Secretaris bestuursbureau Utrecht

Als secretaris bestuursbureau ben je verantwoordelijk voor het de planning en het tot stand komen van het jaarplanproces en verantwoordingsrapportages, inclusief jaarverslag aan het ministerie van Volksgezondheid.

Regelmatig zit je aan tafel met de verschillende inhoudsdeskundigen binnen het CIZ. Je bespreekt dan de prioriteiten die gegeven worden aan onderwerpen, stappen die genomen moeten worden of resultaten die behaald zijn. Je beoordeelt de inhoud en leert de samenhang te leggen tussen CIZ thema’s en onderwerpen. Je beoordeelt correctheid, volledigheid en logica, en zoekt zo nodig aanvullende informatie op.

Je hebt organisatie- en omgevingssensitiviteit, weegt belangen van verschillende stakeholders af en weet dit zorgvuldig en in begrijpelijke tekst te verwoorden. Je haalt breed feedback op, op je concept document en verwerkt dit gewogen. Hierbij heb je oog voor het proces, bewaak je deadlines. Je werkt nauw samen met de afdeling control en voor het jaarverslag met de afdeling communicatie. Je komt met suggesties om het proces te verbeteren.

Hiernaast fungeer je als spil bij de agendavoorbereiding voor het tweewekelijks managementoverleg. Je plant de overleggen en tweedaagsen. Je beoordeelt de agendapunten en voorleggers inhoudelijk op kwaliteit en effectiviteit, zodat het management zich gericht kan voorbereiden en slagvaardig kan vergaderen. Je stelt de agenda op, verspreidt tijdig de stukken en notuleert roulerend met andere collega’s het overleg.

Ook voer je in afstemming met de bedrijfsjuristen wijzigingen door in het bestuursreglement, mandaatregeling, of regelementen Raad van Advies, en Audit Advies Commissie.

Met wie ga je samenwerken? Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau team. Dit team bestaat uit bedrijfsjuristen, privacy officers, een functionaris gegevensbescherming, een adviseur bestuursondersteuning, en bestuurssecretaresses. Het team valt onder aansturing van de bestuurssecretaris. Door jouw werk onderhoud je eigenlijk door de hele organisatie contacten, op de verschillende afdelingen en teams, op de verschillende locaties. Dit gebeurd tijdens live afspraken of teams-overleggen. Dit zijn zowel de inhoudelijk specialisten voor bepaalde onderwerpen, waarnaast je ook contact hebt met de managers van teams of afdelingen.

Wij zoeken een collega die zich durft te laten zien, in woorden en daden. Je staat open voor vernieuwing en komt zelf ook met suggesties. Je vindt het fijn als je anderen kunt helpen en bent ook niet bang om een afwijkende mening te laten horen.

• Je hebt hbo werk- en denkniveau;
• Je bent digitaal vaardig en hebt een goede kennis van het MS Office365 pakket, Teams en Sharepoint.
• Je hebt een aantal jaren werkervaring, bijvoorbeeld als beleidsmedewerker, secretaris, communicatie medewerker;
• Je hebt ervaring/affiniteit met het opstellen van inhoudelijk brede documenten, waarbij veel mensen betrokken zijn;
• Je bent organisatie- en omgevings-sensitief en zet dit in bij de uitvoering van je werk;
• Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en je werkt gestructureerd;
• Je bent een ster in plannen en organiseren en weet hierbij te prioriteren;
• Je werkt proactief, oplossingsgericht, bent servicegericht en je neemt graag verantwoordelijkheid;
• Je bent toegankelijk en flexibel;
• Je kunt goed samenwerken;
• Je bent in staat om feedback te geven én te ontvangen;
• Je bent integer en werkt secuur;
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk met flair en overtuiging;
• Je houdt van onvoorziene zaken en kunt hier goed op anticiperen;

Nog twijfel? Ja? Wil je misschien eerst wat meer weten over de functie, of bijvoorbeeld de organisatie? Of heb je een andere achtergrond en wil overleggen of dit ook kan passen op het profiel? Neem dan vooral contact op: we geven je graag meer informatie!

Nee? Dan nodigen we je van harte uit om direct te solliciteren. We zien je reactie, voorzien van een motivatie uiterlijk op de uiterste sollicitatiedatum graag tegemoet. Solliciteer kan via de Solliciteren-knop onder ‘acties’. Wij gaan proactief in gesprek met geschikte kandidaten.

Contactpersonen Voor informatie over de functie kan je contact opnemen met Romee Hoogendijk via onderstaand telefoonnummer. Vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dat contact op met Olaf de Weerd.

Contactpersoon: Romee Hoogendijk, bestuurssecretaris - telefoonnummer: 06 33 34 40 70 Contactpersoon: Olaf de Weerd, Corporate Recruiter - telefoonnummer: 06 42 34 77 94

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.