Hoe kan je het Wervingsproces automatiseren met een ATS?

Een Applicant Tracking System is daarnaast heel goed geschikt om de Candidate Experience bij kandidaten te verbeteren. Het ATS levert wat dat betreft voordelen op voor jou als werkgever én voor de kandidaat die solliciteert. Wij leggen je uit hoe je het wervingsproces automatiseert met een ATS.

Wat is een Applicant Tracking System (ATS)?

Het Applicant Tracking System is geavanceerde software, ontworpen om de werving en selectie door bedrijven te automatiseren. Het ATS vereenvoudigt het beheer van kandidaten, maakt het makkelijker om sollicitaties (op) te volgen en verbetert de algehele efficiëntie.

Functionaliteiten van een ATS

Denk je aan een ATS om het wervingsproces te automatiseren? Dan zijn dit een aantal belangrijke functionaliteiten:

• Vacaturebeheer
  Creëer, publiceer én beheer vacatures op verschillende jobboards en carrièresites, gewoon vanuit één centraal systeem. Het ATS automatiseert vacaturebeheer, zodat je vanuit één plek het volledige overzicht houdt.
• Kandidatenbeheer
  Sla eenvoudig kandidaatsprofielen op en organiseer ze in een logische structuur. Bovendien verzamel je daarbij zowel de cv’s als de sollicitatieformulieren die kandidaten insturen als ze solliciteren.
• Screening en selectie
  Automatiseer de screening en selectie, bijvoorbeeld met een voorselectie. Stel daarvoor specifieke criteria in, zoals bepaalde vaardigheden, ervaring of een relevante opleiding voor kandidaten.
• Communicatie
  Communiceer geautomatiseerd, bijvoorbeeld via e-mail en SMS. Plan bovendien de sollicitatiegesprekken met kandidaten in en stuur updates of herinneringen over de locatie en de tijd.
• Rapportage en analyse
  Genereer rapportages en analyses, die inzicht geven in de effectiviteit van het wervingsproces. Maak inzichtelijk waar het efficiënter of beter kan, zodat je het proces steeds verder kunt automatiseren.

Welke ATS-systemen zijn er?

Als je het wervingsproces wilt automatiseren met een Applicant Tracking System heb je daarvoor allerlei opties. Er zijn bijvoorbeeld ATS-systemen voor:

• Kleine en middelgrote bedrijven (MKB)
  Het ATS voor het MKB is vooral betaalbaar en zit eenvoudiger in elkaar. Met name de basisfunctionaliteiten voor vacaturebeheer en kandidatenbeheer krijgen over het algemeen veel aandacht. Je kunt denken aan systemen zoals Workable en Breezy HR.
• Grote bedrijven en multinationals
  Het ATS voor grote(re) organisaties bevat bijvoorbeeld uitgebreide rapportages, AI-gestuurde zoekfuncties en integraties met allerlei andere systemen. Je kunt denken aan systemen zoals Taleo, Greenhouse en het Nederlandse Ubeeo.
• Sectorspecifieke bedrijven
  Sommige ATS-oplossingen zijn specifiek geschikt voor bepaalde branches of sectoren. Dat geldt bijvoorbeeld voor de gezondheidszorg, de technische sector en de retail, waarin vaak specifieke behoeften gelden. Geschikte ATS-systemen zijn bijvoorbeeld HealthStream voor de gezondheidszorg en Bullhorn voor uitzendbureaus.

Daarnaast heb je de keuze uit cloud-based ATS-systemen en on-premise systemen. Een ATS in de cloud biedt meer flexibiliteit en schaalbaarheid. Bovendien hoef je geen grote investering vooraf te doen. Een on-premise-systeem vereist installatie op de bedrijfsservers, maar biedt vervolgens meer controle. Houd er wel rekening mee dat je in dat geval ook zelf verantwoordelijk bent voor het onderhoud. Cloudsystemen winnen daardoor snel aan populariteit.

Voordelen: voor werkgevers en kandidaten

Automatiseer je het wervingsproces met een ATS? Dat levert voordelen op, zowel voor werkgevers als voor kandidaten. We zetten de belangrijkste voordelen op een rij.

