Succesvol Prestatiemanagement: Tips en Voordelen

Wat is prestatiemanagement?

Prestatiemanagement noem je ook wel prestatiebeheer of performance management. Je houdt je dan bezig met het meten en verbeteren van de prestaties van al je werknemers. Je helpt hen zelfs actief om zich (verder) te ontwikkelen, zodat ze hun werk nog beter kunnen doen.

Wat voor gedachtegoed hoort bij prestatiemanagement?

In prestatiemanagement draait het zeker niet alleen om de prestatiecijfertjes. Integendeel, dit zijn je drijfveren:

1. De mens staat centraal.
2. Je streeft naar continue verbetering in alle lagen van de organisatie.
3. Je streeft dus ook naar continue talentontwikkeling in alle lagen van de organisatie.
4. Je streeft daarnaast naar de hoogst mogelijke medewerkersbetrokkenheid. Dit doe je door gemeenschappelijke doelen te stellen en medewerkers in de besluitvorming te betrekken.

De 5 processen in prestatiemanagement

Prestatiemanagement bestaat meestal uit deze 5 processen.

1. Definieer de doelstellingen van je bedrijf

Je bedrijf wil bepaalde doelen behalen. Denk aan doelen op het gebied van omzet, voorraadbeheer of productkwaliteit. Al deze doelen moet je duidelijk beschrijven, bijvoorbeeld met SMART. Hierna vertaal je de doelen naar meetbare prestaties, namelijk de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).

2. Communiceer heldere doelen

Je communiceert de doelen naar al je medewerkers. Heel belangrijk is dat je doelen zo duidelijk zijn beschreven dat iedereen snapt wat de bedoeling is. Je medewerkers moeten uit deze doelen ook concrete acties voor zichzelf kunnen halen.

3. Zorg voor betrouwbare metingen

Om prestaties te toetsen heb je duidelijke criteria en betrouwbare meetinstrumenten nodig. Zorg er wel eerst voor dat je voor alle functies objectieve prestatiecriteria kunt vastleggen. Leg deze criteria vast en baseer je metingen daarop. Voer regelmatig metingen uit, zodat je zaken op tijd kunt bijsturen.

4. Geef je medewerkers feedback over hun prestaties

Blijkt uit je metingen dat bepaalde zaken vatbaar zijn voor verbetering? Bied je medewerkers duidelijke feedback aan: geef aan wat je (nieuwe) verwachtingen zijn en stel oplossingen voor. Laat hen zelf ook meedenken over verbetermogelijkheden. Dit vergroot namelijk hun betrokkenheid bij het proces.

Breng sowieso de vaardigheden en de competenties van je medewerkers in kaart. Vraag hen ook zeker naar hun ambities en ontwikkeldoelen. Liggen de persoonlijke doelen (nog) in lijn met de doelstellingen van de organisatie? Als dit zo is, dan is de kans groter dat je medewerker gemotiveerd blijft om te presteren. Je kunt dan samen ook nadenken over doorgroeimogelijkheden.

Tot slot: het is voor je medewerkers ook heel belangrijk om te zien of en hoe hun bijdrage iets toevoegt aan de doelstelling. Dit vergroot hun betrokkenheid nog meer.

5. Stel een actieplan op voor elke medewerker

Wat kan een medewerker doen om zijn of haar prestaties te verbeteren? Als het goed is, heb je daarover samen gebrainstormd in de vorige stap. De nieuwe acties zet je in een actieplan voor de medewerker. Tegelijkertijd ondersteun je leidinggevenden om hun teamleden te coachen bij deze nieuwe acties.

Meet prestaties doorlopend en rapporteer hierover

Prestaties meet je doorlopend. Zo kun je altijd bijsturen. Maar het betekent ook dat je regelmatig rapportages over de prestaties moet opstellen. Afhankelijk van het soort rapportage deel je het rapport met het hogere bestuur en/of met je medewerkers.

6 tips voor succesvol prestatiemanagement

Je hebt nu een beeld van de processen die bij prestatiemanagement horen. Maar wat kun je nog meer doen om het succes van prestatiemanagement te borgen? Hier zijn zes extra tips.

1. Zorg voor een open cultuur

Succesvol prestatiemanagement draait om vertrouwen en openheid van zaken. Alleen in een open cultuur kunnen deze twee elementen bestaan, en die zijn hard nodig als je organisatie gericht is op het continu delen van feedback.

2. Zet in op coachend leidinggeven

Leidinggevenden hebben net als de teamleden die ze aansturen goede begeleiding nodig. Moedig ze aan om coachend leiding te geven zodat de medewerkers ook echt hun prestatiedoelen kunnen halen. Regel eventueel workshops of trainingen voor de leidinggevenden om coachend leidinggeven te leren.

3. Faciliteer tools en trainingen voor elke medewerker

Een medewerker kan behoefte hebben aan wat extra training, intern of extern. Probeer workshops, cursussen of trainingen daarom altijd te faciliteren. Vraagt een medewerker om een betere tool om het werk te kunnen uitvoeren? Neem een dergelijk verzoek ook serieus en onderzoek de mogelijkheden. Vraag de leidinggevenden ook om hierover mee te denken.

4. Beloon mensen op een eerlijke manier voor prestaties

Het is sowieso een goed idee om medewerkers te belonen voor hun prestaties. Dit motiveert hen extra. Ook is het belangrijk om iedereen op een gelijke manier te belonen voor dezelfde prestaties. De werkomgeving voelt dan eerlijk en rechtvaardig aan en bevordert het vertrouwen tussen de collega’s en het management.

5. Meet de medewerkersbetrokkenheid

Je wilt graag op meerdere vlakken de vinger aan de pols houden. Het meten van prestaties is één, maar je kunt tegelijkertijd ook met regelmaat de medewerkersbetrokkenheid toetsen, bijvoorbeeld om personeelsverloop (verder) te voorkomen. Bekijk de tips hierover in: Medewerkersbetrokkenheid meten: hoe doe je dat?

6. Overweeg software voor prestatiemanagement

Software voor prestatiemanagement kan je helpen om data over prestaties beter te verzamelen en te analyseren. Je houdt zelfs controle over meerdere processen binnen het prestatiebeheer, denk maar aan individueel feedback geven of het tijdig bijsturen in lopende werkprocessen.

Wat zijn de voordelen van succesvol prestatiemanagement?

Prestatiemanagement heeft natuurlijk voordelen, mits je alle processen succesvol uitvoert. Deze voordelen vind je hier terug:

1. Je helpt medewerkers zich verder te ontwikkelen.
2. Veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling trekt nieuw talent aan.
3. Je verhoogt de werknemerstevredenheid als je doorgroeimogelijkheden biedt.
4. Je verbetert de interne doorstroming, juist omdat je doorgroeimogelijkheden biedt.
5. Je verhoogt de werknemersbetrokkenheid. Iedereen heeft een goed besef van zijn of haar bijdrage aan het geheel. Beloon je prestaties, dan stijgt de betrokkenheid nog verder.
6. Je vermindert (op den duur) het personeelsverloop.
7. Prestaties worden beter. Kwalitatieve output is zo beter gegarandeerd en dat zorgt voor een hogere klanttevredenheid en dus voor betere financiële resultaten.