Teamconflicten Oplossen: hoe doe je dit?

Teamconflicten oplossen: de 5 stappen

Welke vijf stappen zijn nodig om teamconflicten op te lossen?

Stap 1. Wees onpartijdig

Kies geen partij, want partijdigheid verergert een conflict. Als teamlead of teamcoach heb je de taak om eerst informatie te verzamelen over het conflict. Dit doe je door de medewerkers die betrokken zijn bij het conflict te vragen naar de situatie.

Probeer je eigen emoties zo veel mogelijk onder controle te houden als je gesprekken met mensen aangaat over het conflict. Vooral in verhitte discussies is het zaak om het hoofd scherp te houden. Je wilt immers niet dat een conflict nog verder escaleert.

Stap 2. Maak het conflict bespreekbaar

Door een conflict bespreekbaar te maken, kun je actief aan oplossingen werken. Plan daarom gesprekken met de medewerkers die betrokken zijn bij het conflict. Dit kan op twee manieren:

Je nodigt elke betrokkene apart uit
Bij teamconflicten waarin meerdere mensen betrokken zijn, kan het verstandig zijn om elk teamlid (eerst) apart uit te nodigen voor een gesprek. Luister aandachtig en toon begrip voor elke medewerker. Geef iedereen de kans om zijn of haar frustraties te uiten.

Onthoud: reageer zelf niet emotioneel, maar probeer juist tussen de (emotionele) uitspraken door te ‘lezen’ wat er echt aan de hand is. Focus je op feiten, niet op aannames!

Je nodigt de betrokkenen tegelijk uit
Bij een conflict tussen meerdere personen kun je ervoor kiezen om ze tegelijk uit te nodigen voor een gesprek. Je laat de medewerkers dan om de beurt aan het woord. Ook hier geldt: luister aandachtig en geef elke medewerker de ruimte om hun gedachten en emoties over het conflict te uiten. Kies op geen enkel moment partij, maar stuur mensen aan om elkaars standpunt beter te leren begrijpen.

Stap 3. Laat betrokkenen zelf nadenken over oplossingen

Luister eerst heel goed naar wat een medewerker te zeggen heeft over het conflict (zie stap 2). Volg hierna op met deze vragen:

• Wat zou je willen dat er gebeurt?
• Wat heb je nodig van de ander?
• Wat heb je van mij nodig? Hoe kan ik je helpen?

Je stimuleert de medewerker zo om zelf al na te denken over het eigen gedrag en over mogelijke oplossing(en) voor het conflict. Probeer de medewerkers ook naar een compromis of naar compromissen te bewegen. Kijk voor meer tips hierover in: Motiverende Gespreksvoering (MGV): hoe pas je het toe?

Stap 4. Leg afspraken schriftelijk vast

Maak afspraken met je medewerkers om het conflict op te lossen en om herhaling te voorkomen. Luister naar hun oplossingen, overleg over deze oplossingen en maak elke oplossing SMART. Zet de oplossingen vervolgens op papier en deel dit met de betrokkenen. Afspraken zwart-op-wit zetten geeft mensen een groter gevoel van veiligheid en zekerheid.

Misschien moet je taken, rollen of doelen bijstellen of herformuleren om (meer) helderheid voor iedereen te creëren. Belangrijk is dat de oplossingen zodanig goed zijn dat ze de groepsdynamiek (weer) bevorderen.

Stap 5. Plan een opvolggesprek

Plan meteen een opvolggesprek met de betrokken medewerkers in. Maak hier een gezamenlijk gesprek van. Vraag in dit gesprek aan de betrokken medewerkers hoe het nu met ze gaat. Kijk ook samen naar de effecten van de afgesproken oplossingen voor het conflict. Werken deze oplossingen? Of moeten er zaken worden bijgesteld? Wat je samen ook beslist: werk steeds toe naar een duurzame oplossing.

Hoe ontstaan teamconflicten eigenlijk?

