Exitgesprek: deze Vragen moet je stellen

Wat is een exitgesprek?

Een exitgesprek noem je ook wel een uitdienstgesprek. Dit gesprek voer je met een medewerker die jouw bedrijf of organisatie gaat verlaten. Het maakt daarbij niet uit of deze medewerker ontslag heeft genomen of ontslag heeft gekregen.

Waarom stel je vragen tijdens het exitgesprek?

Je wilt weten hoe de medewerker zijn of haar dienstverband bij je bedrijf of organisatie heeft ervaren. Door hier vragen over te stellen, ontdek je hoe je de (werk)ervaring voor nieuwe of bestaande medewerkers kunt verbeteren.

Welke vragen stel je tijdens het exitgesprek?

Je kunt je medewerker vragen stellen over verschillende onderdelen die bij zijn of haar dienstverband hoorden. Kijk maar naar deze categorieën en de bijbehorende vragen.

Vragen over het vertrek

1. Waarom wil je vertrekken?
2. Heb je een nieuwe baan? Zo ja, wat trok je aan in die functie?
3. Is er iets dat we hadden kunnen doen om je te behouden?

Vragen over de functie

1. Waren je verantwoordelijkheden duidelijk?
2. Heb je de juiste middelen gehad om je werk te kunnen doen?
3. Heb je voldoende middelen gehad om je werk te kunnen doen?
4. Wat had jouw werk makkelijker of efficiënter gemaakt?
5. Wat vond je van het werktempo?
6. Wat vond je van je werkomgeving? Was deze voldoende gezond en veilig?
7. Welke taken vond je het leukst om te doen en waarom?
8. Welke taken vond je juist uitdagend en waarom?
9. Heb je voldoende zelfstandigheid ervaren in je functie?
10. Zijn er zaken veranderd in de functie sinds je bent aangenomen? Zo ja, wat? En wat vond je daarvan?
11. Kwam de functie overeen met de verwachtingen die je ervan had?

Vragen over de samenwerking

1. Hoe was de samenwerking met collega's?
2. Voelde je je erkend en gesteund door je collega's?
3. Waren er genoeg kansen voor samenwerking en kennisdeling?
4. Wat vond je van de werksfeer?
5. Wat vond je van de communicatie?
6. Hoe heb je de samenwerking met andere afdelingen ervaren?

Vragen over het management

1. Hoe was je relatie met je leidinggevende?
2. Voelde je je ondersteund en gewaardeerd door je manager?
3. Hoe hebben jullie eventuele meningsverschillen en conflicten opgelost?

Vragen over ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden

1. Heb je voldoende feedback gekregen?
2. Heb je opleiding en trainingen via het bedrijf gevolgd?
3. Waren er voldoende doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf, denk je?

Vragen over de bedrijfscultuur

1. Hoe zou je de bedrijfscultuur omschrijven?
2. Voelde je je betrokken bij het bedrijf?
3. Voelde je je veilig en gehoord op de werkvloer?
4. Hoe ging het bedrijf om met feedback of problemen?

Vragen over de algemene ervaring

1. Hoe heb je je tijd bij ons ervaren?
2. Wat ga je het meest missen?
3. Welke tips zou je geven aan je opvolger?
4. Zou je het bedrijf aanbevelen aan anderen?
5. Heb je nog iets dat je graag wil toevoegen?

Vragen over de (secundaire) arbeidsvoorwaarden

1. Wat vond je van je werktijden?
2. Wat vond je van reisafstand naar het bedrijf?
3. Vind je dat je voldoende salaris hebt gekregen?
4. Vind je dat je voldoende mogelijkheden hebt gekregen om flexibel te werken?
5. Heb je voldoende verlofdagen kunnen opnemen?
6. Wat vond je van de procedure om verlof aan te vragen?
7. Wat vond je van de werk-privébalans?

Welke vragen kies je voor het exitgesprek?

Bovenstaande vragen zijn voorbeeldvragen. Je bent zeker niet verplicht om al deze vragen te stellen. Een uitdienstgesprek duurt bovendien maximaal een uur: tijd om alle vragen te stellen heb je vaak dus niet, tenzij de medewerker heel kort van stof is. Kies eigenlijk vooral de vragen waar je voor de volle 100% antwoord op wilt hebben.

Wat doe je met de antwoorden op de vragen?

Handig is als je eerst een formulier opstelt waar je vragen op staan. Zo heb je steeds alle vragen bij de hand als je naar een exitgesprek gaat. De antwoorden van de medewerker noteer je op het formulier. Deze feedback kun je later analyseren om verbeteringen door te voeren. Je kunt zelfs meerdere vragenlijsten naast elkaar leggen voor een bredere analyse. Automatisering kan hierbij helpen.

Maak geen kruisverhoor van het exitgesprek

Tijdens een exitgesprek is het niet de bedoeling dat je de medewerker 'uithoort'. Laat het gesprek vooral een natuurlijk verloop hebben. Oordeel ook niet over wat de medewerker zegt. Toon steeds oprechte interesse in zijn of haar beleving en wens hem of haar het allerbeste op het einde. Zo sluit je de samenwerking positief af.