Voordelen voor werkgevers

• Efficiënter werven
  Dankzij een ATS kun je veel efficiënter werven. Je hoeft er minder tijd en moeite in te steken om vacatures en kandidaten te beheren. Daardoor kun je vacatures sneller publiceren, meer sollicitaties verwerken en kandidaten eenvoudiger volgen. Je profiteert bijvoorbeeld van automatische herinneringen, gepersonaliseerde e-mails en workflows met een betere structuur.
• Makkelijker kandidatenbeheer
  Het opslaan, zoeken en matchen van kandidaatsprofielen is een stuk makkelijker met een ATS. Bovendien kun je eenvoudig kandidaatsgegevens invoeren, die doorzoekbaar maken met filters en kandidaten koppelen aan de juiste vacatures. Geavanceerde systemen bieden AI-mogelijkheden, zodat je de beste kandidaten voor een vacature werft.
• Betere compliance
  Dankzij het Applicant Tracking System kun je geautomatiseerd voldoen aan belangrijke wet- en regelgeving. Je kunt bijvoorbeeld automatisch de vereiste documentatie bijhouden of rapportages genereren. Vooral op het gebied van privacy scheelt dit veel werk, omdat je AVG- en GDPR-compliant bent.
• Soepele integraties
  Ten slotte biedt een ATS allerlei mogelijkheden tot integraties. Je kunt denken aan integraties of koppelingen met CRM-software of HRM-tools. Daardoor wissel je veel makkelijker gegevens uit. Ook kun je integraties met e-mail, kalenders en andere communicatietools gebruiken. Zo kost de werving je dankzij de automatisering veel minder werk.

Voordelen voor kandidaten

• Betere communicatie
  Kandidaten profiteren dankzij de automatisering met een ATS van veel betere communicatie. Het is steeds duidelijk wat er moet gebeuren en wat een kandidaat kan verwachten. Bovendien blijven kandidaten veel beter op de hoogte van de status van hun sollicitatie, bijvoorbeeld dankzij een automatische ontvangstbevestiging en een uitnodiging voor het sollicitatiegesprek.
• Fijne sollicitatie-ervaring
  De soepele processen tijdens sollicitaties dragen bij aan een betere sollicitatie-ervaring. Binnen ATS-systemen gaat het om de Candidate Experience, om kandidaten de best mogelijke ervaring te bieden. Onder andere automatische updates en reminders dragen daaraan bij, net als geautomatiseerde en gepersonaliseerde e-mails met meer informatie of belangrijke vragen.
• Goed beeld van het werkgeversmerk
  Ten slotte krijgen kandidaten dankzij het ATS een veel beter beeld van het werkgeversmerk. De professionele en gestructureerde aanpak van het proces laat zien hoe het eraan toe gaat en wat een kandidaat van de werkgever kan verwachten. Het is makkelijker om vragen te stellen en het voorkomt onduidelijkheid, waardoor de motivatie toeneemt om met de sollicitatie door te gaan.

Automatiseren met een ATS: het wervingsproces van de toekomst

De automatisering van het wervingsproces met een ATS staat eigenlijk pas in de kinderschoenen. De verwachting is dat dit de komende jaren een verdere vlucht zal nemen, met voordelen voor zowel werkgevers als de kandidaten.

Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

• Verdere mobiele optimalisatie
  Steeds meer kandidaten solliciteren (vooral) mobiel, dus dat moet perfect werken.
• Integraties met social media
  Dankzij integraties wordt het makkelijker om potentiële kandidaten te bereiken.
• AI-screening en -selectie
  AI helpt de beste kandidaten voor te stellen, zodat je minder uitzoekwerk hebt.
• Chatbots en virtuele assistenten
  Chatbots helpen kandidaten door het sollicitatieproces, met antwoorden en updates.
• Bias-reductie
  Door onbewuste vooroordelen te vermijden ontstaat er een inclusiever wervingsproces.

Vraag aanbieders van de ATS-systemen naar hun visie op deze trends. Of naar hun ervaringen daarmee en de wijze waarop ze die al implementeren. Zo krijg je een goed beeld van een toekomstbestendig Applicant Tracking System, om het wervingsproces te automatiseren.