KPI's stellen voor je Team: hoe doe je dat?

Wat zijn KPI’s?

KPI staat voor Key Performance Indicator of Kritische Prestatie Indicator. KPI’s zijn concrete cijfers (data) die laten zien hoe een project presteert. Ze tonen real-time wat er gebeurt.

Waarom zijn KPI’s belangrijk?

Aan de hand van KPI’s weet je steeds of een project (nog) op koers ligt om een bedrijfsdoel te halen. De data gebruik je dan ook om (tijdig) verbeteringen in het project aan te brengen. Ook gebruik je de cijfers om rapportages te maken voor jezelf, voor je team en voor het hoger management.
In de volgende stappen zie je hoe je tot een hoofddoel en tot de bijbehorende KPI’s komt.

Stap 1. Definieer het hoofddoel

KPI’s helpen je de voortgang naar een bedrijfsdoel te meten. Maar je moet dit doel wel eerst specifiek formuleren. Bekijk hiervoor twee voorbeelden.

Voorbeeld 1

• Niet: De omzet moet stijgen.
• Wel: De omzet moet over drie maanden met 5% gestegen zijn.

Voorbeeld 2

• Niet: De klanttevredenheid moet verbeteren.
• Wel: De reactietijd op klantvragen moet in de komende drie maanden met 25% verbeteren.

NB. Een bedrijfsdoelstelling kan ook een termijn van een jaar of zelfs meerdere jaren beslaan. Je bedenkt dan jaar-KPI’s. In deze voorbeelden zijn we uitgegaan van kortere termijnen. Je bedenkt dan driemaandelijkse KPI’s.

Hoe kom je tot een specifiek geformuleerd doel?

Een doel specificeren doe je met de SMART-methode. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar. Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Meer hierover lees je in: SMART (leer)doelen formuleren: Stappenplan

Meer leren over het formuleren van organisatiedoelen? Lees dan ook: Wat zijn OKR’s (Objectives and Key Results)?

Stap 2. Bepaal de KPI’s

Je gaat nu KPI’s vaststellen die bij het bedrijfsdoel horen. Je weet al dat KPI’s uitgedrukt worden in cijfers, dus de kernvraag is: welke bedrijfscijfers moet je meten, evalueren en beïnvloeden om het doel te bereiken? Een voorbeeld:

• Bedrijfsdoelstelling: De omzet moet over drie maanden met 5% gestegen zijn.
• Mogelijke KPI bij deze doelstelling: aantal verkopen per medewerker

Stap 3. Maak de KPI’s SMART

Bekijk de formulering van KPI in stap 2. Merk op dat je ‘aantal’ noemt, dus je wilt een cijfer zien. Cijfers zijn meetbaar en dus SMART. Sterker: je doet er juist goed aan om al je KPI’s - net als je bedrijfsdoelstellingen - SMART te maken!

Waarom heb je SMART-KPI’s nodig?

SMART-KPI’s zijn meetbaar en dus beïnvloedbaar. Je kunt ze actief ‘sturen’ om de doelstelling te behalen. Anders gezegd: je krijgt zo grip op het hele project.

Hoe maak je een KPI SMART?

Niet: aantal verkopen per medewerker
Wel: tegen het einde van [noem een periode] moet een medewerker [noem een aantal] verkopen hebben gerealiseerd.
Deze KPI is nu:

• Specifiek geformuleerd
• Meetbaar (je noemt een aantal)
• Haalbaar en realistisch (als je ook echt een realistische termijn en een realistisch aantal verkopen opgeeft)
• Tijdsgebonden (je noemt een periode)

Hoeveel KPI’s heb je nodig?

Het aantal KPI’s verschilt per doelstelling en per organisatie. Je bedrijf heeft mogelijk wel meerdere doelstellingen waar je KPI’s voor moet bedenken. En die KPI’s kun je zelfs nog splitsen in andere KPI’s! Het beste advies is daarom: bepaal altijd eerst welke KPI’s het belangrijkst zijn en beperk je tot enkel deze KPI’s.

KPI’s bijhouden: hoe doe je dat en wat heb je nodig?

KPI’s bijhouden doe je met goede software om data te registreren en objectief te meten. In het beste geval heb je een dashboard waaruit je data kunt aflezen. Een goed dashboard brengt zelfs deze voordelen met zich mee:

• Je ziet de voortgang real-time.
• Je kunt snel rapportages uitdraaien.
• Je kunt de voortgang real-time delen met je team en met de stakeholders.
• Je teamleden kunnen de data zelf ook volgen en interpreteren.
• Het hele team ziet aan de data of strategische wijzigingen nodig zijn.

KPI’s gebruiken om je team te motiveren

KPI’s zijn concrete gegevens, vertaald in cijfers. Cijfers geven aan of een project, of een onderdeel van een project, slaagt. Is dat het geval? Communiceer dit dan direct aan je team. Successen geven je medewerkers namelijk voldoening. Ze blijven zo ook betrokken en gemotiveerd en dat verhoogt de slagingskans van al je projecten.