Het zal je maar gebeuren. Die nieuwe medewerker blijkt al maandenlang te frauderen. Natuurlijk ontsla je hem, maar je wil zo’n risico niet nogmaals lopen. Je kunt er in zo’n geval voor kiezen om sollicitanten te onderwerpen aan een antecedentenonderzoek. Maar mag dat zomaar? En hoe gaat zo’n pre-employment screening in zijn werk?
Betekenis antecedentenonderzoek
De term antecedent is afgeleid uit het Latijn. Het betekent zoiets als voorgeschiedenis. Een antecedentenonderzoek is dus een onderzoek naar incidenten in iemands verleden. Daarbij kun je denken aan frauduleuze activiteiten, online uitlatingen, BKR-registraties en referenties van eerdere werkgevers. Ook de echtheid van diploma’s kan bijvoorbeeld worden gecheckt tijdens een antecedentenonderzoek.
Zo’n screening kan onderdeel zijn van een sollicitatieprocedure, maar je kunt ook reeds aangenomen personeelsleden aan een dergelijk onderzoek onderwerpen.
Waarom een antecedentenonderzoek?
Het doel van een antecedentenonderzoek is de betrouwbaarheid van een (nieuwe) werknemer controleren. Dit is zeker belangrijk in sectoren waar met gevoelige data wordt omgegaan. Denk banken of klantenservices. Daar moet niet iemand werken die misbruikt maakt van de toegang tot financiële- en persoonsgegevens. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is voor zulke functies vrijwel altijd noodzakelijk.
Een antecedentenonderzoek kan ook onderdeel van een sollicitatieprocedure zijn bij (semi-)publieke functies. Als iemand veelvuldig naar buiten moet treden, wil je zeker weten dat diegene geen online uitlatingen heeft gedaan die reputatieschade kunnen opleveren. Als die worden ontdekt, heeft dat een negatieve weerslag op je bedrijf.
Welke gegevens mag je onderzoeken?
Tijdens een antecedentenonderzoek mogen er verschillende gegevens verzameld en onderzocht worden. Je mag als bedrijf zelf weten welke gegevens je verzamelt. Er zijn natuurlijk wel limieten, die vind je verderop in dit stuk. Welke gegevens mag je allemaal
wel onderzoeken?
Natrekken van cv
Heeft de kandidaat wel echt gewerkt op de bedrijven die op zijn cv staan? En wat zeiden zijn vorige werkgevers over hem? Je mag een kandidaat ook vragen om diploma’s en certificaten te overhandigen.
Online activiteiten
Socialemediakanalen uitpluizen kan een onderdeel zijn van het antecedentenonderzoek, evenals het controleren van andere online uitingen.
Identiteit
Hieronder valt het controleren van de NAW-gegevens. Is de kandidaat wel wie hij zegt dat hij is? Volgens de
Wet op de identificatieplicht zijn werkgevers verplicht om het identiteitsbewijs van werknemers te controleren voordat ze aan de slag gaan.
Financiële gegevens
Zeker in functies met financiële verantwoordelijkheden kan de BKR-registratie geraadpleegd worden. Daarin staan betalingsachterstanden en doorlopende kredieten boven een bepaald bedrag.
Medische gegevens
Het opvragen van medische gegevens mag absoluut niet zomaar. Alleen als de functie bijzondere gezondheidseisen kent, kun je een verplichte medische keuring instellen.
Crimineel verleden
Als je wil weten of je (toekomstig) personeelslid een crimineel verleden heeft, kun je om een VOG vragen. De
terugkijktermijn hiervan is in principe vier jaar. Criminele activiteiten die langer geleden hebben plaatsgevonden, worden dus niet meegenomen. Iemand kan dan alsnog een VOG krijgen.
Er zijn wel uitzonderingen op deze termijn. Zware delicten kennen bijvoorbeeld een langere terugkijktermijn.
Regels antecedentenonderzoek
Voordat je een sollicitant of personeelslid aan een antecedentenonderzoek onderwerpt, moet je goed weten wat de regels zijn. De
Autoriteit Persoonsgegevens heeft duidelijke regels voor een screening opgesteld.
Gerechtvaardigd belang
Je moet een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben om de sollicitant aan een screening te onderwerpen. Bijvoorbeeld omdat integriteit en betrouwbaarheid belangrijk zijn voor de functie (denk aan het verwerken van persoonsgegevens).
Noodzakelijk
De backgroundcheck moet noodzakelijk zijn. Met andere woorden: dit is het enige middel waarmee je de benodigde informatie kunt achterhalen.
Informatieplicht
Je bent verplicht de werknemer of sollicitant vooraf te informeren over het onderzoek. Je moet aangeven waarom het achtergrondonderzoek noodzakelijk is, welke gegevens je gaat onderzoeken en waarom die relevant zijn. Na afloop deel je de resultaten.
Gegevensbeveiliging
De wet schrijft voor dat je de gegevens uit het antecedentenonderzoek niet voor andere doeleinden mag gebruiken. Ook ben je verplicht om de gegevens te beveiligen en niet langer dan noodzakelijk te bewaren. Je mag ook nooit meer gegevens dan strikt noodzakelijk verzamelen.
Verschil antecedenten- en veiligheidsonderzoek
Voor vertrouwensfuncties is een antecedentenonderzoek niet afdoende. Mensen in zo’n functie kunnen de nationale veiligheid schaden en zijn daarmee een potentieel risico. Voorbeeldbanen zijn medewerkers van de AIVD, douaniers op Schiphol en diverse politiefuncties. Personen die hierop solliciteren krijgen een veiligheidsonderzoek. Dit is veel breder dan een antecedentenonderzoek en wordt uitgevoerd door de AIVD of MIVD.
Verschil antecedentenonderzoek en pre-employment screening
Er zit geen verschil tussen een antecedentenonderzoek en een pre-employment screening. Het zijn twee woorden hetzelfde begrip.
Inhoud
Meer tonen
