De Eigenschappen van een Bureaucratische Bedrijfscultuur

Wat is een bureaucratische bedrijfscultuur?
In een bureaucratische bedrijfscultuur hechten medewerkers veel waarde aan strikte regels en procedures. Bureaucratie gaat zelfs boven de mens. Deze bedrijfscultuur behoort dan ook tot de meest traditionele, en dus ook tot de minst flexibele, organisatieculturen.

Andere namen voor een bureaucratische bedrijfscultuur

• Rolcultuur (uit het model van Charles Handy)
• Hiërarchische bedrijfscultuur (uit het Competing Values Framework)

Waar vind je een bureaucratische organisatiecultuur?

Een bureaucratische organisatiecultuur vind je vooral in grote organisaties, dus in bedrijven waar veel mensen werken, zoals overheidsinstanties. Het idee is namelijk dat je grote aantallen medewerkers efficiënt kunt sturen als je strikte orde schept. En daar horen deze drie kernwaarden bij:

• Stabiliteit
• Consistentie
• Voorspelbaarheid

Eigenschappen van een bureaucratische organisatiecultuur

Hoe komen de drie kernwaarden van een bureaucratische organisatiecultuur terug in de structuur en de werkzaamheden van een bedrijf? Je ziet het in deze eigenschappen van de cultuur.

Duidelijke hiërarchie

In een bureaucratisch bedrijf zie je duidelijk hiërarchie. Eén directeur of bestuurder staat aan de top en heeft de meeste macht. Daaronder staan de managers of leidinggevenden van diverse afdelingen. Zij verantwoorden zich aan de directeur of bestuurder én ze beslissen op hun beurt voor de medewerkers die zij aansturen.

Duidelijke rolverdeling

Uit hiërarchie ontstaat ook een duidelijke rolverdeling. De rollen en functiebeschrijvingen zijn zelfs geformaliseerd. Elke medewerker weet daarom wat zijn of haar functie is en welke taken precies bij deze functie horen.

Duidelijke verantwoording van taken

Elke medewerker weet bij wie hij of zij verantwoording moet afleggen. In een hiërarchiecultuur is dat altijd bij een hoger geplaatste medewerker, ofwel een leidinggevende. Het voordeel hiervan is dat er zo geen verwarring kan ontstaan over de verantwoordelijkheden.

Top-down besluitvorming

Besluiten worden uitsluitend genomen door de leiding (top-down). Medewerkers onder een leidinggevende hebben geen inspraak in deze besluiten en moeten in principe gewoon doen wat er gevraagd wordt.

Strikte regels en procedures

Iedereen werkt volgens vastgelegde regels en protocollen. Vandaar ook de term ‘bureaucratie’. Het voordeel van vaste procedures is dat je zo voor producten of diensten van consistente kwaliteit zorgt. HR-medewerkers weten zo ook precies aan welke eisen sollicitanten moeten voldoen.

Meritocratisch

Een bureaucratische organisatie beloont haar medewerkers op basis van talent, inspanning en prestatie, niet op basis van persoonlijke relaties en vriendjespolitiek. Medewerkers worden dus op een eerlijke wijze beloond en dat kan leiden tot meer werknemerstevredenheid. Bovendien kunnen medewerkers zelf zo ook relatief eenvoudig voorspellen of ze ergens voor beloond gaan worden.

Formele communicatie

Medewerkers benaderen elkaar zakelijk. De toon waarop men elkaar aanspreekt, is dus (heel) formeel. Het voordeel hiervan is dat iedereen gelijk behandeld wordt. Het nadeel is dat een medewerker zich door de onpersoonlijke toon eerder een ‘nummer’ dan een mens kan gaan voelen.

Wat zijn de valkuilen van een bureaucratische bedrijfscultuur?

Een bureaucratische cultuur kan door de strikte opvolging van regels de eigen groei tegenwerken. Let daarom ook op deze valkuilen:

1. Beperkte innovatie - Het strikt opvolgen van regels en instructies beperkt de mogelijkheden om innovatief te werken. Medewerkers krijgen immers geen vrijheid om hun eigen ideeën uit te werken. Op deze manier kan een bedrijf dus ook niet (snel) inspelen op marktveranderingen.
2. Trage besluitvorming - Een besluit nemen gaat niet snel als dit besluit eerst moet worden goedgekeurd door verschillende leidinggevenden en/of afdelingen. Het nadeel van trage besluitvorming is dat je dan ook niet op tijd kunt ageren op kansen of problemen.
3. Inefficiënte communicatie - Een boodschap moet vaak door verschillende lagen van de organisatie heen. Je loopt dan het risico dat deze boodschap ‘onderweg’ vertraagd of verwrongen wordt. Dit kan leiden tot fouten en misverstanden tussen werknemers of in werkprocessen.
4. Potentieel machtsmisbruik - Alle macht zit in de top van de organisatie. Dit kan leiden tot machtsmisbruik door hoger geplaatste werknemers en dat kan weer leiden tot een angstcultuur. Medewerkers durven dan niet gauw zelf besluiten te nemen of voorstellen te doen.
5. Te veel administratie - In een bureaucratische omgeving ben je veel tijd kwijt met papierwerk. Alle regels, instructies en processen moet je namelijk op schrift stellen voor individuele medewerkers en afdelingen.

Wat is het tegenovergestelde van een bureaucratische cultuur?

Het tegenovergestelde van een bureaucratische bedrijfscultuur is een flexibele cultuur, zoals een adhocratiecultuur. Flexibele culturen zijn innovatiever, want ze passen zich beter aan (markt)veranderingen aan dan bureaucratische ofwel hiërarchische culturen. Dit komt volgens experts omdat medewerkers in flexibele culturen agile werken en Lean Management omarmen.
Overigens wil dit niet zeggen dat bureaucratische organisaties helemaal niet met veranderingen kunnen meebewegen. Het gaat namelijk altijd om een balans tussen rigiditeit en flexibiliteit. Ten slotte kunnen ook vaste regeltjes worden aangepast als dit nodig is voor (het voortbestaan) van het bedrijf.