Root Cause Analysis: waarom en hoe doe je het?

Wat is een root cause analysis?

• Een root cause analysis is een grondoorzakenanalyse.
• ‘Root’ staat voor ‘wortel’.
• ‘Cause’ staat voor ‘oorzaak’.
• ‘Root cause’ wordt dus vaak vertaald als ‘grondoorzaak’.

Waarom voer je een root cause analysis uit?

Je hebt een probleem. Je doet wel aan tijdelijke oplossingen voor dit probleem, maar dat is vooral symptoombestrijding. Je start daarom een verbetertraject en daarin voer je een root cause analyse uit. Specifiek met deze methode ‘graaf’ je dieper in het probleem: je gaat actief en systematisch op zoek naar de grondoorzaak (root) of grondoorzaken (roots).

Wat wil je bereiken met een root cause analysis?

Als je een root cause analysis uitvoert, dan wil je twee doelen bereiken:

1. Je wilt een duurzame oplossing vinden voor het probleem.
2. De oplossing moet zo duurzaam zijn dat het probleem nooit meer terugkeert..

Waar vind je root cause analyses in terug?

Root cause analyses vullen diverse methoden uit Lean en Kaizen aan. Zo is een root cause analysis bijvoorbeeld onderdeel van de DMAIC-methode in Six Sigma.

Welke methoden horen bij een root cause analysis?

Als je een root cause analysis uitvoert, dan kun je gebruik maken van verschillende methoden. Die zijn allemaal gericht op één doel: de grondoorzaak vinden van een probleem.

Methode 1. Visgraatdiagram (Ishikawa-diagram of Boomdiagram)

Het Ishikawa-diagram lijkt op een visgraat. Het helpt mogelijke oorzaken te categoriseren in groepen. In de ‘kop’ staat het probleem beschreven. Elke ‘graat’ staat voor een categorie, namelijk: Mensen, Methoden, Materialen, Machines, Metingen en Milieu.

Hoe werkt interpretatie van dit diagram?

Je analyseert alle categorieën met je team. Dit doe je in een workshop. Uit elke categorie komt een perspectief naar voren. Dit perspectief geeft mogelijk een grondoorzaak aan voor het probleem. Voor elke gevonden grondoorzaak moet het team bewijs verzamelen. Pas bij voldoende bewijs kan een oorzaak als waarheid worden aangenomen.

Wat doe je met de bewezen oorzaken?

Bewezen oorzaken neem je mee voor analyse met het ‘5x Waarom Model’. Je komt dan nog dichter bij de grondoorzaak.

Methode 2. Het 5 Why’s-model

Bij elke bewezen oorzaak stel je een ‘waarom’-vraag. Dit kunnen er drie tot vijf of zelfs meer zijn. Zo duik je steeds dieper in het probleem tot je bij de kernoorzaak bent. Meer weten? Leer direct meer over deze methode en bekijk een voorbeeld in: Wat is de 5 Why’s Methode?

Root cause analysis uitvoeren

Bij de uitvoer van een root cause analysis kun je verschillende methoden toepassen. Maar globaal komt het hele proces op de volgende stappen neer:

Stap 1. Definieer het probleem

Identificeer het probleem. Zorg daarna voor een correcte definitie van het probleem. Het moet iedereen duidelijk zijn wat het probleem precies is.

Stap 2. Verzamel gegevens (data)

Verzamel relevante gegevens over het probleem.

Stap 3. Analyseer oorzaken en gevolgen

Stel bij elke oorzaak een ‘waarom’-vraag. Waarom is X gebeurd? Groepeer dan de oorzaken die je vindt. Je ziet zo makkelijker verbanden tussen oorzaken.

Stap 4. Identificeer kernoorzaken

Door oorzaken te analyseren en het verband ertussen te identificeren, kom je tot de kernoorzaken. Deze oorzaken moet je gaan aanpakken.

Stap 5. Adviseer en rapporteer

Hoe kan het probleem voortaan voorkomen worden? Stel adviezen op. Leg ook vast wie aan de oplossing(en) gaat werken en wanneer. Staaf je adviezen met bewijzen uit je onderzoek.

Stap 6. Voer de oplossingen uit

Voer acties uit om het probleem te stoppen. Voer daarnaast acties uit om het probleem te voorkomen. Zo ben je actief bezig met procesverbetering.

Wat zijn de voordelen van root cause analysis?

Een rootcause analysis uitvoeren heeft zo zijn voordelen:

1. Je maakt complexe problemen begrijpelijker. En dus ook hanteerbaarder.
2. Je leert causale verbanden tussen verschillende factoren beter te begrijpen.
3. Je leert betere beslissingen te nemen en uiteindelijk oplossingen te vinden.
4. Je stimuleert team(s) om samen te werken aan een oplossing. Hierdoor bevorder je de samenwerking tussen mensen.
5. Je gaat (verdere) verspilling van tijd en middelen tegen als je een definitieve oplossing voor het probleem vindt.
6. Je bevordert de efficiëntie in productieprocessen. De productiviteit verbetert zo ook.
7. Je voorkomt herhaling van hetzelfde probleem in de toekomst. En hoe minder problemen in processen, hoe meer kwaliteit je kunt leveren. Je klanten worden dus tevredener.

Kortom: een root cause analysis past in organisaties die naar continue verbetering streven. En dat is Lean Management ten top.

Wat zijn de nadelen van root cause analysis?

Een root cause analysis kan, helaas, ook nadelen met zich meebrengen.

1. Een analyse kan te simplistisch worden.
2. Als je de verkeerde ‘waarom’-vragen stelt, kun je tot onjuiste conclusies komen. Dat kan een flinke verspilling zijn van tijd, mankracht en middelen.
3. Je komt niet altijd tot het complete plaatje, zeker niet bij een complex probleem. De methode is namelijk vaak onderdeel van groter onderzoek. Om verkennend onderzoek te doen, is een root cause analysis wel een prima methode.