Wat is Competentiemanagement en hoe pas je het toe?

Betekenis competentiemanagement

Je verzamelt informatie over de vaardigheden van je medewerkers. Wat kunnen ze en wat kunnen ze niet om een bepaalde functie uit te oefenen? Als je hier een goed beeld van hebt, kun je met de gevonden vaardigheden gaan werken om die af te stemmen op de doelen van je bedrijf.

Competentiemanagement draait dus om:

1. Het herkennen van vaardigheden (om de juiste man op de juiste plek neer te zetten).
2. Het benutten van vaardigheden (om de bedrijfsdoelen te halen).
3. Het verder ontwikkelen van vaardigheden (om je medewerkers te laten groeien en innovatie te stimuleren).

Waarom pas je competentiemanagement toe?

Hierboven staat waar competentiemanagement om draait. Hier gaan we even dieper op in. Competentiemanagement gebruik je namelijk specifiek voor deze twee zaken:

Door het overzicht op de competenties kun je gerichte functieprofielen opstellen om nieuwe medewerkers aan te trekken. Deze medewerkers hebben dan de juist of andere vaardigheden die nodig zijn voor een goede invulling van de functie.

Sommige medewerkers hebben de juiste vaardigheden voor een bepaalde functie. Andere medewerkers moeten nog nieuwe vaardigheden leren. Door hier zicht op te hebben, kun je gericht (interne) workshops, trainingen of opleidingen aanbieden. Dit heeft twee voordelen: je medewerkers blijven bij qua vaardigheden en je houdt ze gemotiveerd.

Wat zijn competenties? 10 voorbeelden

Een competentie is een bekwaamheid in een activiteit. Je leert het door studie en ervaring. Het is dan ook geen vaardigheid op zich, maar een pakket van kennis, vaardigheden, gedrag en talent van een persoon. Sterker, het pakket is zo 'samengesteld' dat het de persoon helpt met individueel presteren.

Maar wat zijn dan precies competenties? De lijst kan erg lang zijn, dus we beperken het tot tien voorbeelden.

• Aanpassingsvermogen
• Creativiteit
• Collegialiteit
• Flexibiliteit
• Initiatiefrijk
• Integriteit
• Klantgerichtheid
• Resultaatgerichtheid
• Stressbestendigheid
• Zelfstandigheid

Hoe voer je competentiemanagement uit? 5 stappen

Tijd voor het echte werk! Want wat moet je precies doen om competentiemanagement uit te voeren? Volg deze vijf algemene stappen om niets te missen.

Stap 1. Bepaal organisatiedoelen

Moet het bedrijf betere producten leveren? Wil je de klantenservice verbeteren? Of wil je minder verloop van werknemers? Als je het hoofddoel (organisatiedoel) precies definieert, dan kun je daar kerncompetenties aan koppelen. Vanuit deze kerncompetenties bepaal je dan alle andere nodige competenties die het personeel nodig heeft om het hoofddoel te bereiken.

Stap 2. Ontwikkel competentieprofielen

Bepaal per functiesoort of afdeling de gewenste competenties. Die moeten direct afgeleid zijn van de kerncompetenties. Maak dan per functiesoort of afdeling een competentieprofiel. Beschrijf daarin ongeveer negen gewenste competenties. Je kunt competenties toevoegen als je denkt dat die ook het hoofddoel van het bedrijf dienen.

Competentiemanagement is een doorlopend verbeterproces!

Stap 3. Maak competenties meetbaar

Competenties zijn nogal abstract, dus hoe weet je of je een competentie moet verbeteren? Een optie: maak competenties meetbaar door vragenlijsten op te stellen en koppel beoordelingscijfers aan de competenties.

Registreer en beheer alle relevante gegevens bovendien met speciaal daarvoor bedoelde software. Zo houd je alles overzichtelijk en kun je (op tijd) bijsturen. Regel dit wel eerst voor je verdere stappen zet.

Stap 4. Beoordeel de competenties

Welke competenties zijn al in huis? Welke ontbreken nog? Onderzoek dit met evaluaties bij je medewerkers. Denk aan evaluatielijsten (waarbij medewerkers zichzelf beoordelen) of aan competentietests. Op basis van de gemeten resultaten formuleer je concrete acties om zaken te verbeteren.

Stap 5. Bevorder bestaande en nieuwe competenties

Organiseer workshops, cursussen of trainingen om medewerkers meer of betere competenties aan te leren. Zorg tegelijkertijd voor een stimulerende werkomgeving, waarin mensen elkaar aanmoedigen om te blijven leren.

Bedenk dat alle competenties terugkomen in vacatures, sollicitatiegesprekken en functioneringsgesprekken. Competentiemanagement is namelijk geen 'one-day-job', maar een doorlopend verbeterproces!

Wat zijn de voordelen van competentiemanagement?

Competentiemanagement toepassen heeft verschillende voordelen, zowel voor werknemers als werkgevers. Laten we eens kijken:

1. Je krijgt een helder en concreet beeld van de doelstellingen van het bedrijf.
2. Je weet precies welke competenties nodig zijn om de doelstellingen te bereiken. Dit helpt om te bepalen wie geschikt is voor een functie.
3. Je werknemers krijgen mogelijkheden om meer te leren. Dit versterkt hun motivatie en dus ook hun wens om bij je bedrijf te blijven werken.
4. Managers weten beter op welke vaardigheden ze moeten letten. Zo kunnen ze werknemers ook beter aansturen.
5. Je kunt besparen op nieuwe medewerkers. De medewerkers die je al hebt, versterken immers hun vaardigheden waardoor ze nog efficienter inzetbaar zijn op hun eigen of zelfs een andere functie.
6. Door de extra trainingen versterk je kennis en vaardigheden. Dit kan leiden tot een betere productie, maar ook tot innovatie, waardoor je voorblijft op de concurrentie.

Zitten er ook nadelen aan competentiemanagement?

Helaas zitten er ook een aantal nadelen aan competentiemanagement. Dit zijn ze:

1. Competentiemanagement is tijdrovend en arbeidsintensief voor HR-medewerkers.
2. Een slechte registratie van gegevens kan zaken verergeren. Ligt de focus niet sterk op registratie, dan kun je het net zo goed laten.
3. Als het hele proces een doel op zich wordt, dan schiet het zijn doel voorbij. Het is dan ook zeker niet eenvoudig om door alle details heen te prikken om het hoofddoel te bewaken.
4. Soms werkt het proces het 'hokjesdenken' in de hand. Dit komt vooral voor als je de profilering van een functie of afdeling te sterk afbakent. Het kan dan gebeuren dat de juiste persoon helemaal niet op de juiste plek terechtkomt.
5. Soms wordt de verantwoordelijkheid die bij het hele proces hoort te sterk neergelegd bij de HR-medewerkers. Dit terwijl het om een proces gaat waar juist iedereen zich bewust van moet zijn en betrokken bij moet zijn.
6. Een verbetering of verandering van competenties is niet het antwoord op elk probleem van een bedrijf.