Motiverende Gespreksvoering (MGV): hoe pas je het toe?

Wat is motiverende gespreksvoering?

Als HR-medewerker of leidinggevende voer je vaak gesprekken met je medewerkers en dan met name over hun functioneren. Nu kan het zijn dat een medewerker een gedrag laat zien wat je niet wenselijk vindt voor op de werkvloer. Je kunt dan motiverende gespreksvoering toepassen. Dit is een coachingtechniek, speciaal gericht op verandering van gedrag.

Wat voor gedrag wil je veranderen? Een voorbeeld

Een medewerker kan allerlei soorten (ongewenst) gedrag vertonen. Een voorbeeld: een medewerker maakt rapporten en levert die telkens te laat in. Het doel van je motiverende gespreksvoering kan dus zijn dat deze medewerker voortaan wel op tijd de rapporten inlevert. Hier moet je op een coachende manier, en dus niet dwingend, op aansturen.

Wat is de essentie van motiverende gespreksvoering?

Je stelt de medewerker allerlei vragen en je reflecteert samen op de antwoorden. Je probeert je medewerker nergens van te overtuigen. Je oordeelt ook niet over de medewerker of over het gedrag. Je zorgt er met je vragen vooral voor dat de medewerker zelf tot het juiste antwoord komt.

Wat zijn de voordelen van motiverende gespreksvoering?

Het voordeel van deze techniek is dat je je medewerker zelf laat nadenken over gedrag. Een tweede voordeel is dat je bij deze medewerker ook de weerstand tegen verandering vermindert.

Hoe werk je effectief aan gedragsverandering? Let op deze vier kernwaarden!

In motiverende gespreksvoering zijn er vier kernwaarden. Die zorgen ervoor dat je medewerker het belang van gedragsverandering inziet.

1. Partnerschap

Jij staat niet boven je medewerker. Je medewerker staat ook niet boven jou. Jullie zijn gelijkwaardige gesprekspartners.
Werk wel eerst aan een goed vertrouwen onderling: dit is een belangrijke voorwaarde voor effectieve motiverende gespreksvoering en dus voor gedragsverandering! Wees zelf eerlijk, open, integer en duidelijk: de kans is dan groter dat je medewerker dit ook is tijdens het gesprek.

2. Acceptatie

Accepteer dat je medewerker keuzes kan maken waar je (soms) niet achter staat. Uiteindelijk bepaalt je medewerker zelf of die het eigen gedrag gaat veranderen.

3. Compassie

Stel je empathisch op als je in gesprek gaat met je medewerker. Door empathie krijg je meer inzicht en begrip voor de uitdagingen die bij gedragsverandering horen.

4. Ontlokken

Je stelt je medewerker allerlei vragen om tot nieuwe inzichten te komen over het oude gedrag en het nieuwe (wenselijke) gedrag. Je medewerker krijgt zo een springplank om gedrag actief te veranderen.

Aan de slag met motiverende gespreksvoering!

Motiverende gespreksvoering bestaat uit twee fasen.

Eerste fase

In de eerste fase richt je je op de ontwikkeling van de (intrinsieke) motivatie van je medewerker. Je onderzoekt dan of je medewerker wel écht wil veranderen. Is de motivatie laag, dan is het aan jou om die met de juiste vragen ‘op te krikken’. Hier komen verschillende gesprekstechnieken aan te pas.

Tweede fase

In de tweede fase pak je door op de motivatie van je medewerker. Je bepaalt dan samen concrete acties die de medewerker kan uitvoeren om het gedrag te veranderen. Tegelijkertijd bied je allerlei mogelijkheden om die acties te ondersteunen.

Fase 1

De volgende gesprekstechnieken horen bij fase 1. Ze helpen je om achter de mate van motivatie van je medewerker te komen. Ook helpen ze je medewerkers om zelf na te denken over de eigen motivatie en het eigen gedrag. Beschouw deze fase dus vooral als een verkenningsfase.

