Financieel administratief medewerker Botlek Rotterdam

Korte omschrijving

De financieel administratief medewerker (facturatie en inkoop) werkt op de afdeling Operations en/of Finance en rapporteert aan de Manager financiële administratie. De medewerker draagt zorg voor een juiste uitvoering van administratieve en boekhoudkundige taken.

Werkzaamheden

Administratie en uitvoerende taken

• Het juist en tijdig opmaken van verkoopfacturen;
• Het versturen van verkoopfacturen;
• Het juist en tijdig verwerken van inkoopfacturen;
• Het onderhouden van contacten met crediteuren en debiteuren;
• Het juist en tijdig verwerken van (mutaties op) stamgegevens crediteuren en debiteuren;
• Het doorgeven van door te voeren mutaties op stamgegevens crediteuren en debiteuren;
• Het in voorkomende gevallen assisteren bij boekhoudkundige werkzaamheden op afdeling Finance;
• Signaleren van mogelijke verbeteringen van administratieve processen.

Communicatie en advies

• Het onderhouden van contacten met crediteuren en debiteuren;
• Het onderhouden van interne contact met accountmanagers;
• Het te woord staan van medewerkers, management en directie bij vragen omtrent inkoop- en verkoopfacturen.

Veiligheids-, Arbo- en kwaliteitsgerelateerde werkzaamheden

• Het melden van ongevallen en bijna-ongevallen, incidenten, klantklachten en onregelmatigheden bij de manager financiële administratie of Directie;
• Werken conform de geldende richtlijnen, het VMS, de milieuvergunning en het veiligheidsreglement.

Competenties

Accuratesse
Het leveren van werk waarin, ook als het gedetailleerd werk betreft, geen fouten voorkomen. Het controleren van het geleverde werk op fouten.

Gedragsindicatoren niveau 1:

1. Werkt zaken ook in een hoog tempo af zonder fouten.
2. Gebruikt hulpmiddelen en ontwerpt procedures om het eigen werk te controleren.
3. Controleert het eigen werk ook onder tijdsdruk.

Gedragsindicatoren niveau 2:

1. Verwerkt allerlei stromen van informatie in hoog tempo zonder fouten.
2. Gebruikt hulpmiddelen en ontwerpt procedures om het eigen werk en dat van anderen te controleren.
3. Controleert het eigen werk en dat van anderen ook onder tijdsdruk.

Communicatieve vaardigheden

Het duidelijk, vloeiend, correct en to the point mondeling communiceren op een manier die de aandacht vasthoudt. Spreekt de ander aan op de afspraken die gemaakt zijn over gewenst gedrag in diens taak, rol of functie.

Gedragsindicatoren niveau 1:

1. Past taalgebruik aan de toehoorders aan;
2. Mondelinge en non-verbale boodschap ondersteunen en versterken elkaar;
3. Spreekt een ander aan wanneer die ongewenst gedrag in diens taak, rol of functie laat zien en gaat in gesprek om dit gedrag in het vervolg te voorkomen.

Gedragsindicatoren niveau 2:

1. Legt ingewikkelde zaken mondeling goed uit, desnoods op verschillende manieren;
2. Sluit in de mondelinge communicatie goed aan bij mensen van een uiteenlopende achtergrond;
3. Houdt bij het aanspreken van een ander rekening met de belangen van de ander en speelt hier tijdens het gesprek op in.

Omgaan met piekbelasting

Het vermogen om goed te blijven functioneren bij hoge werkdruk of onverwachte tegenslagen.

Gedragsindicatoren niveau 1:

1. Blijft rustig bij langduriger werkdruk;
2. Reageert kalm en rustig bij lastige vragen, tegenspel of persoonlijke verwijten;
3. Voelt zich prettig tijdens en na druk of spanning, zo lang er enig zicht blijft op het eindigen hiervan.

Gedragsindicatoren niveau 2:

1. Blijft aan probleemanalyse doen onder tijdsdruk, neemt geen overhaaste beslissingen;
2. Blijft in geval van conflicten rustig en krijgt iedereen weer op een lijn;
3. Werkdruk of spanning activeert zijn prestatievermogen.

Pro-activiteit

Weet kritische situaties tijdig te onderkennen en hierop te anticiperen. Voorkomt escalatie door tijdig maatregelen te nemen.

Gedragsindicatoren niveau 1:

1. Herkent kritische situaties en maakt hier melding van;
2. Onderneemt actie om de voortgang van processen te versnellen;
3. Doet uit zichzelf iets waar niet om gevraagd wordt.

Gedragsindicatoren niveau 2:

1. Herkent kritische situaties en onderneemt acties om escalatie te voorkomen;
2. Handelt in het algemeen anticiperend in plaats van afwachtend, komt uit eigen beweging met idee of oplossing;
3. Initieert activiteiten op basis van waarnemingen uit de omgeving.

Rollen

• v.t.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• Mag near-miss situaties melden: ja
• Mag beslissen om de werkzaamheden stil te leggen bij gevaarlijke situaties: alleen in overleg met de Office Supervisor
• Mag de hulpdiensten bellen bij een ongeval: ja
• Mag zelfstandig de media te woord staan: nee
• Mag medewerkers van inspectie-organisatie toegang geven tot het terrein: alleen in overleg met de Office Supervisor
• Mag zelfstandig beslissen personen van het terrein te verwijderen: nee
• Mag sanctie uitdelen bij overtreding van de veiligheidsregels: nee
• Heeft een kritische functie in de organisatie: nee

Opleidingen:

• Interne trainingen en toolboxen conform opleidingsmatrix