Hoe voer je een Slechtnieuwsgesprek? 13 Tips

Iedere HR-medewerker of manager krijgt vroeg of laat met een slechtnieuwsgesprek te maken. Dat gaat nooit een leuk klusje worden, maar je kunt een slechtnieuwsgesprek goed of slecht voeren. Met deze 13 tips maak je er een ‘succesvol’ slechtnieuwsgesprek van.

1. Doe het zelf

Stel je voor dat iemand ontslagen moet worden. Het beste is om degene die de beslissing genomen heeft ook het gesprek te laten voeren. Het is voor een medewerker niet leuk om het nieuws uit tweede hand te ontvangen. Het gesprek kan ook eerder ontsporen, zeker als de brenger van het slechte nieuws het niet eens is met de beslissing.

2. Wacht niet te lang

Wachten met slecht nieuws brengen is nooit een goed idee. Stel dat er een reorganisatie gepland staat, dan kun je maar beter zo snel mogelijk de klappen laten vallen. De geruchtenmolen draait in zo’n periode op volle toeren, ga daar maar vanuit. Medewerkers zullen nog maar met weinig anders bezig zijn. Dat geeft stress en prestaties lijden eronder. Kortom: slecht nieuws stel je niet uit, maar breng je zo snel mogelijk.

3. Val met de deur in huis

Ben je het slechtnieuwsgesprek begonnen? Val dan direct met de deur in huis. De medewerker voelt waarschijnlijk al aan dat er slecht nieuws aan zit te komen en heeft geen zin in koetjes en kalfjes.

Had hij geen flauw vermoeden dat hij slecht nieuws kon verwachten? Dan voelt hij zich na afloop van het gesprek waarschijnlijk bekocht. Eerst gezellig kletsen en daarna ontslagen worden, dat is geen fijn gevoel.

4. Laat stiltes vallen

Onderdruk de neiging om direct na de boodschap weer te gaan praten. In een slechtnieuwsgesprek is het erg belangrijk om te luisteren en stiltes te laten vallen. De boodschap valt wellicht rauw op iemands dak. Geef iemand de ruimte het slechte nieuws te laten landen.

5. Verzacht de boodschap niet

In ons artikel over empathie tonen in een gesprek zeiden we het ook al: ga niet op zoek naar het gouden randje. Slecht nieuws kun je niet mooier maken dan het is. Het is gewoon vervelend. Door het nieuws te verzachten, zeg je eigenlijk: kop op, zo erg is het allemaal niet.

6. Heb het niet over jezelf

Realiseer je dat het in een slechtnieuwsgesprek over de ander gaat, niet over jezelf. Leg dus niet de nadruk op hoe vervelend jij het vindt om dit te vertellen of dat jij het graag anders had gezien. Focus je op de emoties van de ander, niet die van jezelf.

7. Heb geen haast

Geef de ander niet het gevoel dat je dit gesprek even snel tussendoor moet voeren. Hoewel de meeste slechtnieuwsgesprekken niet lang hoeven te duren, kun je maar beter genoeg tijd vrijhouden in je agenda. Het voelt niet prettig voor iemand als ze weten dat dit gesprek snel afgehandeld moet worden. Je wilt ook niet iemand huilend je kantoor uit moeten schoppen.

8. Maak het slechtnieuwsgesprek niet onnodig lang

We zeiden het al: een slechtnieuwsgesprek hoeft niet lang te duren. Als de boodschap eenmaal verteld en geland is, kun je aan de afronding beginnen. Geef iemand wel de ruimte om nog een paar vragen te stellen. Als iemand erg geëmotioneerd is, wil hij waarschijnlijk ook niet lang in het hokje blijven zitten.

9. Ga niet in discussie

Hoe langer het gesprek duurt, hoe groter de kans dat je in een discussie belandt. Iemand kan de beslissing in twijfel gaan trekken of tegenargumenten gaan geven. Op zo’n moment is het belangrijk om voet bij stuk te houden. Herhaal de boodschap nogmaals. De beslissing is al gevallen en daar valt niets meer aan te doen.

10. Schrik niet van iemands reactie

Van één ding kun je zeker zijn, een slechtnieuwsgesprek gaat emoties oproepen. Bereid je daar dus op voor, zodat je er op het moment zelf niet van schrikt. Blijf rustig als de ander in de emotie schiet. Probeer het ook niet persoonlijk op te vatten. Zo voorkom je dat je zelf emotioneel op iemand gaat reageren.

11. Reageer empatisch

Een beetje empathie helpt een hoop in een slechtnieuwsgesprek. Gebruik bijvoorbeeld een van deze zinnen of een variatie erop:

12. Plan eventueel een vervolgafspraak in

In het gesprek zelf geef je de medewerker al ruimte om vragen te stellen, maar niet iedereen weet die op het moment zelf te bedenken. Misschien zijn ze overmand door verdriet of boosheid. Neem dus altijd een paar dagen later weer contact op. Je kunt dit telefonisch doen of alvast een nieuwe afspraak op kantoor inplannen. Vraag waar de medewerker behoefte aan heeft en houd je aan die afspraak.

13. Stuur een schriftelijke bevestiging

Is het nodig om dit gesprek nog schriftelijk te bevestigen? Laat dan aan het einde van het gesprek weten dat je dit gaat doen.