Re-integratiedossier maken: wat staat erin?

Wat is een re-integratiedossier?Als je werknemer een re-integratietraject in gaat, dan moet je alle afspraken en ontwikkelingen bijhouden. Die zet je allemaal in het re-integratiedossier.

Wie is verplicht om een re-integratiedossier bij te houden?

Als werkgever ben je verplicht tot een up-to-date en volledig re-integratiedossier. Als ondernemer mag je dit dossier zelf onderhouden, maar je mag het onderhoud ook uitbesteden aan een leidinggevende, HR-medewerker of externe case manager. Je blijft wel zelf verantwoordelijk voor het dossier.

Wet Verbetering Poortwachter

Het opstellen en bijhouden van een re-integratiedossier is eigenlijk onderdeel van de Wet Verbetering Poortwachter. Lees daarom ook: Wet Verbetering Poortwachter: hoe voldoe je hieraan?

Waarom is een re-integratiedossier nodig?

Het UWV is altijd bij re-integratietrajecten betrokken. Deze instantie vraagt dan ook zeker om een up-to-date en volledig re-integratiedossier. Is je dossier niet in orde? Hiervoor kun je een boete krijgen.

Wanneer start je met het re-integratiedossier?

Je mag op twee momenten starten met de opbouw van een papieren of digitaal re-integratiedossier.

1. Direct na de ziekmelding van je werknemer
2. Uiterlijk vanaf de zesde week na de ziekmelding. Voor of vanaf de zesde week komt er normaal gesproken ook een probleemanalyse van de bedrijfsarts. Na deze analyse moet je sowieso een dossier aanleggen.

Welke onderdelen staan standaard in het dossier?

Het re-integratiedossier bestaat uit verschillende formulieren. Die hebben allemaal te maken met de afspraken die je met je werknemer maakt om te re-integreren. De inhoud van een traject kan echter per werknemer verschillen. We noemen hier daarom vooral de meest voorkomende onderdelen van het dossier.

1. Afspraken op schrift tussen jou en je werknemer
2. Gespreksverslagen van overleggen tussen jou en je werknemer
3. E-mails over het re-integratietraject tussen jou, de werknemer en andere betrokken partijen
4. Een uitgebreid plan van aanpak (PvA) en eventuele aanpassingen daarop
5. Probleemanalyse van de bedrijfsarts (na 6 weken) en eventuele aanpassingen daarop
6. Verslagen van een bedrijfsarts en terugkoppeling van de spreekuren met de arts
7. Verslagen van een (UWV-)arbeidsdeskundige of andere relevante deskundigen
8. Na acht weken plaats je de evaluaties. Waaronder een eerstejaarsevaluatie en een eindevaluatie.

Zijn al deze onderdelen verplicht om toe te voegen?

Het is niet altijd nodig om bepaalde onderdelen in te vullen of toe te voegen. Dit hangt namelijk sterk af van hoelang je werknemer afwezig is. Sommige werknemers kunnen namelijk eerder aan de slag dan andere. Misschien is een bedrijfsarts of arbeidsdeskundige dan zelfs niet nodig en hoeft daar dus ook geen documentatie over te komen in het dossier.

Belangrijk! Mogen medische gegevens in het re-integratiedossier staan?

Let hier even goed op. In bovenstaande lijst zie je namelijk dat je verslagen van de bedrijfsarts in het dossier moet zetten. Maar volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je geen medische gegevens van werknemers in bezit hebben.

Concreet komt dit op de volgende zaken neer:

1. De bedrijfsarts stelt medische evaluaties apart op. Dus buiten het (digitale) dossier zelf om.
2. De bedrijfsarts deelt de evaluaties enkel met je werknemer. Die moet ze als onderdeel van het re-integratieverslag naar het UWV sturen.
3. Je mag geen medische gegevens over je werknemer in het dossier zetten. De bedrijfsarts mag wel verwachtingen met je delen rondom het herstel van de werknemer. Bijvoorbeeld op deze manier: ‘Kevin kan over 6 weken weer komen werken.’ Dit soort conclusies mogen dan als ‘evaluaties’ in het dossier komen te staan.

Welke medische gegevens mag je dus niet weten en niet registreren?

1. Welke ziekte of aandoening je werknemer heeft
2. De oorzaak van deze ziekte of aandoening
3. De behandeling voor deze ziekte of aandoening
4. De medicatie voor deze ziekte of aandoening

Hoelang moet je een re-integratiedossier bewaren?

Voor de duur van de bewaring van het re-integratiedossier bestaat geen wettelijke termijn. Toch houden veel werkgevers deze drie regels aan (gebaseerd op adviezen van onder andere het UWV en de Autoriteit Persoonsgegevens).

1. Na een definitieve beslissing van het UWV over een eventuele uitkering voor de werknemer, moet je het re-integratiedossier sowieso nog twee jaar bewaren.
2. Gaat je werknemer uit dienst? Je hoeft het dossier dan nog maar twee jaar te bewaren.
3. Ben je eigenrisicodrager voor de Ziektewet? Bewaar het dossier voor minstens vijf jaar.