Prestatie-Evaluatie (Beoordeling): hoe doe je dit?

Wat is een prestatie-evaluatie?

Een prestatie-evaluatie is een beoordeling van de prestaties van een individu, groep of organisatie. Bij voorkeur beoordeel je een persoon of een groep meerdere keren per jaar.

Wat doe je als je prestaties beoordeelt?

Je gaat de prestaties van medewerkers meten, analyseren en evalueren. De kernvraag is dan: dragen deze prestaties bij aan de doelstellingen van het bedrijf? Je toetst dus werkelijke prestaties aan de hand van verwachte prestaties.

Waarom voer je prestatie-evaluaties uit?

Prestatie-evaluaties uitvoeren kan om verschillende redenen. Dit zijn meteen ook voordelen.

1. Je weet welke feedback je jouw medewerkers moet geven.
2. Je weet zo ook wat je je medewerkers moet aanbieden om verbeteringen te maken.
3. Door feedback en de juiste tools help je je medewerkers zich te ontwikkelen in hun rol. Ze worden zich ook bewuster van (de verantwoordelijkheden van) hun rol.
4. Uit de verbeteringen volgen betere prestaties. Je bedrijf plukt hier uiteindelijk de vruchten van.
5. Je kunt ook betere beslissingen maken over promoties, overplaatsingen en functiebeëindigingen.

Algemene stappen in prestatie-evaluatie

Voor een prestatie-evaluatie bestaan veel verschillende methoden. In al deze methoden komen deze stappen terug:

1. Prestatiedoelen definiëren
2. Prestatiegegevens verzamelen
3. Prestatiegegevens analyseren
4. Feedback geven
5. Actieplannen maken om verbeteringen door te voeren

Prestatie-evaluatie: de meest voorkomende methoden

Wat zijn de meest voorkomende methoden in prestatie-evaluatie? Hier vind je een toelichting per methode.

1. Zelfevaluatie

Je medewerker beoordeelt zichzelf aan de hand van een vragenlijst. In deze lijst staan open vragen en/of meerkeuzevragen. Wat de medewerker van zijn eigen prestaties vindt, kun je eventueel toetsen aan de vragenlijst die de leidinggevende over de medewerker heeft opgesteld. Verschillen en overeenkomsten komen zo duidelijk aan het licht en die kun je later met de medewerker bespreken.

2. Beoordeling door collega’s (teambeoordeling)

Leden uit hetzelfde team beoordelen elkaar via een vragenlijst. In deze lijst kunnen ook open en gesloten vragen voorkomen. Ga echter nooit af op alleen teambeoordelingen. Vergelijk de antwoorden met de zelfevaluaties en met de beoordelingen van de leidinggevenden. Je komt zo tot een meer compleet beeld van het functioneren van een medewerker.

3. Beoordeling door manager(s) of leidinggevende(n)

Laat ook manager(s) of leidinggevende(n) beoordelingen over medewerker invullen. Natuurlijk zien zij al het een en ander op de werkvloer gebeuren. Maar met extra vragenlijsten of evaluatietemplates maak je het hen makkelijker om belangrijke gegevens over het functioneren van een medewerker te registreren.

4. 360 graden feedback

360 graden feedback houdt in dat iemand feedback krijgt van iedereen die bij zijn of haar werkproces betrokken is. De werknemer krijgt dus feedback van collega’s, klanten, leidinggevenden en/of stakeholders. Uit zo’n 360-graden-feedback-ronde ontstaat een breed beeld over het functioneren van de medewerker.

Welke formulieren gebruik je voor prestatiebeoordelingen?

Prestatiebeoordelingen worden meestal gemeten met vragenlijsten en/of enquêtes. Maar je kijkt natuurlijk ook naar - eventueel door technische tools gemeten - prestatie-indicatoren. Het gaat dan bijvoorbeeld om de harde verkoopcijfers van een product of dienst. Dit soort cijfers zeggen namelijk ook iets over de inzet en de betrokkenheid van je medewerkers.

Kies voor betrouwbare vragenlijsten
Als je een vragenlijst gebruikt, dan is het heel belangrijk dat je daaruit betrouwbare data kan halen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat er een goede beoordelingsschaal op staat, zoals de Likertschaal. In deze schaal staan numerieke waarden (van 0 tot 10) of tekstwaarden (van ‘slecht’ tot ‘uitstekend’). Met deze waarden kun je gedrag, expertise en vaardigheden (beter) evalueren.

