Projectmanagementondersteuner

Als projectmanagementondersteuner in de regio Den Haag help je het traject voor vervanging van ICT-infrastructuur op 160 buitenlandse posten soepel te laten verlopen. Je ondersteunt teams die daar technische werkzaamheden uitvoeren en zorgt dat de posten goed worden ontzorgd. Met duidelijke, volledige informatie weten betrokkenen wat er gebeurt en wanneer. Zo kunnen werkzaamheden op locatie doorgaan met de juiste voorbereiding en afstemming.

Als projectmanagementondersteuner werk je nauw samen met de planner en de coördinatie rond de posten. Je beweegt tussen logistieke, technische en organisatorische onderwerpen. In technische overleggen volg je de voortgang en stel je vragen om afspraken scherp te krijgen. Je stemt ook af met interne en externe partijen, zodat informatie op het juiste moment bij de juiste mensen komt. De werkzaamheden op locatie vragen om goede afstemming tussen de teams en de posten.

Bij reisplanning kijk je verder dan kosten en reistijd. Combinatiereizen kunnen betekenen dat teamleden op verschillende momenten aankomen. Na een lange reis kan een rustdag nodig zijn. Je kiest waar mogelijk een aankomsttijd waarop de sleuteloverdracht niet laat op de avond of ’s nachts plaatsvindt. Ook stem je reizen af op voorbereiding, migratie en nazorg. Zo sluit de aanwezigheid van de teams aan op wat er op de post moet gebeuren. Je houdt daarbij rekening met de omstandigheden van reizigers en de volgorde van werkzaamheden.

• Je onderhoudt het communicatieplan en de communicatiematrix.
• Je stemt af wat, wanneer en hoe er wordt gecommuniceerd.
• Je verzorgt agenda’s, verslagen en rapportages voor de stuurgroep.
• Je ordent projectdocumentatie voor administratie, verantwoording en audits.
• Je stelt voortgangs- en financiële rapportages op.
• Je beheert projectgegevens in de gebruikte systemen en tools.
• Je boekt reizen en vraagt visa aan.
• Je beoordeelt reisopties op kosten, tijd en omstandigheden.

Gevraagd

• Je hebt ervaring met ICT-projectmanagement en PRINCE2 Foundation en PMP.
• Je hebt ervaring met grote projecten langer dan zes maanden.
• Je hebt ervaring binnen complexe organisaties en/of de Rijksoverheid.