Wat is een Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)?

Wat is een MTO en wat is het doel?

Als bedrijf of organisatie wil je voortdurend verbeteringen aanbrengen, want verbetering betekent groei. Maar om verbeteringen te realiseren, moet je wel weten waar je medewerkers tegenaan lopen. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) helpt je om daar inzicht in te krijgen.

Hoe werkt een MTO?

Een MTO bestaat uit een vragenlijst voor je medewerkers, een enquete dus. Deze enquetes verstrek je op regelmatige basis. Hoe vaak? Dit is afhankelijk van hoe vaak je het zelf nodig acht. De antwoorden van de medewerkers gebruik je om verbeterplannen op te stellen en uit te voeren.

Hoe vaak voer je een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit?

Zo vaak als het moet en minstens een keer per jaar. Een MTO is namelijk bedoeld om continu verbeteringen aan te brengen in producten, diensten en (werk)processen. Het onderzoek past dus ook zeker bij bedrijven en organisaties die innoverend en dus ook concurrerend willen opereren.

Welke algemene stappen horen bij een MTO?

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitvoeren is een proces van vier stappen:

1. Je bedenkt eerst welke medewerkers je een enquete wilt aanbieden. De vragenlijst stuur je alleen naar bepaalde afdelingen of naar het hele bedrijf.
2. Je bedenkt de meest relevante vragen om verbeterpunten aan het licht te brengen. Deze vragen plaats je in de enquete.
3. Je kiest de juiste meetinstrumenten. Die moeten je in staat stellen om zo snel mogelijk heldere analyses te maken van de verzamelde gegevens. Denk eraan dat je voor hoogwaardige analyse- en rapportagetools kiest: je krijgt namelijk honderden tot duizenden onderzoeksgegevens binnen en die moet je goed kunnen ordenen en verklaren!
4. Je voert het onderzoek uit. Uit de resultaten bepaal je concrete actiepunten om je werknemers aan te bieden wat ze nodig hebben om tevredener, gemotiveerder en productiever te worden.

Wat meet je in een MTO?

Zoals gezegd: je meet de mate van de tevredenheid van je medewerkers. Maar deze tevredenheid kan over allerlei aspecten van een bedrijf of organisatie gaan. Denk bijvoorbeeld aan:

1. De missie en de bedrijfscultuur.
2. De beleving van de eigen werkzaamheden.
3. De verdeling van de werklast.
4. De secundaire arbeidsvoorwaarden.
5. De communicatie binnen het bedrijf of de organisatie.
6. De samenwerking tussen collega's en leidinggevenden.
7. De ondersteuning door HR-medewerkers en leidinggevenden (op materieel en niet-materieel gebied)
8. De mate van waardering die de werknemer ervaart.
9. De groei- en promotiekansen binnen het bedrijf.

Een MTO past bij bedrijven die innoverend en dus concurrerend willen opereren.

Welke vragen zet je in een MTO?

De vragen in je MTO moeten dus aan het licht brengen wat een medewerker van het werk en van het bedrijf vindt. Maar welke vragen stel je precies? Dit verschilt vaak per MTO, want elk bedrijf is anders en heeft dus andere visies en doelstellingen.

Waar let je dan vooral op?

Zorg er in de eerste plaats voor dat je enquete niet te lang is. Belangrijk is ook dat je vragen kort, helder, meetbaar en ondubbelzinnig zijn. Je voorkomt zo dat deelnemers vage antwoorden geven of zelfs helemaal afhaken van de enquete. Sterker, je kunt kiezen uit allerlei manieren om vragen op te stellen. Denk aan:

• Dit zijn vragen waarbij medewerkers een ervaring, stelling of onderwerp een cijfer moeten geven.
• Bijvoorbeeld: Wat vind je van de werkdruk? (Schaal 0 tot 10, waarbij cijfer 0 staat voor 'helemaal niet zwaar' en 10 staat voor 'heel zwaar').

