Project Administrateur / Medewerker Bedrijfsvoering en Administratie Utrecht

Vacature in het kort

Wij zoeken een nieuwe collega die ons team komt versterken. Als Projectadministrateur met Marketingtaken heb je een belangrijke rol. Je werkt nauwkeurig en helpt bij verschillende taken zoals het beheren van voorraden, het bestellen van kantoorartikelen en het regelen van relatiegeschenken. Ook werk je aan de marketing van het bedrijf, zoals nieuwsbrieven en de LinkedIn-pagina. Je zorgt dat alles goed loopt en helpt bij het organiseren van evenementen. Interesse in deze functie? Lees het hier!

Volledige vacaturetekst

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega om ons team te versterken en uit te breiden. Als Projectadministrateur met Marketingtaken ben jij accuraat, administratief sterk en heb je een hands-on mentaliteit. Je hebt ervaring met projectadministratie, facturatie en je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's voor kantoorgerelateerde zaken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheren van voorraden, het bestellen van kantoorartikelen en het regelen van relatiegeschenken. Ook speel je een belangrijke rol in de interne en externe marketingcommunicatie via nieuwsbrieven, de LinkedIn-pagina en het bijwerken van documenten en sjablonen.

Verder zullen je taken bestaan uit:

• Aanmaken van projecten: variërend van offertes tot interne communicatie, waarbij je ervoor zorgt dat deze nauwkeurig en tijdig worden geregistreerd in ons systeem.
• Coördineren van inspectieafspraken via telefoon en e-mail, inclusief het plannen van afspraken met opdrachtgevers en communicatie met de planning.
• Genereren van facturen vanuit het Exact-systeem, waarbij je nauwlettend controleert op eventuele afwijkingen en deze signaleert aan je collega's.
• Beheren van kantooractiviteiten, waaronder bestellingen, voorraadbeheer, boodschappen en het organiseren van attenties en relatiegeschenken.
• Verwelkomen van gasten en afhandelen van postverwerking.
• Verantwoordelijk voor SEO om de zichtbaarheid van onze website te vergroten.
• Verzamelen van materiaal van klanten voor referentiecases en deelnemen aan evenementen en beurzen.
• Opzetten en promoten van interne en externe evenementen, en beheren van sociale media kanalen voor optimale klantpresentatie.
• Ondersteunen bij de promotie van bedrijfsartikelen en kleding.

Gevraagd

• Relevante werkervaring in de projectadministratie.
• Ervaring met Exact Online is een pre.
• Je bent nauwkeurig en vermijdt aannames door zaken te controleren.
• Proactief en in staat om snel te anticiperen op veranderende situaties.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Aanbod

Je komt te werken in een gezond en ambitieus bedrijf met een informele en pragmatische werkcultuur. We bieden een competitief salaris dat afhankelijk is van jouw ervaring en kennis. Een laptop en telefoon van de zaak, en regelmatig leuke activiteiten en borrels, inclusief mogelijkheden voor een wintersportreis!

Bedrijfsomschrijving

Je komt te werken in een betrokken organisatie waar passie voor het vak centraal staat, dit in de kaders van duurzaamheid, veiligheid en technisch vlak. Wat in de organisatie is terug te zien zijn de korte lijnen en de persoonlijke aanpak, zowel intern als extern. Het draait uiteindelijk om Human Power en daarin besteden ze veel aandacht aan de ontwikkeling van hun mensen en uiteraard het volledig kunnen ondersteunen, begeleiden en adviseren van hun relaties.