Hoe zet je een succesvol Mentorschapsprogramma op?

Stap 1. Bepaal het doel

Zoveel doelen, zoveel successen. Waarin wil je precies succes behalen? Welke resultaten hoop je te bereiken? Als je dit goed voor ogen hebt, dan kun je het mentorschapsprogramma daarop inrichten.

Met een mentorschapsprogramma kun je zelfs meerdere doelen tegelijk behalen. Die doelen stel je zelf op en/of je legt een enquête bij je medewerkers af. Waar liggen hun behoeftes? Wat willen ze graag verbeterd zien? Vaak kom je zo tot nieuwe inzichten.

Wat is een geschikt doel? Hier zijn een paar voorbeelden:

• Bevordering van kennisoverdracht
• Bevordering van professionele ontwikkeling
• Bevordering van inclusie en diversiteit
• Het vergroten van de betrokkenheid van werknemers
• Het tegengaan van verloop van werknemers

Heb je een doel bepaald?

Ga dan aan de slag met de concrete opzet van het mentorschapsprogramma. Richt dit programma zo in dat het de dagelijkse bezigheden niet in de weg gaat zitten. Bedenk ook alvast hoe je het doel of de doelen (en de verwachtingen die daarbij horen) overdraagt aan de mentees (de mensen die getraind moeten worden) en de mentoren (de trainers). Dit zijn namelijk je hoofdrolspelers in het programma.

Stap 2. Geef het programma vorm

Een mentorschapsprogramma is meestal uniek qua opzet. Niet alle strategieën zijn namelijk even geschikt voor een doel, of voor het bedrijf in het algemeen. Maar je moet ergens starten en daar helpen deze vragen bij:

• Wie wordt de programmacoördinator? Ben je dit zelf of wijs je iemand aan?
• Is het programma open of nodig je zelf specifieke deelnemers uit?
• Is het programma open, hoe kunnen deelnemers zich dan aanmelden?
• Hoeveel werknemers laat je toe tot het programma?
• Hoe moedig je werknemers aan om zich aan te melden?
• Hoe organiseer je de communicatie tussen de deelnemers?
• Wie wordt verantwoordelijk voor de voortgang op het programma?
• Hoe ga je de voortgang monitoren? En met welke tools?
• Hoe lang duurt het programma?

Stap 3. Kies geschikte mentoren en mentees

Misschien melden mensen zich al vrijwillig aan voor het mentorschapsprogramma. Of je hebt zelf mensen gekozen. Dit leidt tot een volgende belangrijke stap: het kiezen van geschikte mentees of mentoren uit de deelnemerslijst. Maar op welke eigenschappen let je dan?

Mentees kiezen

• De ideale mentee is meestal een junior medewerker met deze eigenschappen:
• Hij/zij is gemotiveerd en enthousiast.
• Hij/zij is bereid om te groeien, zowel op persoonlijk vlak als professioneel vlak.
• Hij/zij staat open voor begeleiding en voor (opbouwende) kritiek.

Het trainen van een mentee laat je aan de mentor over. Dat is waar je mentorschapsprogramma om draait. Maar hiervoor moet je misschien wel extra zaken faciliteren: denk aan het organiseren van tijd en fysieke ruimtes voor workshops, trainingen of (individuele) coachingsessies.

Meestal stel je ook eerst een professioneel ontwikkelingsplan voor de mentee op. Dit helpt de medewerker om goed over de eigen doelstellingen na te denken en daarop gefocust te blijven.

Mentoren kiezen

Een mentor is meestal een senior medewerker binnen de organisatie. Ideaal gesproken heeft deze persoon de volgende eigenschappen om mee te mogen doen aan het programma:

• Hij/zij heeft de ambitie om zich (verder) te ontwikkelen als trainer.
• Hij/zij beschikt over voldoende kennis en ervaring om door te geven aan anderen.
• Hij/zij is benaderbaar en kan goed met mensen omgaan.
• Hij/zij is geduldig, eerlijk, betrouwbaar en flexibel.
• Hij/zij heeft een positieve houding en kan opbouwende kritiek geven.
• Hij/zij is een rolmodel in alle opzichten.

Het voordeel van het kiezen van een mentor binnen de organisatie, is dat deze medewerker al veel weet over de missie, de doelstellingen en de bedrijfscultuur. Op al deze gebieden hoef je hem of haar dus niet extra te trainen. Het kan wel zijn dat de toekomstige mentor een (aanvullende) training nodig heeft in coachingtechnieken of communicatie.

