Tips voor een creatieve Onboarding

Een goed begin is het halve werk en dat geldt zeker voor nieuwe medewerkers. De eerste weken bij een nieuwe baan zijn namelijk bepalend. Een nieuwe collega goed inwerken helpt dat gevoel van betrokkenheid te vergroten.

Er zijn een paar best practices die je kunt toepassen om dat gevoel aan te wakkeren.

Wat is onboarding?

Onboarding is het proces waarin je een nieuwe werknemer wegwijs maakt in je organisatie. Dat inwerken begint eigenlijk al voor de eerste werkdag. Denk bijvoorbeeld aan kennismaking met het team, uitleg over de bedrijfscultuur en werkwijze, of praktische zaken zoals systemen en verwachtingen over de functie. Een goede onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom en zeker voelen.

Onboarding is zelf in te vullen door jou als werkgever. Het hele proces bestaat meestal uit vijf fases. De inhoud van iedere stap is afhankelijk van de organisatie, de kandidaat en het werk.

Waarom onboarding belangrijk is

Een onboarding is de basis van een goede werkrelatie. Uit onderzoek blijkt dat nieuwe medewerkers die goed worden ingewerkt ook sneller productief zijn en minder vaak uitvallen door ziekte of andere omstandigheden. Bovendien zorgt een fijne start voor meer werkplezier. Dat werkt door in je hele team en organisatie.

Onboarding: best practices

Iedere onboarding is dus anders en je kunt het programma invullen naar eigen wens. Er zijn wel een aantal tips (lees: best practices) waar je van kunt leren bij het invullen van jouw onboarding. Daarnaast zijn er een paar manieren om onboarding creatief te maken zodat je nieuwe medewerkers ook ambassadeurs van je organisatie worden.

Tip 1: Zorg voor een pre-boarding

Start nog voor de eerste werkdag met het onboardingproces. Stuur een welkomstmail of een presentje naar de nieuwe medewerker, bijvoorbeeld een kaartje namens het team. Zorg ook dat al het papierwerk geregeld is voor de eerste dag en dat inloggegevens, een bureau en een laptop klaar staan. Dit zorgt er niet alleen voor dat iemand zich welkom voelt, maar geeft ook de indruk dat er ruimte is voor een rustige start.

Tip 2: Vier de komst van de nieuwe medewerker

Een leuk welkomstcadeau op het bureau, een gezamenlijke lunch of een leuke rondleiding door het kantoor zijn goede manieren om de komst van een nieuwe medewerker te vieren. Zorg dat de nieuwe medewerker zich gewenst voelt. Met een gezellige eerste dag geef je de medewerker ook het gevoel dat hij niet gelijk in het diepe gegooid wordt en dat er ruimte is voor een leerproces in plaats van dat er direct hoge productiviteit verwacht wordt.

Tip 3: Geef nieuwe medewerkers een buddy

Koppel elke nieuwe medewerker aan een 'buddy': een collega die al langer bij je organisatie werkt. Deze persoon is het aanspreekpunt voor vragen en problemen. Het is ook gewoon iemand om mee te lunchen op de eerste dag. Een buddy verlaagt de drempel om hulp te vragen en zorgt voor snellere integratie in het team.

Tip 4: Plan leuke activiteiten

Nieuwe medewerkers voelen zich vaak nog een eenling in die eerste week. Zorg voor leuke groepsactiviteiten met het team. Zo maak je het makkelijker voor het team om de nieuwe medewerker te leren kennen. Het zorgt er ook voor dat nieuwe medewerkers de verschillende rollen en afdelingen in de organisatie leren begrijpen.

Tip 5: Laat het 'waarom' van je organisatie zien

Laat zien waar je organisatie voor staat. Waarom doen jullie wat jullie doen? Koppel je nieuwe medewerkers aan klanten, laat ze meekijken bij een project of nodig iemand van het MT uit voor een informele lunch. Dat vergroot het gevoel van zinvol werk en maakt iemands plek in de organisatie duidelijk.

Tip 6: Gebruik video of storytelling

Laat collega's of afdelingen zichzelf voorstellen via video's. Geef een virtuele rondleiding door het kantoor. Je kunt ook een animatie maken over de geschiedenis van het bedrijf. Beelden blijven beter hangen dan woorden - zeker bij jongere generaties.

Tijdens een eerste werkweek komt er veel informatie op een nieuwe medewerker af. Je wil hem ongetwijfeld meer leren over de bedrijfscultuur en werkwijze binnen je organisatie. Met gamification - het speels maken van leren - maak je een onboarding creatief en zorg je dat informatie beter blijft hangen. Maak bijvoorbeeld een quiz over het bedrijf of een speurtocht langs de verschillende afdelingen.

Tip 7: Leuke extra: geef merchandise weg

Een welkomstpakket met bedrijfsspullen is niet alleen praktisch, maar ook leuk om te krijgen. Geef bijvoorbeeld een mok, notitieblok of zelfs sokken of een regenjas met je logo weg. Het zorgt meteen voor een gevoel van erbij horen. Daarnaast zorgt het vaak voor spontane promotie. Wie trots is op zijn nieuwe baan, deelt zo'n welkomstpakket al snel op social media.