Van Candidate Persona naar Candidate Journey: Stappenplan

Hoe wordt een candidate journey echt effectief?

Als je weet wie je ideale kandidaat is, kun je elke stap van het sollicitatieproces daarop afstemmen. Anders gezegd: door de wensen en behoeften van je candidate persona te gebruiken, maak je de candidate journey duidelijker, persoonlijker en aantrekkelijker. Dit vergroot de kans dat je de juiste kandidaat aanspreekt én kunt overtuigen om voor jouw bedrijf te werken.

Maar hoe verwerk je concreet de wensen en behoeften van je ideale kandidaat in de candidate journey? Met dit stappenplan wordt het je duidelijk.

Stappenplan: de 7 fasen van de customer journey

Laten we eerst even kijken naar je candidate persona. Als voorbeeld nemen we Joyce. Ze is 27 jaar en op zoek naar een baan als marketeer. Ze heeft al een paar jaar ervaring in de branche. Ze hecht veel waarde aan flexibiliteit, persoonlijke ontwikkeling en duurzaamheid.

Fase 1. Oriëntatie

Wat gebeurt er?
Joyce leert je bedrijf voor het eerst kennen, bijvoorbeeld via een oproep of advertentie op social media.

Wat moet je geregeld hebben?
Zorg voor een goede eerste indruk. Joyce klikt namelijk door naar je website. Deze website heeft een snelle laadtijd en is gebruiksvriendelijk. De toon van de teksten spreekt haar bovendien aan: die is vlot, modern en menselijk, zonder jargon.

Uiteraard heb je ook een werken-bij-pagina. Hier kan Joyce meteen de volledige vacature bekijken. In deze vacature staan de zaken vermeld die ze belangrijk vindt en die haar dus kunnen aanspreken.

Denk aan:

• Flexibele werktijden
• Doorgroeimogelijkheden (zoals door je bedrijf betaalde cursussen)
• Duurzame projecten van het bedrijf

Fase 2. Overweging

Wat gebeurt er?
Joyce denkt serieus na of de functie en het bedrijf bij haar passen.

Wat moet je geregeld hebben?
Op je vacaturepagina staat een video over de functie en/of over het bedrijf. Door deze video kan Joyce een nog betere indruk krijgen van wat je aanbiedt. Je laat bijvoorbeeld de huidige medewerker vertellen over de baan in een vacaturevideo.

Je verwerkt ook CTA’s (call-to-actions) op de vacaturepagina. Die moeten Joyce overtuigen om contact op te nemen. Denk bijvoorbeeld aan”: ‘Solliciteer nu!’
De contactgegevens staan ook duidelijk vermeld. Ook geef je aan hoe het sollicitatieproces gaat verlopen. Zo weet Joyce precies waar ze aan toe is en wat ze eventueel moet voorbereiden.

Fase 3. Interesse

Wat gebeurt er?
Joyce is geïnteresseerd in je vacature en bedrijf en ze wil zo snel en gemakkelijk mogelijk het sollicitatieproces doorlopen. Het liefst doet ze dit vanaf haar mobiele telefoon.

Wat moet je geregeld hebben?

• Je zorgt voor een kant-en-klaar aanmeldformulier. Ook op mobiel werkt dit formulier goed.
• Je vraagt alleen het hoognodige, namelijk een up-to-date cv en een motivatiebrief.

Fase 4. Aanmelding

Wat gebeurt er?
Lisa solliciteert op je vacature. Nu ligt de bal weer bij jou.

Wat moet je geregeld hebben?
Als Lisa het formulier invult en verzendt, krijgt ze direct een bericht. Hierin staat wat ze vanaf nu kan verwachten. Bijvoorbeeld: ‘Bedankt voor je sollicitatie! Marieke, onze recruiter, neemt binnen drie dagen telefonisch contact met je op. Heb je nog vragen? Bel ons dan op [telefoonnummer].’

Fase 5. Selectie

Wat gebeurt er?
Je gaat kandidaten selecteren voor sollicitatiegesprekken. Joyce is een van deze kandidaten. Ze wacht vol spanning op jouw reactie.

Wat moet je geregeld hebben?
Je hebt duidelijke criteria opgesteld voor je candidate persona. Hier toets je de gegevens op die je van de kandidaat hebt gekregen. Ook kijk je naar de cultural fit van een kandidaat. Zou die namelijk ook passen in je bedrijfscultuur? Op basis van je beoordelingen kies je een aantal kandidaten uit voor een sollicitatiegesprek. Kandidaten die nu al niet in aanmerking komen, stuur je een korte, beleefde afwijzingsmail.

Fase 6. Inhuren

Wat gebeurt er?
Je hebt kandidaten uitgenodigd en gesproken in een sollicitatiegesprek. Je weet nu wie je gaat kiezen: het wordt Joyce. Tijd dus om haar het goede nieuws te vertellen, maar je moet helaas ook kandidaten afwijzen.

Wat moet je geregeld hebben?
Je belt Joyce met de boodschap dat ze is aangenomen. In het gesprek geef je ook aan wat de vervolgstappen zijn. Wil je liever een bericht hierover sturen? Dat kan. Je schrijft dan een aanbiedingsmail. Toch voelt een telefoongesprek vaak warmer en persoonlijker. Het helpt om Joyce zich snel welkom te laten voelen!

Als Joyce de baan nog steeds graag wil, ga je alle informatie die je met haar hebt besproken nog eens per e-mail bevestigen. Je stuurt ook het contract mee: die is eventueel digitaal te ondertekenen. Ook stuur je uitleg mee over de onboarding.

Je stuurt afgewezen kandidaten wel een bericht. Bijvoorbeeld:
Hi X, bedankt dat je bij ons hebt gesolliciteerd. Na zorgvuldige afweging hebben we gekozen voor een kandidaat met meer ervaring in B2B-campagnes. We wensen je nog veel succes met je zoektocht en we hopen dat je ons in de toekomst blijft volgen.

Hoe schrijf je eigenlijk een goede afwijzingsmail? Check alle details in Afwijzingsmail schrijven richting een Sollicitant.

Fase 7. Onboarding

Wat gebeurt er?
De allereerste werkdag van Joyce gaat van start! Zij wil graag met haar collega’s kennismaken en alvast uitleg krijgen over haar werk. Zo kan ze goed voorbereid beginnen.

Wat moet je geregeld hebben?
Een goed onboardingsproces heeft een eigen ‘draaiboek’. Bekijk hier alvast tips voor een creatieve onboarding. Zorg in elk geval dat je Lisa vooraf deze informatie geeft:

• Dagplanning van de eerste week
• Een overzicht van contactpersonen
• Inloginstructies voor systemen
• Eventuele handleidingen (ook op video, als je die hebt)

Zorg ook voor deze zaken:

• Een werkplek
• Een laptop of pc
• Een mobiele telefoon (eventueel)

Zit Lisa’s eerste werkweek erop? Vraag haar hoe het is gegaan. Vraag haar eventueel ook wat ze van haar sollicitatieproces vond. Eventuele feedback van Lisa neem je mee om het sollicitatieproces en de onboarding te verbeteren.