Negatieve Bedrijfscultuur veranderen: hoe doe je dat?

Tekenen van een negatieve bedrijfscultuur

Hoe herken je een negatieve bedrijfscultuur? Dit hangt af van de situatie en van wat op dit moment als acceptabel wordt gezien binnen je bedrijf. Maar misschien herken je de huidige cultuur wel in voorbeelden zoals deze:

• Medewerkers komen standaard te laat op het werk.
• Medewerkers behandelen elkaar niet met gepast respect.
• Medewerkers communiceren niet of nauwelijks over problemen.
• Medewerkers nemen geen verantwoordelijkheid over hun werk.
• Medewerkers presteren niet naar wens. De klanttevredenheid daalt.
• Medewerkers worden niet gewaardeerd voor hun inspanningen.

Je bedrijfscultuur verbeteren: 7 stappen

Je moet als het ware een nieuwe bedrijfscultuur creëren om een negatieve bedrijfscultuur uit te bannen. Dit is niet eenvoudig, zeker als een probleem al heel lang bestaat en daardoor misschien wel ‘genormaliseerd’ is. Het beste wat je dan kunt doen, is een situatie stap voor stap onderzoeken en aanpakken.

Stap 1. Onderzoek de huidige cultuur

Zonder de juiste informatie kun je niets op een gedegen en blijvende manier veranderen. Start daarom met een goed onderzoek. Definieer het probleem en (de relatie van dit probleem tot) de huidige cultuur. Bijvoorbeeld op deze manieren:

• Luister naar je medewerkers - Tegen welke problemen denken je medewerkers aan te lopen? Voer gesprekken en/of deel (anonieme) vragenlijsten uit. Aan de hand van de antwoorden kun je een of meer problemen specifiek definiëren. Zo weet je wat je concreet moet aanpakken.
• Zoek naar verbanden - Wat voor gedrag of welke waarden dragen op dit moment bij aan de negatieve cultuur? Bijvoorbeeld: als een medewerker regelmatig werk afschuift op een ander, dan is deze medewerker niet sterk in het nemen van verantwoordelijkheid. Maar kennelijk wordt dit wel door de leiding getolereerd. Ga na waarom dat zo is.

Lees ook: Hoe ga je om met teamconflicten?

• Kijk naar het leiderschap - Vaak ontstaat er een negatieve cultuur vanwege een gebrek aan (goed) leiderschap. Dit is een kernprobleem, want medewerkers hebben altijd andere medewerkers nodig die in woord en daad het goede voorbeeld geven.
• Kijk naar systemen en processen - Kijk ook kritisch naar de huidige systemen en processen in je bedrijf. Lopen die zoals je medewerkers het verwachten? Zo niet, dan moet je ook op dit vlak verbeteringen aanbrengen. Start hiermee door medewerkers (anoniem) te vragen welke verbeteringen ze zouden willen zien.

Problemen in processen zoeken? Lees dan ook: Root Cause Analysis: waarom en hoe doe je het?

Stap 2. Definieer de nieuwe cultuur

De problemen zijn bekend. De oorzaken ook. Nu is het zaak om de bedrijfscultuur aan te scherpen of helemaal opnieuw te definiëren. Stel hiervoor nieuwe waarden, normen en doelen op. Focus je hierbij op de vraag: wat maakt een gezonde bedrijfscultuur en hoe kan deze cultuur in stand worden gehouden?

Stap 3. Communiceer over de nieuwe cultuur

Zorg er nu voor dat iedereen de nieuwe bedrijfscultuur leert kennen. Dit is misschien een wat meer uitdagende stap, want het gaat hier niet om een actiepuntje, maar om een doorlopend proces. Lees daarom ook: De Bedrijfscultuur communiceren: hoe doe je dit effectief?

