Wat is Agile HR en waarom is het belangrijk?

Wat is Agile HR?

Agile HR houdt in dat een HR-afdeling de eigen organisatie helpt om agile te werken. De HR-afdeling zelf werkt ook agile. Agile HR kan dus een dubbele betekenis hebben.

Wat is agile werken?

Agile werken komt uit het Lean Management-gedachtegoed en stoelt op dit principe: maximale effectiviteit komt tot stand als werknemers en werkprocessen wendbaar zijn. Zo ontstaat zelfs maximale klantwaarde en dat wil zeggen: de klant krijgt precies het product dat hij of zij wenst.

Wat houdt wendbaarheid in?

Wendbaarheid houdt in dat je flexibel denkt, werkt en organiseert. Het voordeel hiervan is dat je dan telkens snel kunt inspelen op de steeds veranderende behoeften van klanten.
Bij Agile HR ligt de focus tegelijkertijd op de wensen van de medewerkers zelf: hoe willen zij werken en hoe willen zij zich (verder) ontwikkelen? En zijn ze wel bereid om wendbaar te zijn of te worden?

Waarom is de rol van HR belangrijk in Agile?

Als je wilt dat de hele organisatie agile denkt en werkt, dan start je altijd bij de afdeling HR. HR-medewerkers hebben namelijk een goed zicht op (de kwaliteiten van) de medewerkers. Ook hebben ze kennis van de werkprocessen. Ze kunnen daarom weten hoe ze mensen en processen kunnen veranderen of stimuleren om voldoende wendbaar te worden.

Hoe zorgt Agile HR voor wendbaarheid?

Om te begrijpen hoe een Agile HR-afdeling bijdraagt aan een agile manier van werken, kun je het beste kijken naar de verschillen tussen Agile HR en traditionele HR.

Aandachtsveld	Agile HR	Traditionele HR
Kijk op medewerkers	De medewerker staat centraal. Je gebruikt de feedback van een medewerker voor verbeteringen. Continue verbetering is zelfs een kernstreven binnen Agile.	De medewerker moet regels en procedures vanuit de organisatie strikt opvolgen. Zijn of haar feedback doet er weinig tot niet toe.
Inrichting van procedures en (werk)processen	Procedures en processen zijn flexibel en niet hiërarchisch. Manieren van werken mogen veranderen en elke medewerker heeft eigenaarschap.	Procedures en processen staan vast. Andere manieren van werken zijn niet wenselijk. Bovendien is er sprake van hiërarchie.
Iteratief werken	Ja. Je beoordeelt doelen en processen regelmatig. Zo pak je problemen sneller aan. Je benut ook sneller kansen.	Nee. Je koppelt langetermijnplanningen aan doelen en processen. Er blijft weinig ruimte over voor aanpassingen tussendoor.
Samenwerking	Je stimuleert verschillende teams of afdelingen om samen te werken. Je krijgt dan cross-functionele teams.	Elk team of elke afdeling is een eiland. Teams en afdelingen werken niet of nauwelijks met elkaar samen.
Prestatiemanagement	Je medewerkers krijgen continu feedback en coaching. Je kunt dus telkens op tijd bijsturen. Evaluatiegesprekken zijn bovendien weinig formeel. Medewerkers geven elkaar vooral feedback.	Je medewerkers krijgen één of hoogstens twee keer per jaar een beoordelingsgesprek. Vaak ben je dan te laat met bijsturen. De beoordeling komt altijd alleen vanuit de leidinggevende.
Leiderschap	Agile teams zijn zelfsturend. Het is belangrijk dat elke medewerker naar persoonlijk leiderschap streeft.	Teams worden door een leidinggevende aangestuurd. Wat die aangeeft, dat gebeurt.
Hulpmiddelen	Je gebruikt moderne tools (zoals software). Je hecht veel waarde aan data. Data-analyses zijn namelijk cruciaal om de voortgang goed bij te houden.	Je gebruikt oude, vaak rigide systemen. Die zijn vooral gericht op archivering en het volgen van vaste regels.
Oplossingsvormen	Je kiest voor oplossingen op maat als het gaat om je klanten of medewerkers. Je kijkt daarom telkens naar iemands specifieke behoeftes. Dit heet ook wel design thinking.	Je kiest voor generieke oplossingen als het gaat om je klanten of medewerkers. Je kijkt niet naar iemands specifieke behoeftes.
Reactief of proactief werken?	Je werkt proactief en anticiperend. Je gebruikt data en feedback meteen om problemen te voorkomen.	Je werkt reactief. Je reageert pas op problemen als die ontstaan. Soms is het dan al te laat.
Recruitment	Je zoekt voortdurend naar passend talent voor je organisatie. Deze persoon moet ook voldoende bereid zijn om zichzelf voortdurend te verbeteren. Bij de selectie van een kandidaat betrek je soms zelfs het hele team.	Je zoekt naar passend talent voor je organisatie. Alleen de leidinggevende beslist wie geschikt is. Het team waarin de kandidaat komt te werken, wordt niet bij de selectie betrokken.

Hoe implementeer je Agile HR in jouw organisatie?

Een goed functionerende Agile HR-afdeling is een afdeling die zelf agile werkt. Voorbeelden daarvan heb je misschien al gezien in bovenstaande tabel. Maar hoe train je een HR-afdeling in Agile? Doorloop deze drie stappen.

Stap 1. Zoek een interne of externe trainer

Bied HR-medewerkers een training aan in Agile. Huur eventueel een externe expert hiervoor in. Zijn er al (HR-)medewerkers bekend met Agile? Zij kunnen meteen meedenken over een training en over de verdere implementatie van agile in je organisatie.

Stap 2. Start met een klein project

Zodra je HR-medewerkers bekend zijn met de Agile-principes, kunnen ze aan de slag. Begin met een klein project. Een voorbeeld: misschien ziet HR dat er een nieuwe recruitmentprocedure nodig is. Laat de afdeling hieraan werken op een agile manier: namelijk als een scrumteam dat telkens in korte sprints naar een steeds beter resultaat toe werkt. Pas eventueel ook de Kanban-methode toe.

Stap 3. Evalueer en verbeter het project

Binnen Agile draait alles om testen en leren. Zorg er daarom voor dat het HR-team de juiste tools krijgt om data over de voortgang van het project te meten. Het team moet deze data regelmatig beoordelen om op tijd te kunnen bijsturen.
Wat gaat goed en wat kan er beter? Het team beoordeelt dit regelmatig. Uiteindelijk ontstaat zo een recruitmentprocedure die werkt zoals door iedereen bedoeld is.

Tot slot: het team neemt succesvolle beslissingen, handelingen en verbeteringen uit het project mee om een volgend Agile-project te doen slagen. Sterker nog: een HR-afdeling genereert zo zelf klantwaarde, namelijk waarde voor jouw medewerkers en dus waarde voor je organisatie!

Wat zijn uitdagingen voor Agile HR?

Agile HR is soms niet eenvoudig. Dit zijn de meest voorkomende uitdagingen:

1. Je moet traditionele denk- en werkwijzen omzetten naar een ‘Agile way of working’.
2. Je moet weerstand tegen nieuw beleid (bij medewerkers of leidinggevenden) kunnen overwinnen.
3. Je moet voortdurend een balans aanbrengen in de wensen en doelen van alle medewerkers en stakeholders.