Projectsecretaris

Als Projectsecretaris werk je aan uiteenlopende projecten die bijdragen aan de ontwikkeling van stad en regio. Van woningbouw en bedrijventerreinen tot onderwijshuisvesting en projecten binnen het sociaal domein. Jij zorgt dat projectteams georganiseerd werken, afspraken worden opgevolgd en projectleiders kunnen rekenen op goede ondersteuning.

Je bent daarbij meer dan alleen administratief ondersteuner. Als rechterhand van de projectleider houd je overzicht, signaleer je wat aandacht nodig heeft en denk je actief mee over de voortgang van projecten.

Je ondersteunt projectleiders en projectteams bij projecten en programma’s binnen het fysieke en maatschappelijke domein. Je werkt in een professionele, politiek-bestuurlijke omgeving waarin meerdere belangen, partijen en ontwikkelingen samenkomen.

Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen voor jouw projecten. Daarbij combineer je organiseren en coördineren met inhoudelijke projectondersteuning.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Voorbereiden, organiseren en afhandelen van projectvergaderingen en bijeenkomsten.

• Verzorgen van verslaglegging en bewaken van afspraken en actiepunten.

• Ondersteunen van projectleiders en projectteams bij de dagelijkse projectorganisatie.

• Bewaken van planning, voortgang en deadlines.

• Structuur aanbrengen in projectinformatie, processen en werkzaamheden.

• Organiseren en ondersteunen van overleggen op tactisch niveau, zoals stuurgroepen en externe netwerken.

• Signaleren van kansen, knelpunten en risico’s binnen projecten.

• Meedenken over praktische oplossingen wanneer de voortgang daarom vraagt.

• Doen van verbetervoorstellen aan de projectleider.

• Werken volgens projectmanagementmethodieken zoals PRINCE2, Agile of vergelijkbare werkwijzen.

• Afstemmen met interne en externe stakeholders binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.

Je bent iemand die graag organiseert, vooruitdenkt en verantwoordelijkheid neemt. Ook wanneer verschillende projecten en belangen tegelijkertijd aandacht vragen, weet jij overzicht te houden.

Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking met projectleiders, projectmanagers en andere betrokkenen. Je communiceert helder, komt afspraken na en wacht niet af wanneer je ziet dat iets beter of slimmer kan.

We zoeken iemand met:

• Minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare projectondersteunende functie.

• Bij voorkeur 2 tot 5 jaar relevante werkervaring.

• Ervaring met projectmatig werken.

• Kennis van projectmanagementmethodieken zoals PRINCE2, Agile of vergelijkbaar.

• Bij voorkeur ervaring binnen een overheidsorganisatie of gemeente.

• Ervaring met bestuurlijk complexe projecten is een sterke pré.

• Bereidheid om minimaal 75% van de werkzaamheden op locatie uit te voeren en aanvullend aanwezig te zijn wanneer het project daarom vraagt.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende eigenschappen:

• Zelfstandig en verantwoordelijk.

• Gestructureerd en sterk in plannen en organiseren.

• Proactief en doortastend.

• Flexibel en stressbestendig.

• Communicatief sterk en verbindend.

• Klant- en resultaatgericht.

• Signalerend en oplossingsgericht.

Als Projectsecretaris kom je in dienst bij Essentium en werk je aan uiteenlopende projecten binnen een publieke organisatie in Gelderland.

Bij Essentium kijken we verder dan alleen deze opdracht. We bespreken waar jij naartoe wilt, welke projecten daarbij passen en hoe je jezelf verder kunt ontwikkelen. Je krijgt persoonlijke begeleiding en kunt met ons sparren over zowel de inhoud van je werk als je professionele ontwikkeling.

Je kunt rekenen op:

• Een marktconform salaris passend bij jouw kennis en ervaring.

• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Persoonlijke begeleiding en coaching vanuit Essentium.

• Ruimte voor opleidingen en professionele ontwikkeling.

• Een afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid.

• Een langdurige opdracht binnen een professionele projectomgeving.