De Candidate Experience verbeteren: een bewezen stappenplan

Dat versterken van het werkgeversmerk en het aantrekken van toptalent zijn twee belangrijke doelstellingen van veel organisaties. Ondertussen draagt een betere Candidate Experience bij aan meer klant- en medewerkerloyaliteit, aan hogere productiviteit en aan meer betrokkenheid. Ook kan het negatieve publiciteit voorkomen, waardoor de investering zich op allerlei manieren terugbetaalt.

Wat is de Candidate Experience?

De Candidate Experience is de ervaring die kandidaten hebben tijdens het sollicitatieproces. Dat begint met het eerste contact, zoals een online sollicitatie. Het werkt door tijdens de reactie, het sollicitatiegesprek, de feedback daarop en de beslissing om iemand aan te nemen (of niet).

De totale Candidate Experience gaat over alle communicatie, het sollicitatieproces in praktische zin, de gesprekken die je voert, de feedback daarop en de uiteindelijke onboarding van kandidaten die je besluit aan te nemen.

Waarom wil je de Candidate Experience verbeteren?

Organisaties ervaren een 'war on talent'. Het valt niet mee om toptalent aan te trekken, vooral niet als er weinig goede kandidaten beschikbaar zijn. Daarnaast is het belangrijk om te bouwen aan een sterk werkgeversmerk. Dat draagt bij aan de doorlopende mogelijkheden om (top)talent aan te blijven trekken, door de jaren heen.

Aan de andere kant draagt de Candidate Experience bij aan een betere ervaring voor individuele kandidaten. Dit heeft invloed op bijvoorbeeld de manier waarop kandidaten kijken naar jouw organisatie. Bij een positieve ervaring zullen kandidaten eerder geneigd zijn om een aanbeveling te doen aan anderen, zelfs als ze zelf niet worden aangenomen.

Puur praktisch kan een betere Candidate Experience bijdragen aan de snellere invulling van vacatures. Een soepel proces voorkomt onnodige vertragingen. Vervolgens zal het verloop waarschijnlijk lager zijn. Positief gestemde kandidaten blijven graag werken, omdat ze loyaler zijn aan de organisatie.

Stappenplan: in 4 stappen de Candidate Experience verbeteren

Je kunt de Candidate Experience verbeteren aan de hand van 4 stappen. Die combineren de best practices en voorbeelden van andere organisaties.

Stap 1: Onderzoek en data

Begin met onderzoek, om relevante data te verzamelen. Krijg inzicht in de behoeften en verwachtingen van kandidaten. Verzamel bijvoorbeeld feedback van kandidaten, met interviews en enquêtes. Door de Candidate Experience te meten verzamel je data die je kunt gebruiken om de ervaring vervolgens te verbeteren.

Stap 2: De beste kandidaatservaring

Om de ervaring en beleving bij kandidaten te verbeteren richt je je op drie fasen:

1. Voorafgaand aan de sollicitatie
   Stel een sterke vacaturetekst op. Beschrijf gedetailleerd en realistisch de vereisten, verantwoordelijkheden en de voordelen van de functie. Bied daarnaast informatie over jouw organisatie, over de bedrijfscultuur en over het verdere wervingsproces. Tip: gebruik hiervoor zowel de vacaturetekst als de carrièrepagina op de eigen website.
2. Tijdens de sollicitatie
   Bevestig de ontvangst van een sollicitatie aan de kandidaat. Geef vervolgens regelmatige updates, om de kandidaat op de hoogte te houden. Dat kan via e-mail, telefonisch of vanuit het ATS-systeem dat je gebruikt. Beantwoord eventuele vragen van kandidaten snel en professioneel.

1. Na de sollicitatie
   Informeer kandidaten tijdig over de beslissing, zowel bij afwijzing als bij aanname of selectie voor een volgende stap. Geef feedback als je een kandidaat niet aanneemt. Deel het aanbod, de startdatum en de verdere stappen voor de onboarding als je een kandidaat wel wilt aannemen.

Stap 3: Employer branding

Als je de Candidate Experience verbetert is dat meteen een kans tot employer branding. Je bouwt (verder) aan het werkgeversmerk van jouw organisatie. Zo positioneer je jezelf als aantrekkelijke werkgever, voor de kandidaten die je wilt aantrekken, betrekken en wilt behouden.

Benieuwd hoe je dat doet? Communiceer in ieder geval de bedrijfswaarden en de bedrijfscultuur die je belangrijk vindt. Doe dat bijvoorbeeld op de eigen website, via social media en tijdens sollicitatiegesprekken. Dat helpt kandidaten om in te schatten of ze bij jouw organisatie passen, dus draagt bij aan hun Candidate Experience.

Investeer bijvoorbeeld in carrièrepagina’s bij jou op de website. Beschrijf de werkcultuur en de manier waarop jullie (samen)werken. Voeg afbeeldingen toe, net als video’s en bijvoorbeeld verhalen van echte medewerkers. Dat geeft een realistisch beeld van wat kandidaten kunnen verwachten.

Stap 4: Vertrouwen opbouwen

Je verbetert de Candidate Experience door vertrouwen op te bouwen bij kandidaten. Dat zit ‘m in een aantal aspecten:

• Duidelijke functieomschrijvingen
  Schrijf volledige en nauwkeurige functieomschrijvingen. Besteed bijvoorbeeld aandacht aan specifieke verantwoordelijkheden, vereiste kwalificaties en aan verwachte prestaties. Vermijd vage of misleidende termen, om zo realistisch mogelijk te zijn.
• Uitleg over het wervingsproces
  Leg alvast uit over elke stap van wervingsproces. Begin bij de eerste sollicitatie en werk dit uit tot en met de laatste gespreksronde(s). Houd kandidaten steeds op de hoogte over de voortgang die ze boeken tijdens de sollicitatieprocedure.
• Eerlijkheid over de bedrijfscultuur
  Deel informatie over de bedrijfscultuur, waarden en de werkomgeving. Maak dat tastbaar, bijvoorbeeld door medewerkers aan het woord te laten of dat in video’s te laten zien.

Wist je dat het Amerikaanse Zappos een ‘Candidate Engagement’-team heeft? Dat richt zich puur op de regelmatige communicatie en updates aan kandidaten. Dat heeft geleid tot een veel positievere ervaring.

Deloitte kreeg de feedback dat kandidaten het proces onpersoonlijk en te stressvol vonden. Daarom ontwikkelde het bedrijf een gamified assessment tool. Die nodigt kandidaten op een leuke manier uit om hun vaardigheden te tonen. Dat heeft geleid tot een hogere tevredenheid bij kandidaten, én bij de uiteindelijke medewerkers.