Stap 4. Geef het goede voorbeeld

Een bedrijfscultuur veranderen is dus een proces. Maar in dit proces hebben je medewerkers goede voorbeelden nodig, anders kunnen ze zich de bedrijfscultuur nooit goed eigen maken. Wees daarom zelf een leider: beleef de bedrijfscultuur volop en draag die zichtbaar en actief uit. Doe dit consistent en je zult jouw medewerkers effectief informeren en inspireren.

Stap 5. Stimuleer openheid

Als niemand over problemen durft te praten, kun je ook geen problemen ontdekken en verbeteren. Het is daarom heel belangrijk dat je in je (nieuwe) bedrijfscultuur openheid van zaken stimuleert.

• Hoe promoot je openheid van zaken? Ook dit is eigenlijk een proces op zich. Je medewerkers moeten zich namelijk veilig voelen om hun ideeën en gevoelens te uiten. En voor veiligheid is vertrouwen in andere collega’s en leidinggevenden nodig.
• Wat als er (nog) onvoldoende vertrouwen bestaat? Begin dan voorzichtig. Creëer eerst veilige communicatiekanalen, zoals bijvoorbeeld een vragenlijst waarin medewerkers anoniem feedback kunnen geven op de gang van zaken in het bedrijf.

Stap 6. Bied coaching en training aan

Een bedrijfscultuur gevoelsmatig omarmen is al een grote stap. Maar besef ook dat (bepaalde) medewerkers misschien wel specifieke vaardigheden moeten opdoen om mee te kunnen gaan met verbeteringen. Denk dan aan twee mogelijkheden voor hen: coaching en training.

• Coaching - Een leidinggevende of recruiter is effectief bezig als die zijn of haar medewerkers actief motiveert en ondersteunt. De kans dat deze medewerkers verbeteren, wordt zo vele malen groter.

Lees ook: Motiverende Gespreksvoering (MGV): hoe pas je het toe?

• Training - Officiële trainingen of workshops helpen ook. Denk aan workshops of trainingen over samenwerking, communicatie, teamwork, feedback geven, leiderschap of eigenaarschap.

Stap 7. Focus op teambuilding

Teambuilding is cruciaal als je relationele spanningen en wanprestaties op de werkvloer wilt voorkomen. Kijk of er teambuildingactiviteiten zijn die, bijvoorbeeld, de samenwerking en communicatie onderling bevorderen.

Lees ook: 10 Teambuildingstrategieën voor op de Werkvloer

Stap 8. Erken en beloon je medewerkers

Gewenst gedrag of gewenste prestaties van medewerkers moet je zeker erkennen en belonen. Zo motiveer je hen extra om hun best te doen voor zichzelf en voor het bedrijf.

Evaluatie: wat zijn de effecten van de cultuurverandering?

Vanaf dag één dat je veranderingen gang zet, moet je de effecten daarvan meten, bijhouden en bijsturen. Dit doe je onder andere door je medewerkers regelmatig om feedback te vragen, bijvoorbeeld in (evaluatie)gesprekken, in polls of vragenlijsten.

Lees ook: Medewerkersbetrokkenheid meten: hoe doe je dat?

• Blijf sturen op gewenst gedrag - Kom je zaken tegen die nog stroken met de negatieve bedrijfscultuur? Houd je vinger altijd aan de pols en spreek de betreffende medewerker erop aan. Kies hierbij voor een coachende benadering (zie nogmaals stap 5).

Is een medewerker na meerdere gesprekken nog steeds niet bereid om mee te werken aan een positieve cultuur? Dan is het waarschijnlijk beter om afscheid te nemen van deze medewerker.

• Blijf flexibel - Een laatste tip: stel je altijd flexibel op, wat er ook gebeurt. Een cultuurverandering kan namelijk maanden of jaren in beslag nemen. Bovendien kunnen er, zeker in een lange periode, veel zaken veranderen in een bedrijf. Wees daarom altijd bereid om acties en beslissingen bij te stellen als bedrijfscultuur daar om vraagt.