Teamconflicten lijken soms vanuit het niets te ontstaan, maar niets is minder waar. Vaak begint het met een kleine ergernis. Deze ergernis wordt groter en groter, tot er iets in iemand knapt. Maar waardoor kunnen medewerkers geërgerd tot zelfs boos en gefrustreerd raken?

• Pestgedrag
• Hoge werkdruk
• Miscommunicatie
• Meningsverschillen
• Jaloezie en rivaliteit
• Verschillen in waarden en normen
• Verschillen in persoonlijkheden
• Gebrek aan duidelijke verwachtingen
• Gebrek aan duidelijke verantwoordelijkheden

Wat zijn de gevolgen van teamconflicten?

Je moet nooit onderschatten wat teamconflicten teweeg kunnen brengen. Kijk maar naar deze mogelijke gevolgen:

Negatieve sfeer

Als werknemers over elkaar klagen en over elkaar roddelen, dan zetten ze een bepaalde toon voor de sfeer in het bedrijf. Die sfeer is natuurlijk verre van positief, zeker als mensen nog een stap verder gaan en elkaar negeren of elkaar de schuld geven.

Zwak onderling vertrouwen

Wie vertrouwt elkaar nog als de sfeer om te snijden is? Bedenk dat een conflict zich vaak ook niet tot twee teamleden beperkt. Verongelijkte mensen hebben namelijk de neiging om op zoek te gaan naar medestanders. Ze slepen zo anderen mee in het conflict. Hierdoor kunnen weer anderen buitengesloten worden. Het vertrouwen tussen mensen zakt zo nog verder.

Kans op fysieke confrontaties

In het ergste geval komt een conflict zelfs tot een fysieke confrontatie tussen medewerkers. Niemand voelt zich dan meer veilig. Dit gebeurt vooral als medewerkers (zeer) korte lontjes hebben en/of als een conflict al heel lang aanhoudt. Fysieke confrontaties zijn absoluut onacceptabel in je bedrijf. Je kunt ook juridische stappen en reputatieschade verwachten.

Minder productiviteit

Conflicten leiden af van de taken en de doelen die echt belangrijk zijn. Sommige mensen moeten bijvoorbeeld erg op hun tellen passen om niet bekritiseerd, genegeerd of gepest te worden. Hun creativiteit en spontaniteit worden dan onderdrukt. Doelstellingen worden zo niet gehaald. Zonder meer heeft dit gevolgen voor de productiviteit: die keldert naar beneden.

Meer ziekmeldingen en personeelsverloop

Conflicten in een team kunnen veel impact hebben op het welzijn van je medewerkers. Sommigen kunnen daardoor psychische en fysieke klachten ontwikkelen. Gaandeweg melden die zich steeds vaker ziek of zelfs langdurig ziek.

Houdt een conflict te lang aan, zonder dat er iemand actie op onderneemt, dan kiezen mensen vaak ook eieren voor hun geld. Ze zoeken een andere baan en dienen een ontslagbrief in. Je bedrijf loopt op deze manier leeg op kennis, kunde en talent... dat is zonde!

Je laatste redmiddel? Schakel een professionele mediator in

Slaag je er als teamlead of teamcoach niet in om met conflicterende medewerkers tot een oplossing te komen? Overweeg dan om een (externe) mediator in te schakelen. Deze professional bemiddelt op strategische wijze tussen de werknemers om tot oplossingen te komen die voor iedereen acceptabel zijn.

Werkt professionele mediation ook niet?

Je kunt dan van alles verwachten. Medewerkers kunnen zich voor langere tijd ziek melden. Of ze nemen ‘plotseling’ ontslag. Misschien ontstaat er wel een juridisch conflict: dit wil je, voor ieders bestwil, koste wat het kost voorkomen. Des te belangrijker is het dus dat je je richt op constructieve oplossingen. En dat je je medewerkers leert en stimuleert om ook constructief te denken en te handelen.