Administratief medewerker afsprakenlijn

Referentie: HLS-V19580

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Waar ben jij van?
Inplannen, registeren en informeren, dat is waar jij als allround administratief medewerker op de afsprakenlijn warm van wordt. Dankzij jouw bijdrage en inzet tijdens deze Corona-crisis kan iedereen binnen de organisatie zijn of haar werk optimaal doen. Samen met je collega’s draag je op deze manier bij aan een gezonde stad.
Jouw functie
Wil jij de GGD helpen in deze Corona-crisis?

Mede door te testen en vaccineren krijgen we corona onder controle. Hieraan lever jij door het uitvoeren van onderstaande werkzaamheden een belangrijke bijdrage. De kernactiviteiten van deze functie zijn: telefonisch en/of direct klantcontact, het inplannen van afspraken, doorgeven van testuitslagen, uitvoeren van administratieve werkzaamheden en het informeren van cliënten. Dit doen we vanuit kantoor of op de wijklocaties zelf.

Je hebt de volgende taken en verantwoordelijkheden:

•Aanmaken van digitale cliëntdossiers;
•Inplannen van testafspraken: voor de reguliere teststraten telefonisch, voor een wijklocatie ook op de locatie zelf;
•Inplannen van vaccinatie-afspraken op kantoor;
•Administratief afhandelen/registreren van alle afspraken in CoronIT;
•Aanmaken van labformulieren;
•Cliënten informeren over praktische zaken rond de test- of vaccinatieafspraak.

Een werkweek bij de Afspraken- en informatielijn
*Drukte, werkdagen, werktijden en soort diensten kunnen per week verschillen.

Je begint je werkweek op maandag om 07:45 uur op kantoor (De Rotterdam). Je staat op een reservedienst voor de pop-ups. Je bent hierop voorbereid met je kleding en je hebt korte en schone nagels (geen kunstnagels en nagellak). Je computer is opgestart en je leest alle updates door. Even later kom je met het team bij elkaar voor een korte dagstart. Om 08:00 uur gaan de lijnen open. Je hebt net twee telefonische testafspraken gepland en hoort dat er een collega is uitgevallen op de pop-up in Vlaardingen. Je wordt gevraagd om hiernaartoe te gaan. Bij aankomst staat er een korte wachtrij. Gelukkig zijn het allemaal mensen met een afspraak. Je bent handig met systemen, dus je hebt razendsnel de dossiers opgezocht, het testmateriaal gekoppeld en de mensen met het testmateriaal naar de bemonsteraar gestuurd. Gedurende de dag komen er mensen langs op inloop, waarvan je ter plekke het dossier aanmaakt en de afspraak in het systeem zet. Je gaat om 16:30 uur met een trots gevoel naar huis, omdat je toch met handen en voetenwerk die ene mevrouw met een taalbarrière hebt geholpen.

Op woensdag heb je een avonddienst. Je begint om 11:30 uur. Er is gisteren een persconferentie geweest en het is ineens superdruk in de lijn. Je wordt gevraagd om eerder te beginnen. Natuurlijk wil je jouw collega’s helpen, dus je start om 10:00 uur. Je wordt overspoeld met telefoontjes met vragen waarvan het antwoord nog niet bekend is. Gedurende de middag is hier meer informatie over, je maakt zelf aantekeningen zodat je je deze laatste informatie snel eigen kan maken. Tussendoor zijn er gelukkig een aantal koffiepauzes en een lunchpauze waar je even tot rust kan komen. Bij het keukentje ligt chocola als traktatie voor alle harde werkers. Gedurende de dag plan je telefonisch testafspraken, geef je uitslagen door, plan je vaccinatieafspraken en geef je antwoord op allerhande algemene vragen over testen en vaccinatie. Rond 15:30 uur kom je met het team bij elkaar voor een dagafsluiting. Je draagt hier actief aan bij door te vertellen over een aantal interessante telefoontjes die je hebt gehad. Hierna ga je weer in de lijn voor het laatste stukje werk. Je bent klaar om 20:00 uur, maar blijft nog 5 minuten om de laatste wachtenden te woord te staan.

Op zaterdag heb je een ochtenddienst. Je begint om 07:45 uur. De drukte van de persconferentie is alweer gezakt, dus het is erg rustig in de lijn. Deze welverdiende rust gebruik je om met je collega’s bij te praten en je kennis bij te spijkeren door de handleiding nog eens door te nemen. Je collega’s van de avonddienst sluiten om 13:30 uur aan in de lijn. In het weekend zijn de diensten korter, dus je bent om 14:15 uur klaar.
Jouw profiel
Om succesvol deze functie te kunnen uitoefenen ben je proactief, nauwkeurig en ben je goed in het prioriteren van werkzaamheden. De werkomgeving is dynamisch en kan bij drukte erg hectisch zijn, het is belangrijk dat je hier mee op kan gaan. Ondanks de hectiek lukt het jou om accuraat te blijven. Verder heb je een flexibele instelling, bent je klantgericht en houd je ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Natuurlijk werk je resultaatgericht en zoek je zelf de samenwerking met collega’s. Snel en zelfstandig nieuwe informatie en werkwijzen eigen maken is jou ook niet onbekend en kan je hier proactief mee omgaan.

Je bent minimaal 24 uur per week flexibel inzetbaar van maandag t/m zondag waarvan 2 dagen verplicht doordeweeks zijn, zowel overdag als ’s avonds. De Afsprakenlijn werkt tussen 07:45 uur - 20.00 uur. We werken in shifts van maximaal 8 uur per dag. De werkdagen en werktijden zijn zoveel mogelijk in overleg. Het is verplicht om op locatie een mondkapje te dragen.

Eisen
Een afgeronde MBO-4 opleiding, verkregen door opleiding of opgedane werkervaring;
Goede communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels;
Aantoonbaar digitaal vaardig;
Minimaal 6 maanden werkervaring op het gebied van administratie, klantenservice, callcenter of in de Hospitality branche, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
Minimaal drie dagen per week (maandag t/m zondag) flexibel inzetbaar, zowel overdag als ’s avonds. Waarvan 2 dagen verplicht doordeweeks.

Wensen
Werkervaring in een administratieve rol bij een van de 25 GGD-regio’s;
Ervaring met CoronIT;
Ervaring met het verwerken van gegevens in ICT-systemen.