Topteam Samenstellen? Doe het in 9 Stappen!

Stap 1. Bepaal het doel vanuit het bedrijf

Voordat je start met het samenstellen van een topteam, moet je eerst aan een goede basis werken. Kijk daarom eerst naar de missie en de visie van je bedrijf. Welke hoofddoelen ondersteunen deze missie en visie?

Formuleer uit alle hoofddoelen het hoofddoel voor je team. Wat wil je samen bereiken? Wat wil je gaan produceren, veranderen of verbeteren? Met een duidelijk en gezamenlijk doel voor ogen geef je richting aan het hele samenstellingsproces en aan het team dat uiteindelijk ontstaat.

Stap 2. Integreer twee belangrijke basisprincipes

Een gezamenlijk doel bepalen is de eerste stap. Maar om een goede basis te bestendigen moet je ook rekening houden met twee basisprincipes om een topteam samen te stellen. Sterker nog, zonder deze principes wordt het vrij lastig om functionerend team te realiseren:

1. Je moet doorlopend helder communiceren over de doelstellingen en de taken. Een onduidelijke communicatie kan tot misverstanden en zelfs conflicten leiden.
2. Je moet een omgeving van veiligheid creëren. Medewerkers en leidinggevenden moeten zich veilig voelen om hun ideeën te uiten en daarvoor moet, naast een veilige omgeving, ook sprake zijn van een sterk onderling vertrouwen. Zonder vertrouwen, geen topteams. Heb je geen topteam, dan zijn de uiteindelijke resultaten ook minder sterk.

Stap 3. Bepaal de grootte van je team

Het doel en de basisprincipes ken je inmiddels. Nu moet je de grootte van je team gaan bepalen. Meestal bepaalt de omvang en complexiteit van de opdracht hoeveel mensen je precies nodig hebt. Let alleen wel op deze twee valkuilen:

1. Met te veel mensen ben je extra tijd kwijt aan coördinatie en communicatie.
2. Met te weinig mensen belast je andere medewerkers te veel en dat leidt vaak tot verminderde kwaliteit. Je hebt ook geen back-ups als iemand door ziekte of vakantie uitvalt.

Belangrijk is ook dat je in deze fase weet wat voor soort medewerkers je wilt hebben. Bepaal dus meteen welke functies je aan het team toevoegt. Als je dit weet, kun je concreet medewerkers selecteren.

Stap 4. Kies de juiste teamleden

De juiste man of vrouw op de juiste plek zetten is fundamenteel als je wilt dat een team op zijn best werkt. Maar wie is de juiste man of vrouw? Dit kan een interne of externe medewerker (zoals een freelancer zijn). Heb je iemand op het oog? Let dan sowieso op deze zaken:

Persoonlijkheid

Te veel introverte personen in een team kan tot bewegingloosheid leiden. Te veel extraverte personen in een team kan leiden tot een onderlinge concurrentiestrijd. Kijk dus goed hoe iemand met zijn of haar persoonlijkheid in een team past en zorg voor een juiste mix aan persoonlijkheden. Een individuele DISC-test kan hierbij helpen.

Intentie en mindset

Het meest ideale teamlid is een medewerker die de intentie heeft om alles van zichzelf te geven in een project. Eventueel is deze persoon ook bereid om daarvoor de 9-tot-5-mentaliteit los te laten. Daarnaast is er sprake van een 'groei-mindset': hij of zij streeft naar continue zelfverbetering en staat dus ook open voor feedback.

Tegelijkertijd wil je ook graag dat een medewerker integer, betrouwbaar, actiegericht en resultaatgericht is. Met deze eigenschappen verzeker je je namelijk van een beter tot goed team.

Kennis en ervaring

Je hebt iemand nodig die kundig genoeg is om een bepaalde functie in het team te vervullen. Hoe kundig deze persoon moet zijn? Dit hangt af van wat je met het team wilt bereiken. Misschien is de opdracht heel complex en heb je daarvoor een zeer ervaren teamlid nodig. Je wilt misschien ook een minder ervaren persoon in het team zetten, zodat die (van anderen) kan leren en meegroeien.

Vaardigheden en competenties (talent)

Elke medewerker heeft zijn of haar eigen talenten, vaak in de vorm van vaardigheden en competenties. Al deze vaardigheden en competenties moeten goed tot zelfs perfect passen bij de functie waar je de medewerker op wilt inzetten.

