Hoe bereken je de Cost per Hire?

Met Cost per Hire (CpH) bedoelen we het bedrag dat je als organisatie kwijt bent aan de invulling van één vacature. Het is belangrijk om deze kosten in kaart te brengen. Hoe meer kennis je van je kosten hebt, hoe beter je kunt budgetteren. En betaal je significant meer dan gemiddeld? Dan is dat een indicator dat je het wervings- en selectieproces nog eens moet bekijken. Hoe staat het met jouw CpH?

De gemiddelde Cost per Hire

Voordat je kunt bepalen of je veel of weinig uitgeeft aan recruitment, moet je weten wat een ‘normaal’ bedrag is. Uit onderzoek van Intelligence Group, Compagnon, de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie en Werf&, blijkt dat de gemiddelde Cost per Hire in 2021 op 3818 euro lag.

Je kunt hier natuurlijk (flink) boven of onder zitten. Een bedrijf dat de recruitment uitbesteed is logischerwijs meer geld kwijt dan een bedrijf dat alles in-house doet. En het invullen van een specialistische rol is nu eenmaal duurder dan een eenvoudiger functie.

Daarnaast is het zo dat een bedrijf dat weinig geld uitgeeft niet per definitie de beste keuzes maakt. Bedrijven die snel de knoop doorhakken, zijn doorgaans minder geld kwijt. Maar het nadeel kan zijn dat je sneller een mismatch te pakken hebt. In het ergste geval moet je opnieuw op zoek en ben je uiteindelijk duurder uit. We bedoelen vooral te zeggen: staar je niet blind op de gemiddelde CpH.

Zo maak je de berekening

Wil je weten hoeveel jij kwijt bent aan het aannemen van medewerkers? De berekening van de Cost per Hire is heel eenvoudig. Je telt eerst de externe- en interne recruitmentkosten van een bepaalde periode bij elkaar op. De interne kosten zijn alle kosten die je in-house gemaakt hebt. Externe kosten zijn bijvoorbeeld het inhuren van een recruitmentbureau, maar ook het laten maken van promotiemateriaal bijvoorbeeld. We gaan straks nog dieper op deze kosten in.

Daarna deel je de kosten door het aantal aangenomen werknemers dat je in die periode hebt aangenomen. Het getal dat hieruit komt, is je Cost per Hire. Het best kies je een duidelijk afgebakende periode, bijvoorbeeld een kalenderjaar.

Bijvoorbeeld:
Interne kosten: 3000.
Externe kosten: 6000.
Opgeteld: 9000.
Aantal aangenomen werknemers: 2
CpH: 9000/2 = 4500.

Onderdelen van de CpH-berekening

Hoe kom je aan de getallen bij de interne- externe recruitmentkosten? Daarvoor moet je weten waar ze precies uit bestaan.

Interne kosten

De interne kosten zijn alle kosten die je in-house uitgeeft aan werving en selectie. Bijvoorbeeld:

• Salarissen van hr- en/of recruitmentmedewerkers.
• Bonussen voor het aanbrengen van geschikte kandidaten.
• Materiaalgebruik, zoals laptops, softwareprogramma’s en telefoons.
• Kantoorkosten van het recruitmentteam.
• Etc.

Externe kosten

De externe kosten zijn alle kosten die je maakt bij andere bedrijven om talent te werven.

• Het plaatsen van online vacatures.
• Recruitmentfees die je aan headhunters en recruitmentbedrijven betaalt.
• Marketing- en reclamekosten. Denk aan billboards, advertenties op sociale media, etc.
• Assesments die kandidaten afleggen tijdens de sollicitatie.
• De kosten die je kwijt bent aan Employer Branding.
• Etc.

Aantal aangenomen medewerkers

Dit onderdeel klinkt makkelijker dan hij is. Je moet namelijk kiezen wie je als nieuwe hire ziet en wie niet. Je mag zelf weten welke keuze je maakt, als je maar consistent bent. Anders gooi je je data in de war. Wees je er ook van bewust dat ieder bedrijf andere keuzes maakt. Ook dat heeft invloed op de gemiddelde CpH. Dat maakt een op een vergelijken zo lastig.

Nieuwe hire of niet:

• Neem je mensen die in de proeftijd vertrekken wel mee of niet?
• Neem je mensen die van een tijdelijke positie naar een permanente positie gingen wel of niet mee?
• Wat doe je met mensen die bij je bedrijf op de loonlijst zijn gekomen vanwege een fusie?
• Etc.

Waarom is de Cost per Hire belangrijk?

Zoals we in het begin al aanstipten, is inzicht verkrijgen in de Cost per Hire belangrijk als je bezig bent met de budgettering. Stel dat je nu al weet dat je komend jaar meerdere mensen moet aannemen, is het wel zo handig dat je weet hoeveel dat ongeveer gaat kosten. En als je een hoog verloop hebt, kan het geen kwaad om deze kosten nog eens onder de loep te nemen. Natuurlijk wil je het hoge verloop terugdringen, maar de CpH verlagen scheelt ook in de kosten.

Als je de CpH al meerdere jaren bijhoudt, kun je trends waarnemen. Waar gaan de meeste kosten inzitten? Is dat logisch? Of valt er wel iets te snijden? Waar zou je meer aan willen besteden? Staan de gemaakte kosten in verhouding tot de kwaliteit? Wie weet is het mogelijk om aan kostenbesparing te doen. Of de kosten anders te verdelen.