Stap 4. Koppel de mentoren aan de mentees

Je deelnemerslijst is rond. Je hebt de juiste mensen gevonden, dus het is tijd om mentoren aan de mentees te koppelen. De volgende tips helpen je hierbij.

Stem deelnemers op elkaar af

Niet alle deelnemers hebben dezelfde doelstellingen. Probeer wel mentees en mentoren zodanig te matchen dat hun ambities en doelstellingen met elkaar overeenkomen. Anders gezegd: er moet wederzijds belang zijn. Kom je verschillende doelstellingen tegen bij je medewerkers? Zorg dan dat je programma hier voldoende ruimte voor biedt. Iedereen moet namelijk de kans krijgen om zich te ontwikkelen.

Kijk uit voor al aanwezige spanningen!

Koppel geen mensen die elkaar al niet mogen of als die (ook) tegengestelde belangen hebben. Overweeg eventueel of je mensen zelf hun match laat uitkiezen, maar zorg er dan wel voor dat de focus op de doelstellingen gewaarborgd blijft.

Zorg voor psychologische veiligheid

Veiligheid en vertrouwen zijn heel belangrijke voorwaarden voor een succesvolle match en dus voor een succesvol mentorschapsprogramma. Hier hoort dus een goed vertrouwelijkheidsbeleid bij. Zorg ervoor dat iedereen klachten of problemen durft aan te kaarten. Zorg er tegelijkertijd voor dat iedereen zich comfortabel voelt in het geven of ontvangen van feedback.

Match gevonden? Organiseer kennismakingen

Je bespreekt met je mentoren en je mentees wat de doelstellingen zijn. Doe dit in aparte sessies of presenteer het idee voor de hele groep. Organiseer hierna kennismakingen tussen de mentoren en mentees. Sommige mensen kennen elkaar misschien al, maar het gaat er vooral om dat ze het coachingstraject met elkaar bespreken.

Stap 5. Evalueer het programma regelmatig

Succes is afhankelijk van hoe goed je de voortgang van een programma bijhoudt. Door regelmatige tussentijdse gesprekken te organiseren en/of door medewerkers (digitale) evaluatielijsten te laten invullen, verzamel je informatie over de voortgang van het mentorschapsprogramma. Al deze gegevens kun je bijhouden en bewaren met, bijvoorbeeld, speciale software.

Wat voor soorten overleg organiseer je?

In een mentorschapsprogramma heb je meestal drie soorten overleg om de voortgang te bespreken.

1. Een overleg tussen jou met een mentor OF mentee.
2. Een overleg tussen jou met zowel de mentor als de mentee. Hier kun je zelf een verslag van maken.
3. Een overleg tussen de mentor en de mentee. Bij de mentor - of juist bij de mentee - vraag je dan een verslag op van het gesprek.

Wat doe je als een mentor of mentee dreigt af te vallen?

Een mentor of mentee kan zich om allerlei redenen terugtrekken uit het programma. Ook komt het voor dat iemand niet volgens verwachting presteert of functioneert. In beide gevallen doe je er goed aan om een open gesprek met de betrokkene aan te gaan. Wil je definitief stoppen met een deelnemer? Leg dan helder en duidelijk uit waarom.

Pas je programma aan als dit nodig is

Misschien moet je je programma (een beetje) aanpassen. Bijvoorbeeld als er vanuit één of meerdere deelnemers een verzoek komt om extra workshops of overlegsessies in te plannen. Heel belangrijk is dat je de deelnemers zodanig faciliteert dat ze mee blijven doen aan het programma én altijd beseffen waar ze het voor doen.

Stap 6. Beloon de mentoren en de mentees

Je mentoren en mentees helpen elkaar te ontwikkelen met waardevolle kennis, ervaringen en inzichten. Hierdoor verbeteren vaak ook de prestaties van een afdeling of zelfs van het hele bedrijf. Vergeet de mentoren en de mentees dus niet te belonen voor hun inzet!

Hoe beloon je mensen? Erken ze openlijk en/of deel certificaten uit. Dit geeft hen een extra ‘boost’ in hun zelfvertrouwen. Het houdt ze ook gemotiveerd om voor het bedrijf te blijven werken en om nog hogere doelen te behalen. En ja, als dit uiteindelijk het resultaat is, dan is je mentorschapsprogramma zeker geslaagd!