Wat is Het Nieuwe Werken (HNW)?

Wat is hybride werken?

Hybride werken of 'Het Nieuwe Werken' houdt in dat jouw werknemers thuis, op kantoor of op een andere locatie, zoals een horecagelegenheid, mogen werken. Het idee is dat je overal kunt werken en dat je vanuit elke locatie kennis en informatie met andere medewerkers kunt delen.

Kernpunten van het Nieuwe Werken

Denk je erover om het hybride werken te faciliteren voor je bedrijf? Voor de organisatie moet je wel eerst een goed besef hebben van deze kernpunten:

HNW is een manier van werken die bij je bedrijf of organisatie moet passen. (Keuze)vrijheid en flexibiliteit voor werknemers staan centraal en daar moet je jouw werkprocessen op aanpassen. Dit vereist wel een nieuwe manier van denken en aanpakken en vaak, dus ook, een vernieuwde bedrijfscultuur.

Bij HNW ligt de nadruk sterk op de eigen verantwoordelijkheid en vakmanschap van je werknemers. Tegelijkertijd ben je als werkgever wettelijk verplicht om ervoor dat je werknemers ook op afstand veilig en gezond blijven tijdens hun werk.

In overleg met jou kiezen je werknemers waar en wanneer ze werken. Als leidinggevende kun je werkzaamheden daarom niet meer (strak) aansturen en controleren. Het is eerder zo dat je je werknemers moet vertrouwen. Je moet ook accepteren dat je op afstand vooral een motiverende en ondersteunende rol hebt. Anders gezegd: je stuurt voortaan vooral op resultaat en niet meer op aanwezigheid.

HNW is niet te realiseren zonder de juiste digitale tools. Iedereen werkt namelijk overal. Werken, met elkaar overleggen en kennis delen moet dus via telefoons, laptops en computers.

Aan de slag met het Nieuwe Werken: hoe organiseer je het?

Vraag jezelf eerst af: past HNW bij de aard van je bedrijf of organisatie? Als je een ziekenhuis runt, kun je immers geen verplegers thuis laten werken. Hybride werken past daarentegen beter bij medewerkers van een kantoor.

Denk je dat hybride werken inderdaad iets is voor jouw onderneming? Met de volgende praktische stappen organiseer en stuur je het hele HNW-proces.

Stap 1. Voer een Risico- en Inventarisatie & Evaluatie uit

Zijn er risico's voor jouw onderneming als je HNW toepast? Hoe waarborg je precies de veiligheid en gezondheid van je werknemers? Dit weet je als je een Risico- en Inventarisatie & Evaluatie uitvoert of uit laat voeren. Je ontdekt en analyseert dan potentiële risico's op deze gebieden: de werkplek, de werktijden en de psychosociale arbeidsbelasting (PSA) van je werknemers.

Stap 2. Stel richtlijnen en voorwaarden op

Jouw HNW-beleid moet flexibel zijn, want het moet aansluiten op de individuele behoeften van je werknemers. Tegelijkertijd moet je richtlijnen en voorwaarden opstellen, onder meer over (flexibele) werktijden, aanwezigheid en bereikbaarheid. Je beleid moet namelijk niet zo flexibel worden dat een werknemer alles kan doen en laten.

Leg ook vast wat je je werknemers precies moet aanbieden zodat ze hun werk op een veilige en gezonde manier kunnen doen. Denk aan inrichtingen en werkmaterialen voor zowel thuis als op kantoor. Ga ook na hoe je de materialen aan je werknemers gaat verstrekken.

Bedenk ook alvast hoe je (vaste) contactmomenten faciliteert en op een juiste manier overzicht houdt. Deze aanwijzingen zie je sowieso terug in de volgende stappen.

Stap 3. Communiceer je plannen met alle medewerkers

Een nieuw beleid vraagt om begrip van alle medewerkers, leidinggevenden inclusief. Organiseer dus meetings en leg daarin helder en duidelijk uit waarom je HNW invoert. Zorg ervoor dat mensen weten welke voordelen voor hen hierdoor in het verschiet liggen. Bespreek ook meteen de richtlijnen en voorwaarden en zorg ervoor dat iedereen die (op papier en/of digitaal) krijgt.

Stap 4. Zorg voor geschikte werkplekken

HNW vraagt natuurlijk ook om geschikte werklocaties. Die kun je op verschillende manieren organiseren:

• Organiseer flexwerkplekken op kantoor.
• Richt ook ruimtes in voor (gezamenlijk) overleg of ontmoetingen.
• Bied je werknemer de juiste benodigdheden aan voor het thuiswerken. Denk aan ergonomisch verantwoorde stoelen en bureaus, telefoons, laptops of pc's. Denk eraan dat je met al deze middelen moet voldoen aan de Arbowet!

Stap 5. Belangrijk: zorg voor goede beveiliging van alle digitale middelen!

