Administratief medewerker/ster Boekhouding Vlaardingen

Vacature in het kort

Duik in de wereld van financiën en administratie met deze uitdagende rol. Van debiteuren- en crediteurenbeheer tot algemene financiële administratie en salarisadministratie, deze functie biedt een breed scala aan verantwoordelijkheden. Naast het beheren van kasstromen en financiële documentatie, omvat de rol ook het beheren van salarisadministratie en HR-taken. Een unieke kans om je vaardigheden te ontwikkelen in een veelzijdige omgeving. Wil je meer weten? Duik nu in de details!

Volledige vacaturetekst

Werkzaamheden Administrateur
Debiteurenbeheer:

1. Verkoopfacturen BT controleren en doorboeken
2. Onderhoudscontracten SS maandelijks factureren
3. Aanmanen via het systeem en vervolg proces. Herinnering en aanmaningen digitaal versturen (indien mogelijk) en Ingebrekestellingen zowel digitaal versturen als per post incl. factuur.
4. Telefonisch nabellen aanmaningen
5. E-mails debiteuren beantwoorden
6. Telefonisch te woord staan debiteuren
7. Verkoopfacturen via klantrekening crediteren indien van toepassing
8. Omzet onderhoudscontracten SS verdelen over de juiste periodes

Crediteurenbeheer:

1. Pakbonnen doorboeken
2. Papieren inkoopfacturen inscannen indien van toepassing en mail verzoek tot mailen facturen
3. Online facturen downloaden
4. Inkoopfacturen boeken
   • interne kosten facturen direct op de kosten en bestellingen via de pakbonregels
   • uitzondering kredietbeperking oa IDIS Nederland
   • Verdelen van periodes
   • Opletten op de BTW
5. Indien er tijdens het boeken van de inkoopfacturen fouten in de bestelling zitten/geen bestelling aanwezig is/geen pakbon aanwezig is, navraag doen bij collega’s
6. Aanmaningen behandelen
7. Emails crediteuren beantwoorden
8. Telefonisch te woord staan crediteuren
9. Betalingsbatches aanmaken en inlezen bank (opletten per bedrijf een aparte batch)

Algemeen financiële administratie:

1. Banken boeken
   - MT940 (meerdere datums mogelijk) en PDF bankafschriften (per mutatie dag) downloaden

- MT940 importen
- Niet gekoppelde regels koppelen. Opletten dat betalingen andere entiteit omgeboekt word
via een bankmemoriaal boeking.
- PDF bankafschrift aan de boeking/afschrift hangen onder de externe documenten
- Bankrekeningnummers toevoegen bij relaties zodat het systeem sneller betalingen
kan koppelen in het bankafschrift

1. Handmatige betalingen uitvoeren.
2. Kas beheren en boeken
3. Wekelijks de urenstaten van de monteurs controleren a.d.h.v. TomTom Webfleet ritrapporten.
4. Aangifte omzetbelasting (hiervoor moeten alle BTW regels juist geboekt zijn, dus bijvoorbeeld bij een inkoop moeten er 2 regels aangemaakt worden als er een deel bijvoorbeeld nul is en de andere hoog)
5. Sporadisch ICP aangiftes doen (Relatie 18042 Barlimo B.V.B.A.) n.a.v. de aangifte omzetbelasting
6. Vaste Activa aanmaken en inregelen
7. Afschrijvingen vaste activa generen en boeken
8. Niet gekoppelde projecten aan hoofdprojecten hangen.
9. Controle van alle grootboekrekeningen
10. Opmaken van maandcijfers en rapporteren

Salarisadministratie/HR:

1. Maandelijks verlonen

- Verlofoverzicht uitdraaien.
- Salaris mutatie formulier invullen met de volgende gegevens:
* Storingsdienst bedragen
* Bijzonderheden verlonen, zoals boetes/verhogingen/loonbeslagen/e.d.
* Overuren opzoeken en noteren
* Berekening overwerk aanpassen indien er een salarisverhoging plaats heeft gevonden.
* Vakantie uren, TVT uren, TVT reisuren en ADV uren invullen na controle verlofoverzicht.
- In de maand februari de ziektebonussen berekenen en uitkeren
- In de maand mei het vakantiegeld verlonen
- Mutaties doorgeven Salutions
- Salarisstroken controleren.
- Betalingsbatch draaien en klaarzetten in de bank.
- Salarisstroken opslaan.
- Salarisstroken en verlofoverzichten versturen naar personeel.

1. Loonheffing betalen.
2. Loonjournaal boeken
3. Voor nieuwe medewerkers de volgende dingen opmaken/vragen:

• Arbeidsovereenkomst
• Bedrijfsauto overeenkomst (indien van toepassing)
• Aanmaken een SMS parking account (indien van toepassing)
• Formulier Verklaring van Betrouwbaarheid (VvB)
• Personeelsformulier
• Ontvangstverklaring (bij uitdienstereding een inlever verklaring)
• Loonheffingsformulier
• Kopie Paspoort/Identiteitsbewijs (voor en achterzijde) met datum en handtekening werknemer maken
• Kopie Bankpas met datum en handtekening werknemer
• Kopieën diploma's en/of certificaten
• Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto invullen bij Belastingdienst en laten tekenen door de medewerker (indien van toepassing) Bij uitdiensttreding deze weer intrekken en laten tekenen.

1. Bij ontvangst van alle getekende documenten alles inscannen, digitaal archiveren en in een nieuwe map stoppen in de afgesloten kast.

1. Verklaringen van Betrouwbaarheid (VvB) aanvragen bij de politie per mail
2. 8 weken voordat een VvB vervalt een nieuwe aanvragen

1. Bij indiensttreding van een nieuwe medewerker bij SS aanmelden en bij uitdiensttreding weer afmelden bij de volgende instanties:

• ASR – Pensioen
• ASR – Verzuimverzekering
• Minerva - arbodienst

1. Ziekmeldingen verwerken
   • Minerva direct of 1a 2 dagen na ziekmelding

1. Indien er een aanmelding bij de ASR is geweest dient de 1e van de opvolgende maand de uitkering goedgekeurd te worden in de online omgeving.

Algemeen:

1. Post behandelen/verdelen, indien van toepassing inscannen en aan debiteur/crediteur hangen in Syntess en wegbrengen van de post.
2. Bestellen kantoorartikelen bij diverse leveranciers . Kijken waar het goedkoopste is.
3. Verzekeringen portefeuille beheren

Gevraagd

MBO niveau 4
HBO