Maar, hoe gebruik je die matrix in de praktijk? We leggen je uit wat de Impact Urgency Matrix is, hoe je die gebruikt en waar je rekening mee moet houden. Zo bepaal je de urgentie en impact van taken of problemen. Dat helpt je bij het prioriteren van wat er moet gebeuren.
De Impact Urgency Matrix helpt je betere besluiten te nemen, door de prioriteit van taken of problemen te beoordelen op basis van hun urgentie en impact.
De matrix verdeelt taken in twee assen:
Bron: https://www.bmc.com/blogs/impact-urgency-priority/
De Impact Urgency Matrix verdeelt de twee assen in twee of meerdere categorieën. Het bovenstaande voorbeeld gebruikt twee keer drie categorieën, namelijk:
De Impact Urgency Matrix wordt bijvoorbeeld gebruikt door IT-afdelingen. Zij bepalen hiermee welke technische problemen de hoogste prioriteit hebben. Als een server uitvalt (hoog impact, hoog urgent) en er een minder kritische software-update moet worden uitgevoerd (laag urgent, laag impact) helpt dat te beslissen in welke volgorde die taken worden uitgevoerd.
Ook in de gezondheidszorg wordt de Impact Urgency Matrix gebruikt, bijvoorbeeld om te bepalen welke patiënten het eerst behandeld worden. Een levensbedreigende aandoening krijgt voorrang op minder ernstige kwalen.
Daarnaast wordt de matrix bijvoorbeeld gebruikt om marketingcampagnes te plannen en beheren, voor non-profit projecten met beperkte middelen en om voor de klantenservice te bepalen welke klantvragen als eerst beantwoord worden.
De Impact Urgency Matrix gebruik je aan de hand van 5 stappen:
Bepaal voor de begrippen 'impact' en 'urgentie' wat ze in jouw situatie betekenen. Hebben taken bijvoorbeeld impact op de financiële resultaten, klanttevredenheid of op specifieke bedrijfsprocessen?
Stel vervolgens een lijst op met alle taken, projecten of problemen die je wilt classificeren.
Classificeer iedere taak op de lijst. Beoordeel ze op basis van de criteria die je bepaalde voor impact en urgentie.
Teken de matrix en plaats daar de taken in.
Gebruik vier, negen of meer kwadranten, afhankelijk van hoe specifiek je wilt zijn.
| Impact Urgency Matrix | Lage impact | Hoge impact |
| Hoge urgentie | Doe het snel | Doe het nu! |
| Lage urgentie | Doe niet of delegeer | Plan het |
Bepaal voor de taken vervolgens waar je als eerst mee aan de slag gaat. Begin met het kwadrant voor hoge impact en hoge urgentie (Doe het nu!). Ga verder met de taken die laag urgent zijn met hoge impact, daarna hoog urgent en lage impact en uiteindelijk laag urgent en lage impact.
Evalueer het gebruik van de matrix, bijvoorbeeld na een week, na een maand of na een langere periode. Hoe werkt het in de praktijk? Misschien wil je aanpassingen doen, aan de classificaties. Pas de matrix en de methode aan, om er in jouw situatie goed gebruik van te maken.
De Impact Urgency Matrix helpt je de impact en urgentie van taken te bepalen, om de juiste prioriteiten te stellen. Maak je er gebruik van? Houd hier dan rekening mee:
Je wilt aan de slag met de Impact Urgency Matrix: hoe doe je dat?
Een matrix stel je eenvoudig op in bijvoorbeeld Excel, Google Sheets of andere spreadsheetsoftware. Op een spreadsheet kun je taken eenvoudig rangschikken of verplaatsen tussen kwadranten. Bovendien kun je formules gebruiken om automatisch de prioriteit van taken te berekenen.
Zoek je professionele tools of software? Probeer dan Trello, Asana of Monday. Maak borden of projecten aan, met kolommen of secties voor de verschillende kwadranten.
Of werk fysiek op een whiteboard of ander bord. Een groot bord met post-it notes is de traditioneel effectieve manier om met de Impact Urgency Matrix aan de slag te gaan.
Inhoud
