Een motivatiebrief beoordelen is net zo belangrijk als een cv-check. Je ontdekt namelijk veel over de drijfveren en de geschiktheid van de kandidaat.
Stap 1. Check de lay-out
Voer een snelle scan uit op de lay-out. Staan de contactgegevens van de kandidaat bovenaan? Heeft de brief verder een overzichtelijke indeling? Ordelijke brieven wekken een professionele indruk. Besteed hier dus zeker aandacht aan, zeker als communicatie en presentatie vereisten zijn voor de functie.
Stap 2. Check de aanhef en de openingszin
De aanhef
De aanhef bestaat uit een zin als ‘Geachte heer of mevrouw’ (formeel) of ‘Beste Marieke’ (informeel) Hoe spreekt de kandidaat jou aan in de aanhef? En vind je het gepast? Dit hangt helemaal af van de voorkeur van je bedrijf of organisatie voor formeel of informeel.
Staat er geen aanhef?Dit kan wijzen op desinteresse en/of gebrek aan detailinzicht van de kandidaat. Check wel even of je in jouw vacature een naam hebt genoemd waaraan kandidaten kunnen refereren. Niet dat dit een excuus is voor het ontbreken van een aanhef, maar het is altijd goed om dat even na te gaan.
De openingszin
Kijk of er na de aanhef een sterke openingszin staat. En of de verdere introductie daarop aansluit. Word je nu al gegrepen door wat de kandidaat je vertelt en wil je daarom doorlezen? Dat is een goed teken. Overigens hoeft de hele opening niet langer te zijn dan één alinea.
Stap 3. Check de lengte
Scan de motivatiebrief op lengte en lees wat zinnen. Schrijft de kandidaat kort en bondig of langdradig? Je hebt misschien een voorkeur voor een brief waar je snel informatie uit kunt halen. De algemene richtlijn voor de lengte van een brief is daarom vaak zelfs 400 woorden.
Misschien vind je een langere brief niet erg, bijvoorbeeld als een kandidaat toch wat extra ruimte heeft gepakt om echt sterke voorbeelden uit zijn of haar carrière neer te zetten.
Deze eerste drie stappen gaan vooral om snelle scans. Je mag natuurlijk ook stappen overslaan als dit je beter uitkomt qua tijd. Het gaat er uiteindelijk vooral om dat jij de belangrijkste informatie in de motivatiebrief vindt.
Stap 4. Check taalgebruik en spelling
De ene werkgever hecht meer waarde aan toon, taalgebruik en spelling dan de andere. Hoe zie jij dit in het kader van de functie die je aanbiedt?
Toon
Gebruikt de kandidaat spreektaal (informele toon) of schrijftaal (formeel of formelere toon)? En past deze toon bij jouw bedrijf of organisatie? Het geeft in elk geval aan of de kandidaat een besef heeft van op wat voor soort bedrijf hij of zij reageert.
Taalgebruik
Hetzelfde geldt voor taalgebruik. De kandidaat spreekt je bijvoorbeeld aan met ‘je’ (informeel taalgebruik) of ‘u’ (formeel taalgebruik). Afhankelijk van wat passend is in je bedrijfscultuur spreekt de ene optie je meer aan dan de andere.
Een kandidaat kan ook in beide richtingen doorschieten. Denk aan te populair taalgebruik versus te formeel (en dus ouderwets voelend) taalgebruik.
Spelling en grammatica
Niet elke werkgever let op spelling en grammatica. Maar voor beroepen waarin een kandidaat veel zaken netjes op schrift moet stellen, is het erg belangrijk dat spelling en grammatica in orde zijn.
Stap 5. Beoordeel de inhoud
Beoordeel nu het middengedeelte van de brief. Hier komt het er echt op aan, want de kandidaat vertelt in dit gedeelte over zijn of haar motivatie, opleiding en werkervaring. Deze inhoud beoordeel je dan ook op deze drie hoofdpunten:
- Legt de kandidaat duidelijk uit hoe opleiding en werkervaring aansluiten op de functie?
- Legt de kandidaat uit hoe zijn of haar vaardigheden en competenties aansluiten op de functie?
- Waarom wil de kandidaat de baan hebben? Welke ambities spelen een rol?
De kracht van relevante voorbeelden
Kijk naar de voorbeelden die de kandidaat opgeeft om de drie hoofdpunten hierboven te staven. Zijn deze voorbeelden relevant? Sowieso krijg je door de voorbeelden al een beeld van de persoonlijkheid van de kandidaat. Uit de voorbeelden maak je misschien ook op of de kandidaat vooraf onderzoek heeft gedaan naar je bedrijf of organisatie.
Toets deze voorbeelden ook even aan wat de kandidaat aan opleiding en werkervaring in het cv heeft gezet. Dit moet bijna perfect overeenkomen.
Val niet voor loze kreten of overdreven beschrijvingen
Als een kandidaat schrijft: ‘ik ben de beste voor deze functie’, dan moet je hier concrete voorbeelden van zien. Anders heeft zo’n kreet weinig tot geen betekenis.
Pas daarnaast ook op voor overdreven beschrijvingen (van situaties). Ze kunnen namelijk betekenen dat een kandidaat niet helemaal eerlijk is over zijn of haar capaciteiten.
Ben je na het lezen van de motivatiebrief nog niet helemaal zeker van de geschiktheid van de kandidaat? Bel of mail de kandidaat dan voor wat extra toelichting.
Stap 6. Beoordeel de mate van enthousiasme
Blijkt er enthousiasme voor de functie uit de brief? Ook hier gaat het vooral om toon en taalgebruik (zie stap 2). Sommige sollicitanten gebruiken zinnen als ‘ik kan niet wachten om...’ of ‘ik kijk uit naar...’. Als dit soort zinnen niet te vaak worden gebruikt in de brief mag je wel uitgaan van oprecht enthousiasme.
Stap 7. Beoordeel de afsluiting
Een goede afsluiting bestaat uit maximaal één alinea. Hierin verwacht je een korte samenvatting van de kandidaat over zijn of haar geschiktheid voor de functie. Gevolgd door een zin als ‘Graag kom ik binnenkort op gesprek’ of ‘Graag kom ik binnenkort persoonlijk kennismaken’, want dit soort zinnen wijzen ook op enthousiasme (zie stap 6).
Tot slot sluit een kandidaat af met ‘hoogachtend’ of ‘met vriendelijke groeten’. Daaronder staan zijn of haar naam en eventueel ook een handtekening. Met een nette afsluiting zoals deze laat een kandidaat zien dat die goed aandacht besteedt aan de sollicitatie.
Wat maakt deze kandidaat uniek ten opzichte van andere kandidaten? Als de motivatiebrief je al bevalt, dan hoef je de daarin genoemde vaardigheden en werkervaringen alleen nog maar te vergelijken met die van andere, al goedgekeurde kandidaten. Wie wordt de gelukkige?
Inhoud
Meer tonen