Iedereen werkt op verschillende plekken en op verschillende tijden. Verliest een werknemer een werktelefoon? Raakt een laptop beschadigd of wordt die gestolen? Gevoelige gegevens over het bedrijf of over personen komen dan snel in handen van hackers of andere kwaadwillende figuren. Zorg dus niet alleen voor goede software en hardware, maar ook voor een perfecte ICT-beveiliging.

Stap 6. Zorg voor mogelijkheden om sociale binding te houden

Je wilt niet dat werknemers zich van je bedrijf gaan vervreemden. Zorg er dus voor dat er genoeg contactmomenten tussen werknemers onderling en tussen werknemers en leidinggevenden komen. Plan, bijvoorbeeld, vaste kantoordagen of vaste vergaderingen (live of online) in.

Stap 7. Zorg voor voldoende evaluatiemomenten

Geef je medewerkers de ruimte om individueel afspraken met je te maken over HNW. Bespreek ook regelmatig met hen wat zij van deze manier van werken vinden. Hierover kun je praten tijdens functioneringsgesprekken. Geef eventueel (extra) voorlichting over veilig en gezond thuiswerken.

Stap 8. Zorg voor voldoende overzicht

Als leidinggevende ben je minder sturend bezig. Je richt je namelijk vooral op het motiveren en coachen van mensen. Goed overzicht houden is daardoor wat lastiger, maar je kunt altijd speciale software gebruiken om uren, taken en deadlines af te spreken en bij te houden.

Het Nieuwe Werken is een manier van werken die bij je bedrijf of organisatie moet passen.

Wat zijn de voordelen van hybride werken?

Hybride werken brengt verschillende voordelen met zich mee voor werknemers en werkgevers. Dit zijn de meest opvallende:

• Je bespaart op reiskosten van werknemers.
• Je hebt minder kantoorruimte nodig. Dit betekent besparing op ruimte, maar ook op verbruik (water en energie).
• Je krijgt minder te maken met ziekteverzuim. Werknemers die thuiswerken, worden namelijk minder vaak ziek. Ze zijn ook minder geneigd om zich ziek te melden als er zich iets privé voordoet.
• Je zet makkelijker externe werknemers in, zoals freelance experts. Vanwege de flexibiliteit in HNW kunnen ze zich relatief snel en makkelijk aan je werkproces aanpassen.
• HNW maakt je een aantrekkelijke werkgever voor nieuwe medewerkers. Steeds meer jonge talenten zijn namelijk op zoek naar een baan waarin flexibiliteit mogelijk is.

• Ze zijn minder reistijd kwijt (zeker als je flexibele werktijden invoert).
• Ze voorkomen de stress van files op de weg of drukte in het ov.
• Ze krijgen een gevoel van vrijheid en dat zorgt al voor minder stress.
• Ze krijgen een betere balans tussen werk en privé. Dit bevordert hun gezondheid.
• Ze leren om meer zelfsturend te worden.
• Ze krijgen meer werkplezier en worden gemotiveerder. Ze werken daarnaast met minder afleiding. Ze worden daardoor productiever en dat leidt tot betere bedrijfsresultaten.

Wat zijn de nadelen van hybride werken?

Het Nieuwe Werken krijgt soms ook kritiek. Er zijn namelijk ook nadelen aan deze manier van werken aan te wijzen, namelijk deze:

1. Voor sommige werknemers lopen werk en privé door elkaar. Dit zorgt vaak juist voor stress.
2. Digitalisering is een heel belangrijke factor in het HNW-proces. Maar juist door digitalisering kunnen banen verdwijnen. Ook dit kan bij werknemers angst, zorgen en stress opleveren.
3. Je loopt het risico dat er minder persoonlijk contact tussen werknemers plaatsvindt. Sommigen missen misschien het 'gesprekje bij het koffiezetapparaat'. Anderen dreigen zichzelf misschien te isoleren. De betrokkenheid voor je bedrijf slinkt zo.
4. Je hebt als werkgever minder controle op wat je werknemers doen. Voor sommige leidinggevenden is dat lastig te verteren: ze hebben moeite met werknemers vertrouwen en proberen alsnog de touwtjes strak in handen te nemen. Hiermee werken ze eigenlijk het hele principe van HNW tegen: je stuit dan alsnog op allerlei problemen.
5. Werknemers kunnen het gevoel krijgen dat ze altijd beschikbaar moeten zijn. Als ze niet uitkijken, dan vervaagt de grens tussen werk en privé ook snel. Bovendien kunnen sommige werknemers het gevoel krijgen dat ze 'alles moeten kunnen', juist vanwege de nadruk op eigen verantwoordelijkheid.
6. HNW kan een doel op zich worden, zeker als het je alleen gebruikt om kosten te besparen. Terwijl de nadruk ligt juist op het slimmer en flexibeler organiseren van werk en groepsbinding om de beste resultaten te behalen. Zorg er dus voor dat je, naast de werkresultaten, nooit de sociale aspecten uit het oog verliest!