Twijfel je of je zelf vragenlijsten moet opstellen? Kies dan voor formulieren die al bewezen effectief zijn. Vaak gaat dit om standaard templates. Een extra voordeel aan het gebruik van templates is dat je een beoordelingsproces efficiënter kunt organiseren en sneller kunt laten verlopen.

Welke zaken beoordeel je in een prestatie-evaluatie?

In een prestatie-evaluatie kun je meten wat je wilt. Onderstaande lijst is vooral bedoeld om je een idee te geven van wat je zoal kunt meten.

1. Aanwezigheid - Hoe vaak is een werknemer aanwezig? En als die vaak afwezig is, wat is dan de reden?
2. Aanpassingsvermogen - Hoe past een werknemer zich aan de werkomgeving aan? En hoe past die zich aan bij veranderende omstandigheden?
3. Attitude - Hoe stelt de medewerker zich op in het algemeen? Heeft hij of zij een positieve attitude? En weet hij of zij ook in uitdagende omstandigheden deze positieve houding te behouden? En hoe reageert de medewerker op (opbouwende) kritiek?
4. Communicatie - Hoe communiceert een medewerker met collega’s en leidinggevenden? In hoeverre is deze communicatie effectief?
5. Initiatief - In hoeverre toont een medewerker initiatief? Is die (vaak) bereid om nieuwe taken en verantwoordelijkheden aan te nemen zonder dat iemand hierom vraagt?
6. Kwaliteit van het werk - In hoeverre levert een medewerker kwaliteit af in het werk? Voldoet deze kwaliteit aan de gestelde normen en is die consistent? En hoe toegewijd is de medewerker om kwaliteit af te leveren?
7. Klantenservice - Hoe communiceert een medewerker met klanten? Hoe kwalitatief is de service naar de klanten toe? Om hoeveel goed geholpen klanten gaat het?
8. Leiderschap - In hoeverre is de medewerker bereid om verantwoordelijkheid op zich te nemen? En is de medewerker voldoende proactief om de juiste tools of feedback op te zoeken om de kwaliteit van het werk te verbeteren?
9. Productiviteit - Haalt de medewerker de deadlines of targets? Voert hij of zij de taken voldoende efficiënt uit?
10. Probleemoplossend vermogen - Is de medewerker in staat om problemen (tijdig) te herkennen? En weet de medewerker hoe deze problemen opgelost kunnen worden?
11. Teamwork - In hoeverre kan de medewerker goed samenwerken met anderen? Helpt hij of zij graag anderen of deelt hij of zij graag eigen kennis? Is hij of zij flexibel ook genoeg om een mening bij te stellen als dat moet? En hoe draagt hij of zij ten slotte bij aan de groepsresultaten?

Do’s in prestatie-evaluatie

Wat is aan te raden als je aan de slag gaat met prestatiebeoordelingen?

1. Leg prestatiedoelen duidelijk uit. Elke medewerker moet precies weten wat je van hem of haar verwacht.
2. Gebruik betrouwbare tools om objectieve metingen te verrichten.
3. Geef regelmatig feedback. Zo blijven je medewerkers op koers.
4. De argumenten ter verbetering zijn altijd feitelijk en goed onderbouwd.
5. Zorg voor de juiste middelen voor je medewerkers om zich te ontwikkelen.
6. Erken en beloon medewerkers die goed presteren. Zo blijven ze gemotiveerd.

Dont’s in prestatie-evaluatie

Wat moet je vooral niet doen als je prestaties beoordeelt?

1. Je laat je leiden door een persoonlijke mening of vooroordeel over een medewerker.
2. Je vergelijkt medewerkers met elkaar. Door dit te doen, zorg je voor spanningen
3. Je feedback alleen op negatieve prestaties. Je zet goede prestaties daardoor in de schaduw.
4. Je doet onrealistische beloftes over promoties of bonussen op basis van de prestaties.
5. Je geeft maar één keer per jaar feedback. Tijdig op zaken bijsturen wordt zo wel heel uitdagend voor je.