Professionele E-mailhandtekening maken? Zo doe je dat

Wat is een e-mailhandtekening?

In een e-mailhandtekening staat jouw contactinformatie. De handtekening staat onder elke e-mail die je verstuurt. Wie jouw mail ontvangt, kan dan eenvoudig contact met je opnemen.

Afhankelijk van wat je verder in de handtekening zet, kan iemand ook meer te weten komen over wie jij bent en wat je doet. Potentiële werkgevers, bijvoorbeeld, kijken ook graag naar je website en je socialmedia-pagina’s.

Waarom wil je een professionele e-mailhandtekening?

Als je mailt met potentiële werkgevers, wil je een professionele indruk achterlaten. Een persoonlijke e-mailhandtekening draagt hier zeker aan bij. Want hoe persoonlijker en origineler de inhoud en de opmaak van je handtekening, hoe beter je jezelf als ‘onderscheidend’ presenteert. Dit heet ook wel personal branding.

Anders gezegd: een professionele e-mailhandtekening maakt dat werkgevers jou sneller herkennen én onthouden en dat kan betekenen dat je voorrang krijgt op anderen!

Hoe maak je een professionele e-mailhandtekening?

Je kunt op drie manieren een professionele e-mailhandtekening maken.

1. Je ontwerpt de handtekening zelf

Ben je vormgever van beroep? Niets houdt je tegen om zelf je e-mailhandtekening te ontwerpen. Die past dan ook helemaal bij je huisstijl (als je die al hebt bedacht).

2. Je gebruikt je eigen maildienst

In de maildienst die je al gebruikt, bijvoorbeeld Gmail of Microsoft Outlook, vind je meestal een aparte sectie om je e-mailhandtekening in aan te maken. Je vult dan zelf een tekst in of je ontwerpt je handtekening met HTML-code (als je hier ervaring mee hebt).

3. Je gebruikt een sjabloon van digitale bedrijven

Online vind je veel aanbieders in gratis en betaalde sjablonen voor digitale handtekeningen. Kijk bijvoorbeeld eens op Wisestamp of Hubspot. Deze websites geven vaak ook uitleg over hoe je een e-mailhandtekening opmaakt en plaatst.

Wat zet je in een e-mailhandtekening?

E-mailhandtekeningen kun je op allerlei manieren vormgeven. Dit doe je naar eigen inzicht of volgens sjablonen met vaste onderdelen. Sowieso zet je in je e-mailhandtekening:

• Een afsluiter, zoals: ‘met vriendelijke groet’
• Je volledige naam
• Je functie
• Je telefoonnummer
• De links naar jouw social media-pagina’s, zoals naar LinkedIn (via iconen of knoppen)

Ben je zzp’er? Vermeld dan ook:

• Je bedrijfsnaam.
• Het e-mailadres van je bedrijf.
• De URL van je website

Plaats eventueel ook:

• Jouw foto
• Jouw logo
• Een link naar jouw portfolio
• Links naar jouw andere websites (als je die hebt)
• Een Google-Maps-link naar jouw adres (als je klanten ontvangt)
• Links naar websites die jouw diensten beoordelen
• Een kleine selectie (hoogstens drie quotes) van klanten die jou beoordeeld hebben
• Een call-to-action om jouw werk onder de aandacht te brengen. Je verwijst dan bijvoorbeeld naar de laatste blog die je geschreven hebt.
• Een disclaimer, afhankelijk van het werk dat je doet. Bijvoorbeeld deze:

“De inhoud van deze e-mail is strikt vertrouwelijk en enkel bedoeld voor de ontvanger die in het bericht wordt vermeld. Het is ten strengste verboden om enig deel van dit bericht met derden te delen zonder schriftelijke toestemming van de afzender. Heeft u dit bericht per ongeluk ontvangen? Beantwoord dit bericht dan en verwijder het.”

Voorbeeld van een professionele e-mailhandtekening

Hoe ziet een professionele e-mailhandtekening eruit?

Twee extra tips voor een goede e-mailhandtekening

Voor een goede e-mailhandtekening moet je de volgende twee zaken altijd even dubbelchecken:

1. Zorg voor een vlot leesbare e-mailhandtekening

Werkgevers hebben vaak weinig tijd en scannen daarom snel door teksten. Vermeld dus alleen de belangrijkste gegevens in je e-mailhandtekening. Houd alle tekst ook kort en bondig.

2. Houd je e-mailhandtekening eenvoudig qua opmaak

Een drukke opmaak (met felle kleuren en overal plaatjes) stoot lezers af. Kies daarom voor een rustige opmaak en dito kleuren. Hoe rustiger je e-mailhandtekening, hoe professioneler die overkomt.

E-mailhandtekening klaar? Voer deze laatste check uit

Als je e-mailhandtekening klaar is, moet je die vooraf even testen voor gebruik. Dit doe je zo:

1. Stel een bericht op. Geef dit bericht de titel: ‘handtekening testen’.
2. Stuur het bericht naar een van je andere mailadressen. Anders naar een collega, vriend of familielid.
3. Open het verstuurde bericht zowel op je mobiel als op je laptop of pc.

1. Is je e-mailhandtekening mobielvriendelijk? De meeste mensen lezen namelijk vanaf hun mobiel.
2. Klopt het lettertype? Gebruik hetzelfde lettertype als die voor je mailberichten.
3. Kloppen de formaten van de afbeeldingen?
4. Oogt de e-mailhandtekening rustig of onrustig? Kijk ook naar de kleuren.
5. Check alle links naar je socialmediapagina’s, je website en/of je portfolio. Zorg ervoor dat ze goed werken!