Projectmedewerker PMB - cluster SO 40u/w Gemeente Rotterdam Rotterdam

Vacature in het kort

Als spin in het web binnen ons projectteam ben jij de onmisbare schakel voor alle administratieve en facilitaire zaken. Jouw rol als ontzorger van de projectmanager(s) omvat een breed scala aan taken, van agendabeheer tot het coördineren van complexe processen. Je bent flexibel, proactief en stressbestendig, en staat klaar om ad-hoc zaken op te pakken. Jouw bijdrage aan de effectieve communicatie en coördinatie binnen het project wordt enorm gewaardeerd. Klaar voor het volgende hoofdstuk? Lees verder om meer te weten!

Volledige vacaturetekst

Standplaats: ROTTERDAM
Duur: zsm -
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 24-05-2024

Jouw functie

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor alle administratieve en facilitaire zaken. Een zelfstandige rol waarbij je ondersteunende en secretariële werkzaamheden verricht ten behoeve van het project. Voor de projectmanager(s) ben je een echte “ontzorger”. Jij bent een spin in het web en kan verschillende werkzaamheden uitvoeren. Jij bent flexibel ingesteld en kan snel schakelen.

Naast facilitaire (basis)werkzaamheden, zoals het bijhouden van de (complexe) agenda’s en het boeken van vergaderzalen, ondersteun je de projectmanager bij de planning en het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Hoe groter een project, des te complexer de processen zijn. Des te belangrijker dat de communicatie en coördinatie binnen het project goed geregeld is. Je verzorgt o.a. de coördinatie van de agenda, verslaglegging d.m.v. notulen en je bewaakt de voortgang op de acties. Hiernaast ben jij ook bereid om ad-hoc ”spoedzaken” op te pakken of te helpen met de organisatie van bijvoorbeeld participatiebijeenkomsten, teamactiviteiten en borrels.

Jouw profiel

Als resultaatgerichte projectmedewerker weet jij wat nodig is om je team optimaal te ontzorgen en ondersteunen, in zowel een faciliterende als een actieve rol. Je bent initiatiefrijk, komt uit jezelf met voorstellen en ideeën en onderneemt actie waar nodig. Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat. Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten. Je werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van taken. Je levert tijdig het afgesproken resultaat en koppelt op tijd terug als dit niet lukt.

Als projectmedewerker is het belangrijk dat je stressbestendig bent. Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijf rustig, vriendelijk en open. Bij (tijds)druk stel je prioriteiten en blijf je doeltreffend handelen. Verder accepteer je kritiek of tegenwerpingen en kan je dit relativeren. Uiteraard staat integriteit bij jou hoog in het vaandel en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent je bewust van de omgeving en je bent betrokken. Je kunt goed luisteren en komt waar mogelijk tegemoet aan (on-)uitgesproken wensen van de projectmanager, handelt hiernaar en geeft prioriteit aan servicebereidheid en klanttevredenheid. Tot slot ben je communicatief en adviesvaardig en spreek je de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.

Functie-eisen:
Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4 niveau;
Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden of een secretariële achtergrond opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren in een projectteam;
Je hebt ervaring met agendabeheer;
Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s (Excel, Word, Outlook en MS-teams).

Wensen:
Je hebt ervaring met RSPW.
Je hebt ervaring met Prince2.
Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met werken bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 100.000 inwoners.
Je hebt ervaring met Oracle en/of One Drive.