Sollicitatiegesprek Voorbereiden? Gebruik dit Stappenplan

Stap 1. Verdiep je in de kandidaat

Je hebt al een analyse van het cv en een analyse van de motivatiebrief achter de rug. De kandidaat lijkt tot zover te passen in het functieprofiel, ander zou je hem of haar niet uitnodigen voor een gesprek. Maar je hebt misschien nog vragen. Of je wilt ergens nog duidelijk bewijs van zien. Ook wil je een goede en eerlijke vergelijking met andere kandidaten kunnen maken.

Stap 2. Bepaal wie bij het gesprek aanwezig is

Je voert het sollicitatiegesprek misschien niet alleen. Misschien wil je er wel iemand bij hebben die dagelijks met de kandidaat gaat werken. Denk aan een collega of direct leidinggevende. Deel het cv en de motivatiebrief ook met hen en laat ze ook vragen voorbereiden.

Vraag deze personen ook ruim van tevoren of ze bij het gesprek willen en kunnen aansluiten. Regel dit voordat je een uitnodiging naar de kandidaat stuurt, zodat je hem of haar ook meteen kunt melden wie er tijdens het gesprek aanwezig is.

Stap 3. Verzamel en noteer alle vragen voor de kandidaat

Na beoordeling van het cv en de motivatiebrief, stel je vragen op voor de kandidaat. Kijk ook naar de vragen van de andere interviewers, als die er zijn. Om je alvast te inspireren, hebben we hier wat voorbeeldvragen verzameld.

• Wat zijn je sterke punten?
• Wat zijn jouw valkuilen?
• Wat spreekt jou aan in deze functie?
• Waarom vind je het leuk om in een team te werken?
• Hoe zouden je collega’s je omschrijven?
• Waarom heb je juist bij ons bedrijf of onze organisatie gesolliciteerd?
• Wat zou je graag (in ons bedrijf) willen bereiken?
• Hoe zou jij jezelf nog verder willen ontwikkelen?
• Waarom ben jij geschikt voor deze baan?
• Op welke prestatie ben je het meest trots en waarom?
• Waarom heb je toen gekozen voor een carrièreswitch?

Stap 4. Regel een ruimte

Bedenk alvast waar het sollicitatiegesprek ongestoord kan plaatsvinden. Misschien boek je meteen een ruimte of je wacht even tot je zeker weet wanneer de kandidaat op gesprek kan komen. Wordt het een online sollicitatiegesprek? Stuur de kandidaat en eventueel andere gesprekspartners dan ruim op tijd een uitnodiging met daarin een link naar de videomeeting.

Stap 5. Bepaal de opbouw van het sollicitatiegesprek (het A4-model)

Je wilt de regie houden in het sollicitatiegesprek, maar het gesprek heeft dan wel een duidelijke opbouw nodig. Hier komt het A4-model van pas. Elke A in de vier A’s staat voor in elkaar overlopende fasen in het sollicitatiegesprek, namelijk deze:

Fase 1: Aanvang

• Verwelkom de kandidaat en biedt hem of haar iets te drinken aan.
• Stel de kandidaat voor aan eventuele andere deelnemers in het gesprek.
• Start het gesprek op een luchtige, vriendelijke manier. Zorg voor ‘ijsbrekers’. Vraag de kandidaat hoe de reis was of vertel iets over jezelf of over het bedrijf. Zo creëer je voor iedereen een ontspannen sfeer.
• Laat het luchtige eerste gesprek overlopen in de eerste serieuze vraag voor de kandidaat. Dit kan een vraag zijn zoals: ‘Waarom heb je gesolliciteerd op deze functie?’ Je zorgt zo voor soepele brug naar het ‘echte’ gesprek.

Fase 2: Analyse

In deze fase wil je zo veel mogelijk te weten komen over je kandidaat. Zo krijg je een goed beeld van zijn of haar geschiktheid voor de functie. Wat je dus doet, is de vragen stellen die je al hebt voorbereid. Kijk alvast bij stap 6 naar de interviewtechnieken!

Fase 3: Aanbod of advies

De kandidaat heeft de vragen beantwoord. Je hebt conclusies getrokken uit de antwoorden en je weet nu of de kandidaat geschikt is. Je legt vervolgens je conclusies voor aan de kandidaat. Deze conclusies kunnen per situatie verschillen:

1. De kandidaat wordt aangenomen.
2. De kandidaat mag door naar de volgende gespreksronde.
3. De kandidaat moet eerst nog een toets afnemen of een proefopdracht uitvoeren.
4. De kandidaat wordt afgewezen.

Leg de kandidaat in de eerste drie situaties goed uit wat hij of zij qua vervolgstappen kan verwachten. Maak hier samen concrete afspraken over. In geval van afwijzing leg je de kandidaat duidelijk uit waarom je tot dat besluit bent gekomen.

Fase 4: Afronden

Vat de belangrijkste punten nog even samen. Vertel de kandidaat ook hoe je het gesprek hebt ervaren. Bedank hem of haar ook voor het gesprek!

Stap 6. Pas interviewtechniek(en) toe

Voor een sollicitatiegesprek bestaan verschillende interviewtechnieken. Die helpen je om op de juiste manier de juiste vragen te stellen aan de kandidaat.

De STARR-methode

STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Je stelt een open vraag aan de kandidaat zodat die vertelt over een waargebeurde situatie op de werkvloer of in het privéleven. De bedoeling is om uit deze situatie te achterhalen over welke competenties de kandidaat beschikt.

Lees meer uitleg en bekijk concrete voorbeelden van de STARR-techniek in: Gedragsgericht interviewen.

De LSD-methode

LSD staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Dit werkt zo:

1. Je luistert aandachtig naar de kandidaat. Zo toon je interesse.
2. Je vat samen wat de kandidaat heeft gezegd. Zo blijkt dat je echt hebt geluisterd.
3. Je vraagt door op zaken. Zo laat je zien dat je nieuwsgierig bent naar de informatie van de kandidaat.

Als je goed luistert, samenvat en doorvraagt, is de kandidaat zelfs nog meer bereid om vragen te beantwoorden. De LSD-methode zorgt dus vooral voor een soepel(er) gesprek.