Beschikbaarheid

Je moet erop kunnen vertrouwen dat een medewerker voldoende beschikbaar is om in een team te kunnen werken. Bekijk daarom per functie hoeveel tijd iemand nodig heeft om het werk uit te voeren en vraag medewerkers naar hun beschikbaarheid.

Je houdt de sfeer binnen het team in de gaten. Gaat iedereen vriendelijk en respectvol met elkaar om?

Stap 5. Kies de juiste teamleider

Een teamleider kan een team maken of breken. Kies daarom voor de meest geschikte 'captain' uit je poel van medewerkers. Houd hierbij rekening met de behoeften en het karakter van de medewerkers. Een teamleider moet namelijk bereid zijn om mensen te geven wat ze nodig hebben: van handige fysieke tool tot inspiratie, motivatie en ondersteuning.

Let ook goed op iemands leidinggevende stijl. Die moet namelijk goed passen bij de aard van het team. In een team waar medewerkers veel hulp nodig hebben, moet de teamleider enigszins controle houden en sturend bezig zijn. In een team waar medewerkers behoefte hebben aan autonomie (eigen werkzaamheden sturen en beheren), is het beter dat de teamleider zich vooral motiverend en ondersteunend opstelt.

Stap 6. Informeer je team over de doelen en de rollen

Je hebt de teamleden en de teamleider gekozen. Met hen ga je het hele proces verder afstemmen. Concreet komt dit op deze twee activiteiten neer:

1. Je legt het hoofddoel (en de subdoelen) nog eens duidelijk uit. Het moet voor iedereen glashelder zijn wat het gemeenschappelijke doel is van het team. Geef je team meteen ook de gelegenheid om vragen te stellen.
2. Je verdeelt de rollen en je maakt duidelijk welke verwachtingen je bij elke rol hebt. Hieruit ontstaan vaak concrete afspraken, bijvoorbeeld over de (vaste) taken, deadlines en contactmomenten. Specifieke en algemene verantwoordelijkheden moeten voor iedereen duidelijk zijn.

Stap 7. Zorg voor de juiste tools

Zonder de juiste software, hardware of machines kan een medewerker het werk niet goed uitvoeren. Zorg er daarom voor elke functie voor de juiste benodigdheden. Zorg tegelijkertijd ook voor tools die de voortgang van het team (de prestaties) meten: zo kan de teamleider een bepaalde koers bijsturen of aansturen.

Stap 8. Meet en bespreek de voortgang

Het team gaat aan de slag! Nu komt het er echt op aan: alle bovenstaande aanwijzingen breng je (als teamleider of met de teamleider) in de praktijk. En dat komt, samengevat, neer op deze acties:

1. Je meet de prestaties van het team (met de juiste tools).
2. Je inspireert, motiveert en ondersteunt het team regelmatig. Zorg ervoor dat ze krijgen wat ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
3. Je houdt de sfeer binnen het team in de gaten. Gaat iedereen vriendelijk en respectvol met elkaar om? Verloopt de samenwerking vlot?
4. Je bespreekt de prestaties van het team. Hiervoor organiseer je regelmatig teamvergaderingen, maar ook individuele gesprekken. Bespreek ook meteen eventuele verbetermogelijkheden.
5. Geef constructieve feedback. Wijs iemand op een vriendelijke manier hoe hij of zij iets kan verbeteren en geef ook duidelijk aan wat het doel daarvan is.

Presteert een medewerker (al langere tijd) niet naar behoren? Wees dan niet bang om afscheid van deze medewerker te nemen. Doe dit wel op tijd, want een niet functionerende medewerker kan het teamproces aardig verstoren.

Stap 9. Erken en beloon topteams

Als een medewerker of een heel team goed presteert, dan moet je dit erkennen. Je kunt, bijvoorbeeld, individuen of teams persoonlijk bedanken, complimenteren of feliciteren. Een andere optie is dat je een persoon of een team beloont, bijvoorbeeld met een geldelijke beloning (extra salaris of bonus) of een niet-geldelijke beloning (een gratis lunch, diner of bedrijfsuitje).

Waar je ook precies voor kiest: erken en beloon consequent en met regelmaat. Zo voorkom je onderlinge spanningen. Bedenk dat bedankjes en beloningen teamleden nog meer motiveren en aansporen tot nog meer en betere resultaten in de toekomst. Teamwork makes the dream work? Het is cliché, maar ook wel waar. En de basis hiervoor: die leg jij!