Dit leidt vaak ook tot (meer) tevreden klanten.
3. Je streeft naar continue verbetering
Actief op zoek gaan naar oorzaken van een probleem is een teken dat je streeft naar continue verbetering. Dit streven hoort bij
Lean Management en wordt als belangrijk gezien om een organisatie vooruit te brengen. Je geeft je medewerkers zo ook het goede voorbeeld.
4. Je kunt de methode relaties snel leren
Een ander voordeel is dat de 5 Why’s-methode relatief eenvoudig toepasbaar is. Je hoeft immers niet aan de slag met ingewikkelde dan wel specialistische tools. Wel moet je bereid zijn om kritisch naar een probleem te kijken. Je moet ook zeker niet te snel willen opgeven.
5. Je kunt de methode combineren met andere methodes
De 5 Why’s-Methode is te combineren met andere Lean-methodes. Bijvoorbeeld met de DMAIC-methode in
Six Sigma. Of met de 5W+1H-methode. Door methodes te combineren kun je soms een nog breder en dus beter beeld krijgen van de werkprocessen in je organisatie.
Wat zijn de nadelen van de 5 Why’s-methode?
De 5 Why’s-methode brengt soms ook nadelen met zich mee. Dit zijn ze:
1. De methode kost tijd
Afhankelijk van de complexiteit van een probleem kan het even duren voordat je alle elementen in beeld hebt en bij de grondoorzaak komt.
2. Je kunt niet alleen onderzoek doen
Je hebt vaak de hulp of de kennis van collega’s nodig. Want hoe werkt die machine eigenlijk? Personen die dit weten, moeten ook maar net beschikbaar zijn.
3. Je moet soms heel diep graven naar een grondoorzaak
Laten we weer even kijken naar het voorbeeld hierboven. In die situatie kun je namelijk zelfs nog meer ‘waaroms’ uitvragen. Want waarom had de medewerker het te druk?
Het antwoord kan zijn dat er al langere tijd niet voldoende personeel is te krijgen, waardoor de medewerker te veel extra taken op zich moet nemen en daardoor eerder bepaalde taken vergeet te doen. De oplossing kan zijn dat je snel op zoek moet naar meer personeel. Maar heb je daar zelf wel tijd voor? De oorzaken van een probleem kunnen soms dus dieper liggen dan je denkt.
Inhoud
