Afwijzingsmail schrijven richting een Sollicitant
Een afwijzingsmail schrijven is misschien niet de prettigste klus, maar het kan wel relatief snel. Bekijk de voorbeelden en duik in de extra tips!
Inhoud
Waarom moet je een afwijzingsmail schrijven?
Je krijgt reacties binnen op een vacature. Sommige kandidaten zijn geschikt voor de functie, maar je moet ook kandidaten afwijzen. Dit pak je aan door een nette en volledige afwijzingsmail te schrijven.Opbouw van een afwijzingsmail
Hier zie je, kort samengevat, hoe je een afwijzingsmail opbouwt.Onderwerpregel
- Vermeld hierin dat het om een reactie op de sollicitatie gaat.
- Vermeld hierin ook de functietitel waar het over gaat.
- Kies voor een formele of informele aanhef (‘Beste’ of ‘Geachte’).
- Formeel? Kies dan voor het juiste geslacht (mevrouw/meneer).
- Bedank de kandidaat voor zijn/haar sollicitatie.
- Leg meteen uit dat het om een afwijzingsmail gaat.
- Geef een duidelijke reden van afwijzing op.
- Houd een uitleg aan van maximaal twee alinea’s.
- Bedank de kandidaat voor zijn of haar inzet om te reageren.
- Wens de kandidaat succes bij de zoektocht naar een nieuwe baan.
- Kies voor een formele of informele groet (‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’).
- Formeel of informeel? Qua stijl moet het eindigen zoals de aanhef begon.
- Plaats je contactgegevens in de e-mailhandtekening.
- Vermeld de naam van het bedrijf waar je voor werkt.
Voorbeeld 1. Afwijzingsmail na sollicitatie op vacature
Voorbeeld
Onderwerpregel: reactie op sollicitatie [functie]
Beste [naam sollicitant],
Bedankt voor je sollicitatie op de vacature van [functietitel]. Helaas hebben we ervoor gekozen om je niet uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek.
De reden van de afwijzing is dat je over onvoldoende ervaring beschikt voor deze functie. We zijn echt op zoek naar een [functietitel] die [noem de werkzaamheden] en minstens [noem aantal jaren] werkervaring heeft.
We zijn ervan overtuigd dat je over de juiste motivatie beschikt, maar we raden je aan om eerst te solliciteren op een juniorfunctie. Op dit moment is een dergelijke functie niet beschikbaar in onze organisatie.
Graag willen we je nog bedanken voor je motivatiebrief en cv. In je brief zagen we een sterke pitch en je cv was mooi vormgegeven.
We wensen je veel succes bij het vinden van een geschikte baan!
Hartelijke groet,
[Naam]
[E-mailadres]
[Telefoonnummer]
[Naam bedrijf + logo]
Voorbeeld 2. Afwijzingsmail na het kennismakingsgesprek
Voorbeeld
Beste [naam sollicitant],
Bedankt voor de leuke kennismaking afgelopen [noem de dag] bij ons op kantoor. We vonden het een aangenaam gesprek, maar we hebben helaas besloten je niet uit te nodigen voor een vervolggesprek.
De reden voor de afwijzing is dat je sterk gericht bent op de uitvoer van administratieve taken. Wij bieden echter een veel bredere rol aan. Wij zijn namelijk op zoek naar iemand die ook gasten wil ontvangen en begeleiden. Ondanks je brede werkervaring zien wij niet de servicegerichtheid die daarvoor nodig is.
Desalniettemin willen we je hartelijk bedanken voor je bezoek en het prettige gesprek. Wij wensen je veel succes met het vinden van een rol die je op het lijf geschreven is.
Hartelijke groet,
[Naam]
[E-mailadres]
[Telefoonnummer]
[Naam bedrijf + logo]
Afwijzingsmail schrijven: 5 extra tips
Je weet nu hoe je een afwijzingsmail kunt opstellen. Maar met deze vijf extra tips kun je ook (verder) werken aan toon, stijl en inhoud.1. Gebruik de toon die past bij je bedrijf
Of je nu een formele of informele toon hanteert in een afwijzingsmail of -brief: het moet passen bij je bedrijfscultuur. Dit heeft te maken met je employer branding. Consistentie in al je online en offline uitingen maakt dat je je merk sterk neerzet voor de buitenwereld.2. Zorg voor een positieve toon
Had je geen beste indruk van een kandidaat? Gebruik toch een positieve toon in je afwijzingsmail. Verwerk eventueel ook een compliment in het bericht. Bedenk namelijk dat afgewezen kandidaten in de toekomst misschien nog wel voor je gaan werken. Bovendien kunnen afgewezen kandidaten jouw bedrijf afraden bij anderen.3. Zorg voor een duidelijke reden tot afwijzing
Veel kandidaten krijgen een standaard-afwijzingsbericht. Ze lezen dan alleen: ‘Helaas hebben we besloten om niet met je verder te gaan. We wensen je veel succes met het zoeken naar een nieuwe baan’.Zo’n bericht laat een kandidaat volledig in het duister over de reden van de afwijzing. En omdat het ook kortaf is, wekt het ook geen goede indruk van je organisatie. De kandidaat heeft immers (veel) moeite gedaan om te solliciteren. Wees daarom altijd duidelijk over de reden van de afwijzing.
4. Verwerk constructieve feedback in je bericht
Als bedrijf wil je laten zien dat je het beste met iedereen voor hebt. Het moet daarbij niet uitmaken of het om een aangenomen of afgewezen kandidaat gaat. Verwerk daarom altijd een bruikbare tip in je afwijzingsmail: waar zou de kandidaat zich op kunnen richten om ergens anders aangenomen te kunnen worden?5. Let goed op de reden van afwijzing!
Een afwijzing op basis van bepaalde kenmerken kan discriminerend zijn of het is zelfs wettelijk verboden. Wijs daarom nooit kandidaten af op: leeftijd, zwangerschap, gezondheidsstatus, geslacht of genderidentiteit, seksuele geaardheid, religie of geloofsovertuiging of etniciteit of afkomst.Meer leren?
Ga door met lezen
Ga door met lezen
Sollicitatiegesprek Voorbereiden? Gebruik dit Stappenplan
Hoe bereid je als werkgever een sollicitatiegesprek voor? Volg dit stappenplan voor een zeer informatief en soepel lopend gesprek met je kandidaat.
Sollicitanten beoordelen na een Sollicitatiegesprek
Het sollicitatiegesprek zit erop en je gaat de sollicitant beoordelen op geschiktheid. Hoe je dit doet? Ontdek verschillende middelen en methoden.
Motivatiebrief beoordelen: hoe doe je dat?
Een motivatiebrief beoordelen is net zo belangrijk als een cv-check. Je ontdekt namelijk veel over de drijfveren en de geschiktheid van de kandidaat.
NVP Sollicitatiecode: wat is het en wat houdt het in?
De NVP Sollicitatiecode geeft richtlijnen voor eerlijke sollicitatietrajecten. Als werkgever doe je er altijd goed aan om in deze regels te duiken.
Gedragsgericht Interviewen: hoe doe je dat?
Gedragsgericht interviewen doe je als je een sollicitatiegesprek voert met een kandidaat. Met de juiste vragen en de STARR-techniek kom je een eind.
Hoe analyseer en evalueer je een CV van een Kandidaat?
Een kandidaat solliciteert op een functie bij jouw bedrijf. Hoe weet je of deze kandidaat geschikt is? Analyseer en evalueer een cv in 10 stappen.
Inhoud
