Office Coördinator Waalwijk

Vacatureomschrijving

Taken en verantwoordelijkheden
De office coördinator ondersteunt de medewerkers van het kantoor in Nederland (met name op managementniveau) in hun dagelijkse werkzaamheden. Het gaat om een breed scala aan activiteiten, die onder meer kunnen bestaan uit:

• Facilitair en materieelbeheer (bijvoorbeeld contact met schoonmaakbedrijf, bestellen van kantoorbenodigdheden) • Ondersteuning bij de planning en organisatie van interne vergaderingen (bijvoorbeeld maandelijkse personeelsvergadering, bezoek door global management).
• Ondersteuning bij vergaderingen (bijvoorbeeld notuleren) • Administratieve ondersteuning bieden aan de algemeen manager bij zijn/haar dagelijkse activiteiten.
• Ondersteuning bij het on- en off-boarden van medewerkers (bijv. laptopinstallatie, bijhouden van de lijst met geleverde apparatuur, plannen van onboarding-sessies).
• Organisatie van sociale evenementen (bijv. kerstborrel, teambuildingactiviteit).
• Coördinatie van lokale werving (bijvoorbeeld het plaatsen van vacatures, eerste screening, plannen van sollicitatiegesprekken).
• Assisteren van medewerkers bij congresregistratie, hotelboeking, visumaanvragen, etc.
• Fungeren als tegenhanger voor de in de VS gevestigde administratieve ondersteuning.
• Ondersteunen van afdelingen met (administratieve) werkzaamheden (bijvoorbeeld documentopmaak, gebruikersbeheer van relevante portals). Deze taken kunnen worden uitgebreid afhankelijk van persoonlijke interesse, capaciteiten en bereidheid om zich te ontwikkelen van de kandidaat.

Gevraagd

Minimale kwalificaties en ervaring

• Middelbaar beroepsonderwijs of hoger (bij voorkeur gericht op secretariële/managementondersteuning).
• Ervaring als managementassistent of in een secretariële rol (of vergelijkbaar).
• Uitstekende taalvaardigheden in het Nederlands en Engels (gesproken en geschreven).
• Eerdere ervaring binnen de farmaceutische sector is een pluspunt.

Aanbod

Kerncompetenties en vaardigheden

• Uitstekende mondelinge, schriftelijke en interpersoonlijke communicatieve vaardigheden.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Mogelijkheid om tegelijkertijd aan meerdere projecten te werken
• Flexibiliteit, hoog empathieniveau, oog voor detail, vooruitstrevend en veerkrachtig • Proactief, zelfverzekerd en een zelfstarte