Stel de juiste (open) vragen

Als je je medewerker reflectieve vragen gaat stellen, dan kun je het beste open vragen stellen. Maar wat zijn (goede) open vragen? Ten eerste: ze zijn neutraal qua inhoud en bevatten jouw oordeel dus niet. Ten tweede: door het ontbreken van oordeel voelt je medewerker zich nergens toe gedwongen. Toch gaat de medewerker zelf nadenken over het eigen gedrag. Die komt dan zelf met argumenten om te starten met gedragsverandering.

Voorbeelden van open vragen zijn:

• ‘Welke voordelen zou het je opleveren als je rapporten op tijd inlevert?’
• ‘Wat vind je zelf het vervelendst als je een rapport te laat inlevert?’
• ‘Hoe denk je dat je werkplezier verbetert als je rapporten op tijd inlevert?’

Gebruik je toch beschuldigende vragen, zoals: ‘Waarom lever jij je rapporten nooit op tijd in’? De kans is dan groot dat je medewerker alleen maar in de ontkenning schiet. Je komt zo zeker niet verder.

Luister reflectief

Herhaal regelmatig wat je medewerker heeft gezegd. Zo weet hij of zij dat je goed luistert en dat je zijn of haar situatie goed probeert te begrijpen. Met andere woorden: je medewerker voelt zich gehoord.

Bevestig

Benoem wat goed gaat en geef je medewerker hiervoor gemeende complimenten. Zo is die eerder geneigd om door te zetten met gedragsverandering. Een voorbeeld van een compliment is: ‘Ondanks dat je rapporten te laat inlevert, vind ik dat je ontzettend goed bent met cijfers.’

Vat het gesprek samen

Vat het gesprek regelmatig samen, zowel tussendoor als op het einde. Zo houdt je medewerker goed overzicht op wat hij of zij zelf heeft gezegd. Door structuur in de gedachten aan te brengen, worden uitdagingen (en dus ook eventuele oplossingen) nog helderder.

Voorbeelden van een samenvatting zijn:

‘Je levert rapporten te laat in, omdat je van die andere afdeling ook veel werk krijgt.’
‘Dus als ik het goed begrijp, zorgen de tussendoorklusjes voor teveel afleiding?’

Lok verandertaal uit

Hoe weet je of een medewerker echt gemotiveerd is om een gedragsverandering in te zetten? Je luistert hiervoor goed naar hoe de medewerker iets vertelt. Je reflecteert dan samen op deze uitspraken. Het idee is om bij de medewerker taal uit te lokken die laat zien dat de medewerker gemotiveerd is om het gedrag te veranderen.
Maar, het kan ook zijn dat je medewerker het gedrag helemaal niet wil veranderen. En dat hij of zij daar bij blijft. Probeer dit te accepteren, ook al sta je er niet achter.

Fase 2

In deze fase werk je door op de motivatie van je medewerker om gedrag te veranderen. Je zet dan in op twee belangrijke stappen:

Stap 1.

Maak samen concrete afspraken over de acties die de medewerker kan uitvoeren om het gedrag te veranderen. Wijs je medewerker nog eens op zijn of haar eigen wensen en behoeften, zodat die ook echt gemotiveerd blijft om de stappen te gaan zetten.

Stap 2.

Vraag je medewerker ook hoe je bij de acties kunt helpen. Je hebt namelijk een coachende taak en dat betekent dat je ook de juiste ondersteuning biedt als je medewerker eenmaal een keuze heeft gemaakt. Blijf ook na het gesprek samenwerken om het gewenste gedrag (verder) te ontwikkelen en te ondersteunen.

Motiverende gespreksvoering: een korte achtergrond

Motiverende gespreksvoering is in 2002 ontwikkeld door Miller en Rollnick. Oorspronkelijk is deze gesprekstechniek bedoeld voor de verslavingszorg en de preventieve gezondheidszorg. Inmiddels wordt deze techniek ook als toepasselijk beschouwd voor situaties op de werkvloer. Gedrag beïnvloedt ten slotte prestaties!