• Dit zijn vragen waarbij medewerkers uit meerdere antwoorden kunnen kiezen.
• Bijvoorbeeld: Hoe vaak wil je de nieuwsbrief van het bedrijf ontvangen?
• Antwoorden: Eens per week/Eens per maand/Eens per kwartaal/Eens per jaar

• Dit zijn vragen waarop medewerkers een (uitgebreid) geschreven antwoord kunnen geven. Pas hier een beetje mee op, want dit soort informatie is door de uitgebreidheid en veelzijdigheid vaak lastig te ordenen en te analyseren.
• Bijvoorbeeld: Hoe tevreden ben je met je baan? Op deze vraag kun je veel soorten antwoorden verwachten. Veel verschillende aspecten van een baan kunnen namelijk in de antwoorden worden betrokken, zoals communicatie, werklast, verlofdagen of inrichting van de werkplek.

Hoe verstrek je het onderzoek aan je medewerkers?

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is, zoals je inmiddels weet, een soort enquete. Die kun je eenvoudig met een online link verspreiden. De medewerkers klikken zo snel door naar de vragenlijst. Vind je dit een goede manier? Zorg dan tegelijkertijd voor deze twee zaken:

1. Leid je medewerkers naar een goed beveiligde, online omgeving.
2. Voorzie de link altijd van een begeleidend bericht. Maak duidelijk dat het invullen van de vragenlijst niet verplicht is, maar dat het wel nuttig is om zaken te verbeteren. Wijs je werknemers dus gericht op de voordelen van de enquete.

Hoe gebruik je de gegevens uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek?

Door de vragenlijsten krijg je een (goed) beeld van de behoeften en verlangens van je werknemers. Wat motiveert ze? En wat niet? De volgende stap is om je beleid om al deze zaken af te stemmen. Maar hoe doe je dat? Bekijk deze algemene stappen en kies daaruit wat jou het meest gepast lijkt.

1. Deel de resultaten met je medewerkers

Organiseer een aparte vergadering en laat je medewerkers weten wat de resultaten van het onderzoek zijn. Zo weten je medewerkers dat ze gehoord zijn en dat je iets met de feedback gaat doen. Kondig ook ideeen voor actieplannen aan en nodig alvast medewerkers uit om hierin mee te denken.

2. Stel actieplannen op

Op basis van alle verzamelde gegevens stel je actieplannen op. Hierbij betrek je medewerkers die hieraan willen meewerken, inclusief de leidinggevenden. Eventueel vorm je 'actiegroepjes' die elk een taak krijgen om een plan uit te denken en alvast uit te testen. Heel belangrijk is dat het doel van een actieplan voor iedereen duidelijk is. Dit betekent dat je ook veel nadruk moet leggen op de voordelen van een plan om iedereen mee te krijgen.

3. Evalueer de actieplannen

Heb je bepaalde actieplannen getest? Zijn ze effectief gebleken, of juist niet? Tijdens de evaluatie ga je na wat je nog kunt verbeteren. Je kunt het plan daarna weer opnieuw testen.

4. Kondig de actieplannen aan

Zijn de plannen opgesteld en getest? En blijken ze effectief? Je kunt ze dan blijvend invoeren. Probeer echter niet halsoverkop een verandering in te voeren. Communiceer eerst duidelijk aan alle medewerkers wat er gaat gebeuren. Laat hen eerst wennen aan een bepaalde werkwijze of structuur en geef ze alle gelegenheid om vragen te stellen.

5. Blijf meten, evalueren en verbeteren

Plannen zijn er om verbeterd te worden. Blijf daarom de effecten van een plan meten met geschikte instrumenten. Blijf ook luisteren naar de verlangens en behoeften van je medewerkers, zodat je je plannen kunt blijven aanpassen. Houd het management tegelijkertijd ook scherp op de uitvoer, want het (blijven) coachen en motiveren van werknemers is minstens zo belangrijk als de uitvoer van een MTO!